Universal Updater vous permet de mettre à jour en masse les enregistrements d'employé et de contrat existants à l'aide d'un fichier CSV ou Excel. Au lieu de modifier les enregistrements un par un, vous pouvez télécharger un fichier, examiner les modifications proposées et appliquer les mises à jour de manière efficace tout en maintenant la visibilité et le contrôle sur le processus.
Aperçu
Universal Updater est conçu pour les situations où vous devez mettre à jour de grands volumes de données existantes en une seule fois. Cela est particulièrement utile lorsque les informations proviennent de systèmes externes, tels que des outils de paie ou de gestion des ressources humaines, ou lorsque plusieurs employés ou contrats nécessitent des mises à jour différentes.
Avant d'appliquer des modifications, le système affiche un aperçu des mises à jour et met en évidence les différences entre le fichier importé et les données actuelles. Cela vous aide à examiner les changements et à éviter des mises à jour non intentionnelles.
Quand et pourquoi cela devrait être utilisé
Utilisez Universal Updater lorsque vous devez :
- Mettre à jour plusieurs enregistrements d'employés en une seule action
- Mettre à jour plusieurs enregistrements de contrats à partir d'une feuille de calcul
- Synchroniser des informations provenant de systèmes externes
- Appliquer différentes valeurs à un grand nombre d'enregistrements
- Réduire le travail manuel et le risque d'erreur humaine
Comment utiliser
- Préparez un fichier CSV ou Excel contenant les enregistrements que vous souhaitez mettre à jour
- Dans votre barre latérale, allez à Organisation
- Accédez à l'onglet Personnes
- Cliquez sur l'icône à trois points en haut de la liste
- Sélectionnez Modifier les employés à partir de votre fichier
- Choisissez une entité légale
- Téléchargez votre fichier
- Mappez les colonnes de votre fichier aux champs correspondants dans Factorial
- Examinez l'aperçu des changements :
- Les cellules surlignées en bleu indiquent un changement par rapport à la valeur actuelle
- Les cellules surlignées en jaune indiquent qu'une valeur existante sera supprimée
- Survolez une cellule surlignée pour voir la valeur actuelle stockée dans le système
- Examinez les enregistrements non appariés
- Les lignes qui ne peuvent pas être associées à un enregistrement existant seront ignorées
- Confirmez la mise à jour
- La mise à jour sera traitée en arrière-plan
- Vous recevrez une notification une fois le processus terminé
Si certaines lignes ont été ignorées lors de la mise à jour, les lignes sont ignorées lorsque le système ne peut pas trouver un enregistrement correspondant basé sur les identifiants sélectionnés. Pour éviter cela :
- Vérifiez que les adresses e-mail des employés sont correctes
- Assurez-vous que les dates d'effet des contrats correspondent aux enregistrements existants
- Vérifiez les problèmes de formatage dans votre fichier
Si vous ne voyez aucun changement dans l'aperçu, cela peut se produire lorsque les valeurs importées sont identiques aux valeurs existantes stockées dans Factorial. Examinez votre fichier et confirmez que les données diffèrent des enregistrements actuels.
Si la mise à jour prend plus de temps que prévu, c'est parce que les fichiers volumineux peuvent nécessiter un temps de traitement supplémentaire. La mise à jour s'exécute de manière asynchrone, et vous recevrez une notification une fois qu'elle est terminée.
Conseils et meilleures pratiques
- Examinez soigneusement votre fichier avant de le télécharger pour vous assurer que les identifiants sont corrects
- Utilisez les adresses e-mail des employés exactement comme elles apparaissent dans Factorial
- Faites particulièrement attention aux champs surlignés en jaune, car ils indiquent que des informations seront supprimées
- Vérifiez l'écran d'aperçu avant de confirmer les mises à jour
- Si vous mettez à jour des contrats, vérifiez à la fois l'adresse e-mail de l'employé et la date d'effet du contrat pour assurer un appariement précis
- Conservez une copie de votre fichier original à des fins d'audit
FAQ
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Puis-je créer de nouveaux employés ou contrats en utilisant Universal Updater ?
Non. Universal Updater ne met à jour que les enregistrements existants. Les enregistrements qui ne peuvent pas être associés à des données existantes sont ignorés.
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Comment le système identifie-t-il les enregistrements à mettre à jour ?
Les enregistrements des employés sont associés à l'aide de l'adresse e-mail de l'employé. Les enregistrements de contrat sont associés à l'aide de la combinaison de l'adresse e-mail de l'employé et de la date d'effet du contrat.
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Que signifient les différentes couleurs de surlignage ?
Les surlignages bleus indiquent un changement par rapport à une valeur existante. Les surlignages jaunes indiquent qu'une valeur existante sera supprimée.
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Puis-je examiner les changements avant de les appliquer ?
Oui. L'écran d'aperçu affiche tous les changements détectés avant que vous confirmiez la mise à jour.
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Que se passe-t-il avec les lignes non appariées ?
Les lignes non appariées sont ignorées et ne sont pas mises à jour. Le système fournit des retours montrant combien de lignes ont été appariées et combien ont été ignorées.
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Les mises à jour seront-elles appliquées immédiatement ?
Les mises à jour sont traitées en arrière-plan après confirmation. Vous recevrez une notification lorsque le processus sera terminé.