Panoramica
I centri di costo personalizzati offrono ai team la massima flessibilità nell'allocazione delle spese. Invece di affidarsi esclusivamente al centro di costo predefinito del dipendente, ora è possibile assegnare una spesa a uno o più centri di costo e definire una ripartizione percentuale precisa per ciascuno. Questo garantisce che il reparto Finance riceva dati accurati e convalidati fin dall'inizio.
Quando e perché dovrebbe essere utilizzato
Utilizza i centri di costo personalizzati ogni volta che una spesa non appartiene interamente al reparto o al progetto predefinito del dipendente. Questo è particolarmente utile per:
- Iniziative interdipartimentali
- Lavoro basato su progetti
- Spese relative al cliente o all'evento
- Allocazioni che devono essere suddivise tra più centri di costo
Questa funzionalità garantisce che i dati sulle spese siano in linea con l'attività finanziaria reale, riducendo le correzioni manuali e aumentando la fiducia nella rendicontazione.
Come usare
- Nella barra laterale, apri Le mie spese → Spese
- Crea una nuova spesa o aprine una esistente
- Apri i dettagli della spesa e scorri verso il basso fino al campo Centro di costo .
- Per impostazione predefinita, verrà visualizzato il centro di costo assegnato al dipendente
- Se necessario, aprire il menu a discesa per selezionare un centro di costo diverso
- Per aggiungere più di un centro di costo, fare clic su Aggiungi centro di costo
- Inserire la percentuale di allocazione per ciascun centro di costo. Il totale deve essere pari al 100%.
- I mittenti e gli approvatori possono rivedere e modificare queste allocazioni prima di approvare la spesa
- Una volta approvata, la spesa viene registrata con la distribuzione finale dei centri di costo, garantendo che la Finanza riceva dati puliti e accurati
Se la somma delle percentuali non è pari al 100% , modificare la distribuzione fino a quando il totale non è pari al 100%. In caso contrario, il modulo non consentirà l'invio.
Se non riesci a modificare il centro di costo, controlla se la spesa è già passata a uno stato non modificabile (ad esempio, dopo l'approvazione finale). In caso contrario, assicurati di disporre delle autorizzazioni necessarie. Se il problema persiste, contatta l'assistenza.
Suggerimenti e buone pratiche
- Utilizzare nomi descrittivi dei centri di costo per aiutare chi invia a scegliere rapidamente l'opzione corretta.
- Se i vostri team lavorano su progetti a rotazione, condividete linee guida interne su quali centri di costo utilizzare per ogni scenario.
- Prima di inviare o approvare, ricontrolla sempre le percentuali: la somma delle voci deve essere pari al 100%.
- Incoraggiare i manager a rivedere i centri di costo durante le approvazioni per individuare tempestivamente eventuali disallineamenti.
Domande frequenti
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Gli approvatori possono modificare l'allocazione del centro di costo?
Sì. Gli approvatori possono modificare i centri di costo e le percentuali prima dell'approvazione finale.
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Il centro di costo predefinito del dipendente è ancora valido?
Sì, è precompilato automaticamente, ma può essere modificato o ampliato con più centri di costo
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Le suddivisioni multi-centro di costo sono obbligatorie?
No. È possibile utilizzare un singolo centro di costo, ma sono disponibili anche delle suddivisioni quando necessario.
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