Visió general
Els centres de costos personalitzats ofereixen als equips total flexibilitat a l'hora d'assignar despeses. En lloc de confiar només en el centre de costos per defecte de l'empleat, ara podeu assignar una despesa a un o diversos centres de costos i definir un percentatge precís per a cadascun. Això garanteix que Finances rebi dades precises i validades des del principi.
Quan i per què s'ha d'utilitzar
Feu servir centres de costos personalitzats sempre que una despesa no pertanyi completament al departament o projecte per defecte de l'empleat. Això és especialment útil per a:
- Iniciatives interdepartamentals
- Treball basat en projectes
- Despeses relacionades amb clients o esdeveniments
- Assignacions que s'han de dividir entre diversos centres de cost
Aquesta funció garanteix que les dades de despeses s'alineïn amb l'activitat financera real, reduint les correccions manuals i augmentant la confiança en els informes.
Com s'utilitza
- A la barra lateral, obriu Les meves despeses → Despeses
- Crea una despesa nova o obre'n una d'existent
- Obriu Detalls de despeses i desplaceu-vos cap avall fins al camp Centre de cost .
- Per defecte, apareixerà el centre de cost assignat a l'empleat
- Obriu el menú desplegable per seleccionar un centre de cost diferent si cal.
- Per afegir més d'un centre de cost, feu clic a Afegeix un centre de cost
- Introduïu el percentatge d'assignació per a cada centre de cost. El total ha de ser igual al 100%.
- Els remitents i els aprovadors poden revisar i ajustar aquestes assignacions abans d'aprovar la despesa.
- Un cop aprovada, la despesa es registra amb la distribució final del centre de costos, garantint que Finances rebi dades netes i precises.
Si els percentatges no sumen el 100% , ajusteu la distribució fins que el total sigui igual al 100%. El formulari no permetrà l'enviament en cas contrari.
Si no podeu editar el centre de costos, comproveu si la despesa ja ha passat a un estat no editable (per exemple, després de l'aprovació final). Si no, assegureu-vos que teniu els permisos necessaris. Si el problema persisteix, poseu-vos en contacte amb el servei d'assistència.
Consells i bones pràctiques
- Feu servir noms de centres de cost descriptius per ajudar els remitents a triar l'opció correcta ràpidament.
- Si els vostres equips treballen en projectes rotatius, compartiu directrius internes sobre quins centres de cost s'han d'utilitzar per a cada escenari.
- Sempre comproveu els percentatges abans d'enviar o aprovar: les entrades han de sumar el 100%.
- Animar els directius a revisar els centres de costos durant les aprovacions per detectar desajustos aviat.
Preguntes freqüents
-
Els aprovadors poden modificar l'assignació de centres de cost?
Sí. Els aprovadors poden ajustar els centres de cost i els percentatges abans de l'aprovació final.
-
El centre de costos per defecte de l'empleat encara s'aplica?
Sí, s'omple prèviament automàticament, però es pot canviar o ampliar amb diversos centres de cost.
-
Són obligatòries les divisions de diversos centres de costos?
No. Podeu utilitzar un únic centre de cost, però hi ha divisions disponibles quan calgui.
Articles relacionats