Descripción general
Los centros de costos personalizados ofrecen a los equipos total flexibilidad para asignar gastos. En lugar de depender únicamente del centro de costos predeterminado del empleado, ahora puedes asignar un gasto a uno o varios centros de costos y definir un porcentaje preciso para cada uno. Esto garantiza que Finanzas reciba datos precisos y validados desde el principio.
Cuándo y por qué se debe utilizar
Utiliza los centros de costos personalizados siempre que un gasto no pertenezca completamente al departamento o proyecto predeterminado del empleado. Esto es especialmente útil para:
- Iniciativas interdepartamentales
- Trabajo basado en proyectos
- Gastos relacionados con el cliente o el evento
- Asignaciones que deben dividirse entre varios centros de costos
Esta función garantiza que los datos de gastos se alineen con la actividad financiera real, reduciendo las correcciones manuales y aumentando la confianza en los informes.
Cómo utilizar
- En tu barra lateral, abre Mis gastos → Gastos
- Crea un nuevo gasto o abrir uno existente
- Abre Detalles de gastos y desplázate hacia abajo hasta el campo Centro de costos
- De forma predeterminada, aparecerá el centro de costo asignado al empleado
- Abre el menú desplegable para seleccionar un centro de costos diferente si es necesario
- Para agregar más de un centro de costos, haz clic en Agregar centro de costos
- Introduce el porcentaje de asignación para cada centro de coste. El total debe ser igual al 100 %
- Los remitentes y aprobadores pueden revisar y ajustar estas asignaciones antes de aprobar el gasto.
- Una vez aprobado, el gasto se registra con la distribución final del centro de costos, lo que garantiza que Finanzas reciba datos limpios y precisos.
Si los porcentajes no suman 100%, ajusta la distribución hasta que el total sea igual a 100%. De lo contrario, no se permitirá el envío del formulario.
Si no puedes editar el centro de costos, verifica si el gasto ya se ha movido a un estado no editable (por ejemplo, después de la aprobación final). De lo contrario, asegúrate de tener los permisos necesarios. Si el problema persiste, contacta con el equipo de soporte.
Consejos y mejores prácticas
- Utiliza nombres descriptivos de centros de costos para ayudar a los remitentes a elegir rápidamente la opción correcta.
- Si tus equipos trabajan en proyectos rotativos, comparte pautas internas sobre qué centros de costos deben usarse para cada escenario.
- Siempre verifica dos veces los porcentajes antes de enviar o aprobar: las entradas deben sumar el 100%.
- Incentiva a los gerentes a revisar los centros de costos durante las aprobaciones para detectar desajustes de manera temprana.
Preguntas frecuentes
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¿Pueden los aprobadores modificar la asignación del centro de costos?
Sí. Los aprobadores pueden ajustar los centros de costos y los porcentajes antes de la aprobación final.
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¿Aún se aplica el centro de costos predeterminado del empleado?
Sí, se completa automáticamente, pero se puede cambiar o ampliar con múltiples centros de costos.
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¿Son obligatorias las divisiones entre centros de costos múltiples?
No. Puedes utilizar un único centro de costes, pero hay divisiones disponibles cuando sea necesario.
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