Il tuo flusso di approvazione decide chi rivede una spesa e quando. In Factorial lo costruisci con One, il nostro assistente AI: descrivi la tua politica di approvazione con parole tue, One redige il flusso, e tu lo rivedi e lo salvi.

Perché impostare il tuo flusso di approvazione con One

• Qualsiasi regola di cui ha bisogno la tua politica. Non sei limitato a opzioni preimpostate. Approva per importo, categoria, team, progetto, entità legale, commerciante, centro di costo, o qualsiasi combinazione di essi, con quanti più passaggi il tuo processo richiede.
• Approva automaticamente ciò che è già in politica. Se utilizzi i controlli delle spese, One controlla ogni spesa rispetto alla tua politica di spesa prima che venga esaminata. Il tuo flusso di approvazione può agire sul risultato: approva automaticamente le spese che sono in politica, invia avvisi a un revisore e rifiuta o segnala ciò che è fuori politica. Il tuo team spende tempo solo sulle spese che ne hanno bisogno.
• Continua a funzionare quando la tua azienda cambia. Le regole si riferiscono a ruoli, come "il manager dell'impiegato", non a nomi fissi. Quando qualcuno cambia team o un manager lascia, il flusso continua a inviare le spese alla persona giusta, e nessuno deve modificarlo.
• Niente da imparare. Nessun modulo da compilare e nessuna impostazione da risolvere. Scrivi la tua politica come la spiegheresti a un collega, e One la imposta.
• Rimani in controllo. One redige solo. Vedi l'intero flusso sulla pagina, e nulla cambia finché non clicchi su Salva.
• È gratuito. Impostare e modificare il tuo flusso di approvazione non utilizza crediti One, su qualsiasi piano.

Dove trovare i flussi di approvazione

1. Vai su Impostazioni e cerca la configurazione delle Spese, oppure vai su Finanza > Spese > Impostazioni.
2. Apri la sezione Flusso di approvazione: "Regole che decidono chi rivede una spesa e quando."

Crea il tuo flusso di approvazione

1. Clicca su Modifica flusso di approvazione. Si apre la chat di One, già impostata per aiutarti con il tuo flusso di approvazione.
2. Descrivi come la tua azienda approva le spese, con parole semplici. Ad esempio:
   • "Richiedi l'approvazione di un manager per spese superiori a €500"
   • "Approva automaticamente le spese inferiori a €20"
   • "Invia le spese di viaggio alla finanza per revisione"
3. One redige il flusso e lo mostra sulla pagina, così puoi controllarlo prima che qualcosa cambi.
4. Se qualcosa non va, continua a chattare con One per regolarlo, ad esempio "chiedi anche al team lead per spese superiori a €1.000".
5. Quando il flusso sembra corretto, clicca su Salva. Il nuovo flusso si applica alle spese presentate da quel momento in poi.

Cosa puoi chiedere a One di fare

Puoi combinare regole nello stesso flusso. Ad esempio:

• Chiedi a qualcuno di rivedere una spesa: un manager, una persona specifica, o un team come la finanza.
• Approva automaticamente le spese che soddisfano una condizione, come un importo basso.
• Rifiuta automaticamente le spese che violano una regola. Scegli tu il messaggio che l'impiegato vede.
• Utilizza il risultato dei controlli delle spese per decidere cosa succede dopo (vedi sotto).
• Basare le regole sui dettagli delle spese, come importo, team, entità legale, centro di costo, commerciante, gruppo di spese, valuta, budget, o date.

Automatizza le approvazioni con i controlli delle spese

I controlli delle spese esaminano ogni spesa presentata rispetto alla tua politica di spesa, ad esempio "Le persone possono spendere al massimo €100 a settimana per i pasti" o "I pasti superiori a €50 necessitano di una fattura dettagliata che mostri l'IVA". Li imposti con One nella sezione Controlli delle spese delle impostazioni delle tue spese.

Ogni nuova azienda inizia con un insieme di controlli raccomandati già attivi. Per modificarli, vai su Impostazioni > Spese > Controlli delle spese > Modifica controlli. Ogni spesa controllata utilizza 2 crediti AI. Scopri di più in Controlli delle spese: come ogni spesa viene controllata prima dell'approvazione.

Ogni spesa controllata ottiene uno di questi risultati, e il tuo flusso di approvazione può usarlo:

Ad esempio, chiedi a One: "Approva automaticamente le spese che superano i controlli delle spese, invia avvisi al manager dell'impiegato, e invia tutto ciò che è fuori politica alla finanza."

Il flusso di approvazione aspetta che i controlli finiscano prima di iniziare, quindi agisce sempre sul risultato più recente.

Come vengono applicate le regole

• Il flusso inizia quando un impiegato presenta una spesa per revisione. Non influisce sulle bozze.
• Le regole vengono valutate dall'alto verso il basso. La prima che corrisponde è quella che si applica.
• Le spese che non corrispondono a nessuna regola seguono la regola "Tutte le altre spese".
• I revisori ricevono la richiesta nella loro Factorial inbox e via email. Le spese nello stesso rapporto sono raggruppate in un'unica richiesta.

Modifica il tuo flusso di approvazione

1. Vai su Flusso di approvazione e clicca su Modifica flusso di approvazione.
2. Dì a One cosa vuoi cambiare, ad esempio "rimuovere il passaggio della finanza per spese inferiori a €100".
3. Rivedi il flusso aggiornato e clicca su Salva.

Leggere il tuo flusso sulla pagina

• Flusso semplice: mostrato come un elenco di regole che puoi leggere a colpo d'occhio.
• Flusso complesso: se il flusso non può essere mostrato come un elenco semplice, la pagina mostra la definizione completa che One ha scritto. Per capire o modificarlo, chiedi a One nella chat, ad esempio "spiega il mio flusso di approvazione".

Risoluzione dei problemi & FAQ

Risoluzione dei problemi

• "Questo flusso di lavoro non è stato salvato. One non ha superato la validazione. Chiedi a One di perfezionarlo e riprova.
• Non vedo il pulsante Modifica flusso di approvazione. Controlla che One sia abilitato per la tua azienda e che tu abbia il permesso di personalizzare le impostazioni delle spese.

FAQs

1. Posso comunque impostare il flusso di approvazione manualmente, senza One?
   No. One è l'unico modo per impostare il flusso di approvazione. Questo è ciò che ti consente di scrivere qualsiasi regola di cui ha bisogno la tua politica, invece di scegliere da un elenco fisso di opzioni. Rivedi comunque ogni modifica e decidi se salvarla.
   
2. Impostare il flusso di approvazione utilizza i miei crediti One?
   No. Creare e modificare il flusso di approvazione è gratuito su ogni piano, incluso il piano gratuito di One.
   
3. Devo aggiornare il flusso quando qualcuno entra, cambia team o lascia?
   No, finché le tue regole si riferiscono a ruoli, come "il manager dell'impiegato", e non a persone specifiche. Il flusso sceglie il revisore giusto ogni volta che viene presentata una spesa.
   
4. Ho bisogno dei controlli delle spese per utilizzare il flusso di approvazione?
   No. Il flusso di approvazione funziona da solo. I controlli delle spese aggiungono un risultato di politica che il tuo flusso può utilizzare per approvare o rifiutare automaticamente le spese.
   
5. One non ha interpretato correttamente la mia politica. Cosa devo fare?
   Continua a chattare con One e dille cosa cambiare. Se sei ancora bloccato, contatta il nostro team di supporto e ti aiuteremo a impostarlo.
   
6. One cambia il mio flusso da solo?
   No. One redige solo. La modifica ha effetto solo quando clicchi su Salva.
   
7. Cosa succede ai miei vecchi gruppi di approvazione?
   Sono stati convertiti nel tuo nuovo flusso di approvazione, quindi le spese continuano a seguire le stesse regole. Per vederli o modificarli, apri Flusso di approvazione o chiedi a One.