Tu flujo de aprobación decide quién revisa un gasto, y cuándo. En Factorial lo construyes con One, nuestro asistente de IA: describe tu política de aprobación con tus propias palabras, One redacta el flujo, y tú lo revisas y lo guardas.

Por qué configurar tu flujo de aprobación con One

• Cualquier regla que necesite tu política. No estás limitado a opciones preestablecidas. Aprueba por cantidad, categoría, equipo, proyecto, entidad legal, comerciante, centro de costos, o cualquier combinación de ellos, con tantos pasos como tenga tu proceso.
• Aprueba automáticamente lo que ya está en la política. Si utilizas comprobaciones de gastos, One verifica cada gasto contra tu política de gastos antes de que sea revisado. Tu flujo de aprobación puede actuar según el resultado: aprueba automáticamente los gastos que están en política, envía advertencias a un revisor, y rechaza o escala lo que está fuera de política. Tu equipo solo dedica tiempo a los gastos que lo necesitan.
• Sigue funcionando cuando tu empresa cambia. Las reglas apuntan a roles, como "el/la gerente del empleado", no a nombres fijos. Cuando alguien cambia de equipo o un gerente se va, el flujo sigue enviando gastos a la persona correcta, y nadie tiene que editarlo.
• No hay nada que aprender. No hay formularios que llenar ni configuraciones que resolver. Escribe tu política como si se la explicaras a un/a colega, y One la configura.
• Te mantienes en control. One solo redacta. Ves el flujo completo en la página, y nada cambia hasta que haces clic en Guardar.
• Es gratis. Configurar y editar tu flujo de aprobación no utiliza créditos de One, en ningún plan.

Dónde encontrar flujos de aprobación

1. Ve a Configuración y busca la configuración de Gastos, o ve a Finanzas > Gastos > Configuración.
2. Abre la sección de Flujo de aprobación: "Reglas que deciden quién revisa un gasto, y cuándo."

Crea tu flujo de aprobación

1. Haz clic en Editar flujo de aprobación. Se abre el chat de One, ya configurado para ayudarte con tu flujo de aprobación.
2. Describe cómo tu empresa aprueba gastos, en palabras simples. Por ejemplo:
   • "Requiere que un/a gerente apruebe gastos superiores a €500"
   • "Aprueba automáticamente gastos inferiores a €20"
   • "Envía gastos de viaje a finanzas para revisión"
3. One redacta el flujo y lo muestra en la página, para que puedas revisarlo antes de que algo cambie.
4. Si algo no está bien, sigue conversando con One para ajustarlo, por ejemplo "también pregunta al líder de equipo por gastos superiores a €1,000".
5. Cuando el flujo se vea bien, haz clic en Guardar. El nuevo flujo se aplica a los gastos presentados a partir de ese momento.

Qué puedes pedirle a One

Puedes combinar reglas en el mismo flujo. Por ejemplo:

• Pide a alguien que revise un gasto:
• Aprueba automáticamente gastos que cumplan una condición, como un monto bajo.
• Rechaza automáticamente gastos que rompan una regla. Tú eliges el mensaje que ve el empleado.
• Usa el resultado de las comprobaciones de gastos para decidir qué sucede después (ver abajo).
• Base las reglas en los detalles del gasto, como monto, equipo, entidad legal, centro de costos, comerciante, grupo de gastos, moneda, presupuesto, o fechas.

Automatiza aprobaciones con comprobaciones de gastos

Las comprobaciones de gastos revisan cada gasto presentado contra tu política de gastos, por ejemplo "Las personas pueden gastar como máximo €100 a la semana en comidas" o "Las comidas superiores a €50 necesitan una factura detallada que muestre el IVA". Tú las configuras con One en la sección de Comprobaciones de gastos de la configuración de tus gastos.

Cada nueva empresa comienza con un conjunto de comprobaciones recomendadas ya activadas. Para cambiarlas, ve a Configuración > Gastos > Comprobaciones de gastos > Editar comprobaciones. Cada gasto revisado utiliza 2 créditos de IA. Aprende más en Comprobaciones de gastos: cómo se revisa cada gasto antes de la aprobación.

Cada gasto revisado obtiene uno de estos resultados, y tu flujo de aprobación puede usarlo:

Por ejemplo, pide a One: "Aprueba automáticamente los gastos que pasen las comprobaciones de gastos, envía advertencias al/a la gerente del empleado, y envía cualquier cosa fuera de política a finanzas."

El flujo de aprobación espera a que las comprobaciones terminen antes de comenzar, por lo que siempre actúa sobre el último resultado.

Cómo se aplican las reglas

• El flujo comienza cuando un/a empleado/a presenta un gasto para revisión. No afecta a los borradores.
• Las reglas se evalúan de arriba a abajo. La primera que coincida es la que se aplica.
• Los gastos que no coinciden con ninguna regla siguen la regla de "Todos los demás gastos".
• Los revisores reciben la solicitud en su bandeja de entrada de Factorial y por correo electrónico. Los gastos en el mismo informe se agrupan en una solicitud.

Edita tu flujo de aprobación

1. Ve a Flujo de aprobación y haz clic en Editar flujo de aprobación.
2. Dile a One qué quieres cambiar, por ejemplo "elimina el paso de finanzas para gastos inferiores a €100".
3. Revisa el flujo actualizado y haz clic en Guardar.

Lee tu flujo en la página

• Flujo de trabajo simple: mostrado como una lista de reglas que puedes leer de un vistazo.
• Flujo de trabajo complejo: si el flujo no puede mostrarse como una lista simple, la página muestra la definición completa que One escribió. Para entenderlo o cambiarlo, pregunta a One en el chat, por ejemplo "explica mi flujo de aprobación".

Solución de problemas & FAQ

Solución de problemas

• "Este flujo de trabajo no pudo ser guardado." El borrador de One no pasó la validación. Pide a One que lo refine y vuelve a intentarlo.
• No veo el botón Editar flujo de aprobación. Verifica que One esté habilitado para tu empresa y que tengas permiso para personalizar la configuración de gastos.

FAQs

1. ¿Puedo seguir configurando el flujo de aprobación manualmente, sin One?
   No. One es la única forma de configurar el flujo de aprobación. Esto te permite escribir cualquier regla que necesite tu política, en lugar de elegir de una lista fija de opciones. Aún revisas cada cambio y decides si guardarlo.
   
2. ¿Configurar el flujo de aprobación utiliza mis créditos de One?
   No. Crear y editar el flujo de aprobación es gratis en todos los planes, incluyendo el plan gratuito de One.
   
3. ¿Necesito actualizar el flujo cuando alguien se une, cambia de equipo o se va?
   No, siempre que tus reglas apunten a roles, como "el/la gerente del empleado", y no a personas específicas. El flujo elige al revisor correcto cada vez que se presenta un gasto.
   
4. ¿Necesito comprobaciones de gastos para usar el flujo de aprobación?
   No. El flujo de aprobación funciona por sí solo. Las comprobaciones de gastos añaden un resultado de política que tu flujo puede usar para aprobar o rechazar gastos automáticamente.
   
5. One no entendió mi política correctamente. ¿Qué debo hacer?
   Sigue conversando con One y dile qué cambiar. Si aún tienes problemas, contacta a nuestro equipo de soporte y te ayudaremos a configurarlo.
   
6. ¿One cambia mi flujo por su cuenta?
   No. One solo redacta. El cambio entra en vigor solo cuando haces clic en Guardar.
   
7. ¿Qué pasa con mis antiguos grupos de aprobación?
   Se han convertido en tu nuevo flujo de aprobación, por lo que los gastos siguen las mismas reglas. Para verlos o cambiarlos, abre Flujo de aprobación o pregunta a One.