Ihr Genehmigungsprozess entscheidet, wer eine Ausgabe überprüft und wann. In Factorial erstellen Sie ihn mit One, unserem KI-Assistenten: Beschreiben Sie Ihre Genehmigungsrichtlinie in Ihren eigenen Worten, One entwirft den Prozess, und Sie überprüfen ihn und speichern ihn.

Warum Ihren Genehmigungsprozess mit One einrichten?

• Jede Regel, die Ihre Richtlinie benötigt. Sie sind nicht auf vordefinierte Optionen beschränkt. Genehmigen Sie nach Betrag, Kategorie, Team, Projekt, juristischer Person, Händler, Kostenstelle oder einer beliebigen Kombination davon, mit so vielen Schritten, wie Ihr Prozess hat.
• Automatisch genehmigen, was bereits in der Richtlinie ist. Wenn Sie Ausgabenprüfungen verwenden, überprüft One jede Ausgabe gegen Ihre Ausgabenrichtlinie, bevor sie überprüft wird. Ihr Genehmigungsprozess kann auf das Ergebnis reagieren: genehmigen Sie automatisch Ausgaben, die in der Richtlinie sind, senden Sie Warnungen an einen Prüfer und lehnen Sie ab oder eskalieren Sie, was außerhalb der Richtlinie liegt. Ihr Team verbringt nur Zeit mit den Ausgaben, die es benötigt.
• Es funktioniert weiterhin, wenn sich Ihr Unternehmen ändert. Regeln verweisen auf Rollen, wie "der Vorgesetzte des Mitarbeiters", nicht auf feste Namen. Wenn jemand das Team wechselt oder ein Vorgesetzter geht, sendet der Prozess weiterhin Ausgaben an die richtige Person, und niemand muss ihn bearbeiten.
• Nichts zu lernen. Keine Formulare auszufüllen und keine Einstellungen zu erarbeiten. Schreiben Sie Ihre Richtlinie so, wie Sie sie einem Kollegen erklären würden, und One richtet sie ein.
• Sie bleiben in Kontrolle. One entwirft nur. Sie sehen den gesamten Prozess auf der Seite, und es ändert sich nichts, bis Sie auf Speichern klicken.
• Es ist kostenlos. Das Einrichten und Bearbeiten Ihres Genehmigungsprozesses verbraucht keine One-Credits, in jedem Plan.

Wo Sie Genehmigungsprozesse finden

1. Gehen Sie zu Einstellungen und suchen Sie nach der Ausgaben-Konfiguration, oder gehen Sie zu Finanzen > Ausgaben > Einstellungen.
2. Öffnen Sie den Abschnitt Genehmigungsprozess: "Regeln, die entscheiden, wer eine Ausgabe überprüft und wann."

Erstellen Sie Ihren Genehmigungsprozess

1. Klicken Sie auf Genehmigungsprozess bearbeiten. Der One-Chat öffnet sich, bereits eingerichtet, um Ihnen mit Ihrem Genehmigungsprozess zu helfen.
2. Beschreiben Sie, wie Ihr Unternehmen Ausgaben genehmigt, in einfachen Worten. Zum Beispiel:
   • "Ein Vorgesetzter muss Ausgaben über 500 € genehmigen"
   • "Automatische Genehmigung von Ausgaben unter 20 €"
   • "Reiseausgaben zur Überprüfung an die Finanzabteilung senden"
3. One entwirft den Prozess und zeigt ihn auf der Seite an, damit Sie ihn überprüfen können, bevor sich etwas ändert.
4. Wenn etwas nicht stimmt, chatten Sie weiter mit One, um es anzupassen, zum Beispiel "auch den Teamleiter um Ausgaben über 1.000 € bitten".
5. Wenn der Prozess richtig aussieht, klicken Sie auf Speichern. Der neue Prozess gilt für Ausgaben, die von da an eingereicht werden.

Was Sie One fragen können

Sie können Regeln im selben Prozess kombinieren. Zum Beispiel:

• Bitten Sie jemanden, eine Ausgabe zu überprüfen: einen Vorgesetzten, eine bestimmte Person oder ein Team wie Finanzen.
• Automatisch Ausgaben genehmigen, die eine Bedingung erfüllen, wie einen niedrigen Betrag.
• Automatisch Ausgaben ablehnen, die eine Regel brechen. Sie wählen die Nachricht, die der Mitarbeiter sieht.
• Das Ergebnis der Ausgabenprüfungen verwenden, um zu entscheiden, was als Nächstes passiert (siehe unten).
• Regeln basierend auf Ausgabendetails verwenden, wie Betrag, Team, juristische Person, Kostenstelle, Händler, Ausgabengruppe, Währung, Budget oder Daten.

Genehmigungen mit Ausgabenprüfungen automatisieren

Ausgabenprüfungen überprüfen jede eingereichte Ausgabe gegen Ihre Ausgabenrichtlinie, zum Beispiel "Personen können höchstens 100 € pro Woche für Mahlzeiten ausgeben" oder "Mahlzeiten über 50 € benötigen eine detaillierte Rechnung, die die Mehrwertsteuer ausweist". Sie richten sie mit One im Abschnitt Ausgabenprüfungen Ihrer Ausgabeneinstellungen ein.

Jedes neue Unternehmen beginnt mit einer Reihe empfohlener Prüfungen, die bereits aktiviert sind. Um sie zu ändern, gehen Sie zu Einstellungen > Ausgaben > Ausgabenprüfungen > Prüfungen bearbeiten. Jede geprüfte Ausgabe verwendet 2 KI-Credits. Erfahren Sie mehr in Ausgabenprüfungen: wie jede Ausgabe vor der Genehmigung geprüft wird.

Jede geprüfte Ausgabe erhält eines dieser Ergebnisse, und Ihr Genehmigungsprozess kann es verwenden:

Zum Beispiel, fragen Sie One: "Automatisch genehmigen von Ausgaben, die die Ausgabenprüfungen bestehen, Warnungen an den Vorgesetzten des Mitarbeiters senden und alles, was außerhalb der Richtlinie liegt, an die Finanzabteilung senden."

Der Genehmigungsprozess wartet, bis die Prüfungen abgeschlossen sind, bevor er beginnt, sodass er immer auf das neueste Ergebnis reagiert.

Wie Regeln angewendet werden

• Der Prozess beginnt, wenn ein Mitarbeiter eine Ausgabe zur Überprüfung einreicht. Es beeinflusst keine Entwürfe.
• Regeln werden von oben nach unten bewertet. Die erste, die übereinstimmt, ist die, die angewendet wird.
• Ausgaben, die keiner Regel entsprechen, folgen der "Alle anderen Ausgaben"-Regel.
• Prüfer erhalten die Anfrage in ihrem Factorial-Postfach und per E-Mail. Ausgaben im selben Bericht werden in einer Anfrage gruppiert.

Bearbeiten Sie Ihren Genehmigungsprozess

1. Gehen Sie zu Genehmigungsprozess und klicken Sie auf Genehmigungsprozess bearbeiten.
2. Teilen Sie One mit, was Sie ändern möchten, zum Beispiel "den Finanzschritt für Ausgaben unter 100 € entfernen".
3. Überprüfen Sie den aktualisierten Prozess und klicken Sie auf Speichern.

Lesen Sie Ihren Prozess auf der Seite

• Einfacher Workflow: als Liste von Regeln angezeigt, die Sie auf einen Blick lesen können.
• Komplexer Workflow: Wenn der Prozess nicht als einfache Liste angezeigt werden kann, zeigt die Seite die vollständige Definition an, die One geschrieben hat. Um sie zu verstehen oder zu ändern, fragen Sie One im Chat, zum Beispiel "erkläre meinen Genehmigungsprozess".

Fehlerbehebung & FAQ

Fehlerbehebung

• "Dieser Workflow konnte nicht gespeichert werden. One's Entwurf hat die Validierung nicht bestanden. Bitten Sie One, ihn zu verfeinern und es erneut zu versuchen.
• Ich sehe den Button Genehmigungsprozess bearbeiten nicht. Überprüfen Sie, ob One für Ihr Unternehmen aktiviert ist und ob Sie die Erlaubnis haben, die Ausgabeneinstellungen anzupassen.

FAQs

1. Kann ich den Genehmigungsprozess auch manuell ohne One einrichten?
   Nein. One ist der einzige Weg, den Genehmigungsprozess einzurichten. Dies ermöglicht es Ihnen, jede Regel zu schreiben, die Ihre Richtlinie benötigt, anstatt aus einer festen Liste von Optionen auszuwählen. Sie überprüfen weiterhin jede Änderung und entscheiden, ob Sie sie speichern möchten.
   
2. Verwendet das Einrichten des Genehmigungsprozesses meine One-Credits?
   Nein. Das Erstellen und Bearbeiten des Genehmigungsprozesses ist in jedem Plan kostenlos, einschließlich des kostenlosen One-Plans.
   
3. Musste ich den Prozess aktualisieren, wenn jemand eintritt, das Team wechselt oder geht?
   Nein, solange Ihre Regeln auf Rollen verweisen, wie "der Vorgesetzte des Mitarbeiters", und nicht auf bestimmte Personen. Der Prozess wählt bei jeder eingereichten Ausgabe den richtigen Prüfer aus.
   
4. Benötige ich Ausgabenprüfungen, um den Genehmigungsprozess zu verwenden?
   Nein. Der Genehmigungsprozess funktioniert für sich allein. Ausgabenprüfungen fügen ein Richtlinienergebnis hinzu, das Ihr Prozess verwenden kann, um Ausgaben automatisch zu genehmigen oder abzulehnen.
   
5. One hat meine Richtlinie nicht richtig erfasst. Was soll ich tun?
   Chatten Sie weiter mit One und sagen Sie ihm, was zu ändern ist. Wenn Sie immer noch feststecken, wenden Sie sich an unser Support-Team, und wir helfen Ihnen, es einzurichten.
   
6. Ändert One meinen Prozess von selbst?
   Nein. One entwirft nur. Die Änderung tritt erst in Kraft, wenn Sie auf Speichern klicken.
   
7. Was passiert mit meinen alten Genehmigungsgruppen?
   Sie wurden in Ihren neuen Genehmigungsprozess umgewandelt, sodass Ausgaben weiterhin den gleichen Regeln folgen. Um sie zu sehen oder zu ändern, öffnen Sie den Genehmigungsprozess oder fragen Sie One.