Su flujo de aprobación decides quién revisa un gasto, y cuándo. En Factorial lo construye con One, nuestro asistente de IA: describa su política de aprobación con sus propias palabras, One redacta el flujo, y usted lo revisa y lo guarda.

Por qué configurar su flujo de aprobación con One

• Cualquier regla que necesite su política. No está limitado/a a opciones preestablecidas. Apruebe por cantidad, categoría, equipo, proyecto, entidad legal, comerciante, centro de costos, o cualquier combinación de ellos, con tantos pasos como tenga su proceso.
• Aprueba automáticamente lo que ya está en la política. Si utiliza verificaciones de gastos, One verifica cada gasto contra su política de gastos antes de que sea revisado. Su flujo de aprobación puede actuar según el resultado: apruebe automáticamente los gastos que están en política, envíe advertencias a un revisor, y rechace o escale lo que está fuera de política. Su equipo solo dedica tiempo a los gastos que lo necesitan.
• Sigue funcionando cuando su empresa cambia. Las reglas apuntan a roles, como "el/la manager del/la empleado/a", no a nombres fijos. Cuando alguien cambia de equipo o un/a manager se va, el flujo sigue enviando gastos a la persona correcta, y nadie tiene que editarlo.
• No hay nada que aprender. No hay formularios que llenar ni configuraciones que resolver. Escriba su política como se la explicaría a un/a colega, y One la configura.
• Se mantiene en control. One solo redacta. Ve el flujo completo en la página, y nada cambia hasta que hace clic en Guardar.
• Es gratis. Configurar y editar su flujo de aprobación no utiliza créditos de One, en ningún plan.

Dónde encontrar flujos de aprobación

1. Vaya a Configuración y busque la configuración de Gastos, o vaya a Finanzas > Gastos > Configuración.
2. Abra la sección de Flujo de aprobación: "Reglas que deciden quién revisa un gasto, y cuándo."

Cree su flujo de aprobación

1. Haga clic en Editar flujo de aprobación. Se abre el chat de One, ya configurado para ayudarle con su flujo de aprobación.
2. Describa cómo su empresa aprueba gastos, en palabras simples. Por ejemplo:
   • "Requiere que un/a manager apruebe gastos superiores a €500"
   • "Aprueba automáticamente gastos inferiores a €20"
   • "Envía gastos de viaje a finanzas para revisión"
3. One redacta el flujo y lo muestra en la página, para que pueda revisarlo antes de que algo cambie.
4. Si algo no está bien, siga chateando con One para ajustarlo, por ejemplo "también pregunta al líder del equipo por gastos superiores a €1,000".
5. Cuando el flujo se vea bien, haga clic en Guardar. El nuevo flujo se aplicará a los gastos enviados a partir de entonces.

Qué puede pedirle a One que haga

Puede combinar reglas en el mismo flujo. Por ejemplo:

• Pídale a alguien que revise un gasto: un/a manager, una persona específica, o un equipo como finanzas.
• Apruebe automáticamente los gastos que cumplan una condición, como un monto bajo.
• Rechace automáticamente los gastos que rompan una regla. Usted elige el mensaje que ve el/la empleado/a.
• Use el resultado de las verificaciones de gastos para decidir qué sucede a continuación (ver abajo).
• Base reglas en los detalles del gasto, como cantidad, equipo, entidad legal, centro de costos, comerciante, grupo de gastos, moneda, presupuesto, o fechas.

Automatiza aprobaciones con verificaciones de gastos

Las verificaciones de gastos revisan cada gasto enviado contra su política de gastos, por ejemplo "Las personas pueden gastar como máximo €100 a la semana en comidas" o "Las comidas superiores a €50 necesitan una factura detallada que muestre el IVA". Usted las configura con One en la sección de Verificaciones de gastos de la configuración de sus gastos.

Cada nueva empresa comienza con un conjunto de verificaciones recomendadas ya activadas. Para cambiarlas, vaya a Configuración > Gastos > Verificaciones de gastos > Editar verificaciones. Cada gasto verificado utiliza 2 créditos de IA. Aprenda más en Verificaciones de gastos: cómo se revisa cada gasto antes de la aprobación.

Cada gasto verificado obtiene uno de estos resultados, y su flujo de aprobación puede usarlo:

Por ejemplo, pídale a One: "Apruebe automáticamente los gastos que pasen las verificaciones de gastos, envíe advertencias al/la manager del/la empleado/a, y envíe cualquier cosa fuera de política a finanzas."

El flujo de aprobación espera a que las verificaciones terminen antes de comenzar, por lo que siempre actúa sobre el último resultado.

Cómo se aplican las reglas

• El flujo comienza cuando un/a empleado/a envía un gasto para revisión. No afecta a los borradores.
• Las reglas se evalúan de arriba hacia abajo. La primera que coincida es la que se aplica.
• Los gastos que no coinciden con ninguna regla siguen la regla de "Todos los demás gastos".
• Los revisores reciben la solicitud en su bandeja de entrada de Factorial y por correo electrónico. Los gastos en el mismo informe se agrupan en una sola solicitud.

Edite su flujo de aprobación

1. Vaya a Flujo de aprobación y haga clic en Editar flujo de aprobación.
2. Dígale a One qué quiere cambiar, por ejemplo "eliminar el paso de finanzas para gastos inferiores a €100".
3. Revise el flujo actualizado y haga clic en Guardar.

Leer tu flujo en la página

• Flujo de trabajo simple: mostrado como una lista de reglas que puede leer de un vistazo.
• Flujo de trabajo complejo: si el flujo no puede mostrarse como una lista simple, la página muestra la definición completa que One escribió. Para entenderlo o cambiarlo, pregunte a One en el chat, por ejemplo "explique mi flujo de aprobación".

Solución de problemas & FAQ

Solución de problemas

• "Este flujo de trabajo no pudo ser guardado." El borrador de One no pasó la validación. Pídale a One que lo refine y vuelva a intentarlo.
• No veo el botón Editar flujo de aprobación. Verifique que One esté habilitado para su empresa y que tenga permiso para personalizar la configuración de gastos.

FAQs

1. ¿Puedo seguir configurando el flujo de aprobación manualmente, sin One? 
   No. One es la única manera de configurar el flujo de aprobación. Esto le permite escribir cualquier regla que necesite su política, en lugar de elegir de una lista fija de opciones. Aún revisa cada cambio y decide si guardarlo.
    
2. ¿Configurar el flujo de aprobación utiliza mis créditos de One? 
   No. Crear y editar el flujo de aprobación es gratis en todos los planes, incluido el plan gratuito de One.
    
3. ¿Necesito actualizar el flujo cuando alguien se une, cambia de equipo o se va? 
   No, siempre que sus reglas apunten a roles, como "el/la manager del/la empleado/a", y no a personas específicas. El flujo elige al revisor correcto cada vez que se envía un gasto.
    
4. ¿Necesito verificaciones de gastos para usar el flujo de aprobación? 
   No. El flujo de aprobación funciona por sí solo. Las verificaciones de gastos añaden un resultado de política que su flujo puede usar para aprobar o rechazar gastos automáticamente.
    
5. One no entendió bien mi política. ¿Qué debo hacer? 
   Siga chateando con One y dígale qué cambiar. Si aún está atascado/a, contacte a nuestro equipo de soporte y le ayudaremos a configurarlo.
    
6. ¿One cambia mi flujo por su cuenta? 
   No. One solo redacta. El cambio solo entra en vigor cuando hace clic en Guardar.
    
7. ¿Qué pasa con mis antiguos grupos de aprobación? 
   Se han convertido en su nuevo flujo de aprobación, por lo que los gastos siguen las mismas reglas. Para verlos o cambiarlos, abra Flujo de aprobación o pregunte a One.