Ihre E-Mail-Adresse ist Ihr Hauptidentifikator und Zugangspunkt zu Factorial. Aufgrund dessen muss die Änderung Ihrer E-Mail einem sicheren Prozess folgen. Dieser Artikel erklärt die zwei verschiedenen Möglichkeiten, eine E-Mail-Adresse zu aktualisieren, je nachdem, ob die E-Mail bereits verifiziert wurde.
E-Mail-Änderungsoptionen
Die Änderung der mit einem Factorial-Konto verknüpften E-Mail-Adresse hängt davon ab, ob der/die Mitarbeitende seine/ihre aktuelle E-Mail verifiziert hat.
Wenn Sie versuchen, eine E-Mail-Adresse zu verwenden, die zuvor mit einem gekündigten Konto verknüpft war, erhalten Sie einen Fehler. Die Wiederverwendung alter E-Mail-Adressen kann Fehler verursachen.
Wenn die E-Mail NICHT verifiziert wurde
Ein Administrator oder jemand mit den entsprechenden Berechtigungen kann die E-Mail aktualisieren:
- Gehen Sie in der Seitenleiste zu Organisation
- Durchsuchen Sie die Liste nach dem/der Mitarbeitenden
- Klicken Sie auf den Pfeil auf der rechten Seite der Zeile des/der Mitarbeitenden, um dessen/deren Profil zu öffnen
- Navigieren Sie zum Tab Arbeitsdetails
- Finden Sie das Feld E-Mail und aktualisieren Sie es nach Bedarf
- Ein Pop-up erscheint und fragt nach Ihrem Passwort
- Bestätigen Sie das Passwort, um die Änderung abzuschließen
Wenn die E-Mail VERIFIZIERT wurde
1. Wenn der/die Mitarbeitende die E-Mail-Änderung anfordert - nur wenn die erforderliche Berechtigung aktiviert ist:
- Ein Administrator muss zu Berechtigungen gehen und die Berechtigung namens „Profil-E-Mail-Adresse bearbeiten“ aktivieren
- Der/die Mitarbeitende sollte zu seinem/ihrem Profil in der Seitenleiste gehen
- Klicken Sie auf den Abschnitt Arbeitsdetails
- Bearbeiten Sie das Feld E-Mail (eine neue E-Mail-Adresse, die noch nicht verwendet wird)
- Klicken Sie auf Akzeptieren
- Ein Pop-up erscheint und fragt nach dem Passwort des/der Mitarbeitenden
- Bestätigen Sie das Passwort
- Die Plattform sendet eine Bestätigungsanfrage an die neue E-Mail
- Der/die Mitarbeitende muss auf sein/ihr neues Postfach zugreifen und die Änderung über den bereitgestellten Link bestätigen
Solange die Änderung unbestätigt bleibt:
- Der/die Mitarbeitende muss weiterhin die aktuelle verifizierte E-Mail zum Einloggen verwenden.
- Das System kann vorübergehend eine Nachricht wie „E-Mail bereits in Verwendung“ anzeigen, bis die Anfrage bestätigt oder abgelehnt wird.
2. Wenn jemand anderes (mit Berechtigungen) die Änderung anfordert
Wenn ein Administrator oder ein anderer Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen eine Änderung der verifizierten E-Mail eines/ einer Mitarbeitenden initiiert:
- Die Person sollte zu Organisation → das Profil des/der Mitarbeitenden auswählen
- Klicken Sie auf den Abschnitt Arbeitsdetails
- Bearbeiten Sie das Feld E-Mail (eine neue E-Mail-Adresse, die noch nicht verwendet wird)
- Klicken Sie auf Akzeptieren
- Ein Pop-up erscheint und fragt nach dem Passwort der Person
- Bestätigen Sie das Passwort
- Die Plattform sendet eine Bestätigungs-E-Mail an die neue Adresse
- Der/die Inhaber/in der neuen E-Mail-Adresse muss die Änderung akzeptieren, indem er/sie auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail klickt
Während dieses Prozesses:
- Die Plattform hält die aktuelle E-Mail aktiv, bis die neue bestätigt wird.
- Login und Kommunikation bleiben an die bestehende E-Mail gebunden, bis die Änderung validiert ist.
- Wenn die E-Mail nicht bestätigt wird, ersetzt die neue die ursprüngliche nicht, und Benutzer/innen könnten eine Nachricht wie „E-Mail bereits in Verwendung“ sehen, wenn sie andernorts versucht wird.
Wichtig: Der Bestätigungscode zur Bestätigung dieser Änderung wird immer an die neue E-Mail-Adresse gesendet, nicht an die alte. Stellen Sie sicher, dass der/die Mitarbeitende das Postfach sowie den Spam-Ordner des neuen E-Mail-Kontos überprüft, das er/sie verknüpfen möchte.
Ändern der Login-E-Mail über die öffentliche API
Die Login-E-Mail ist die Adresse, die ein/e Mitarbeitende/r verwendet, um sich bei Factorial anzumelden. Wenn Ihr Unternehmen ein Identitätsmanagement-System oder eine andere Integration verwendet, können Sie die Änderungen der Login-E-Mail über die öffentliche API automatisieren, anstatt sie manuell zu aktualisieren, z. B. beim Wechsel von Mitarbeitenden von einem persönlichen Login zu einer vom Unternehmen verwalteten Identität.
Über die öffentliche API können Sie:
- Eine Änderung der Login-E-Mail für einen bestehenden Mitarbeitenden anfordern
- Eine ausstehende Änderung der Login-E-Mail stornieren
Was passiert, nachdem eine Änderung angefordert wurde
Das Ergebnis hängt vom Zugriffsstatus des/der Mitarbeitenden ab:
- Mitarbeitende/r noch nicht eingeladen: Die Login-E-Mail wird sofort geändert. Keine Bestätigung ist erforderlich.
- Mitarbeitende/r eingeladen, aber die Einladung wurde nicht akzeptiert: Die bestehende Einladung wird storniert und eine neue Einladung wird an die neue Adresse gesendet.
- Mitarbeitende/r mit bestätigtem Zugang: Ein Bestätigungslink wird an die neue Adresse per E-Mail gesendet. Die aktuelle Login-E-Mail bleibt aktiv, bis der/die Mitarbeitende die Änderung bestätigt.
Automatische Bestätigung für verifizierte Domains
Wenn die neue Adresse zu einer Domain gehört, die Ihr Unternehmen verifiziert hat, kann die Änderung automatisch bestätigt werden, ohne dass der/die Mitarbeitende auf einen Link klicken muss. Beide der folgenden Bedingungen sind erforderlich:
- Die Ziel-Domain ist von Ihrem Unternehmen verifiziert
- Die automatische Bestätigung ist in Einstellungen → Sicherheitseinstellungen aktiviert
Gut zu wissen
- Dies ändert nur die Login-E-Mail des/der Mitarbeitenden. Es konfiguriert nicht die Single Sign-On (SSO) und aktualisiert nicht die Kommunikations-E-Mail des/der Mitarbeitenden, sodass Sie eine separate, erreichbare Adresse für Plattformbenachrichtigungen behalten können.
- Diese Funktionalität ist in der öffentlichen API-Version 2027-01-01 verfügbar.
Bevor Sie eine Person zu Factorial einladen
Solange die Person noch nicht eingeladen wurde, können Sie ihre Informationen frei bearbeiten.
Zum Beispiel können Sie:
- Ihre E-Mail-Adresse aktualisieren.
- Ihre Rolle oder Berechtigungen ändern (z. B. sie zum Administrator machen).
- Alle anderen Details in ihrem Profil anpassen.
Nach dem Versenden der Einladung
Sobald die Person eingeladen wurde, wird ihr Profil zu dem eines aktiven Mitarbeitenden in Ihrem Konto.
Von diesem Moment an werden Sie nicht mehr in der Lage sein, ihre grundlegenden Informationen (wie E-Mail oder anfängliche Berechtigungen) zu bearbeiten.
Durch die Einladung des/der Mitarbeitenden „konvertieren“ Sie ihn/sie in einen echten Benutzer/ eine echte Benutzerin auf der Plattform.
FAQ
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Was passiert, wenn ein/e Mitarbeitende/r sein/ihr Passwort nach der Änderung der E-Mail vergisst?
Er/Sie kann die Option "Passwort vergessen?" auf dem Anmeldebildschirm verwenden, um es zurückzusetzen.