Votre adresse e-mail est votre principal identifiant et point d'accès à Factorial. En raison de cela, le changement de votre e-mail doit suivre un processus sécurisé. Cet article explique les deux façons différentes de mettre à jour une adresse e-mail, selon que l'e-mail a déjà été vérifié ou non.
Options de Changement d'E-mail
Changer l'adresse e-mail liée à un compte Factorial dépend de la vérification de l'e-mail actuel par l'employé.
Si vous essayez d'utiliser une adresse e-mail qui était auparavant liée à un compte résilié, vous recevrez une erreur. La réutilisation d'anciennes adresses e-mail peut provoquer des erreurs.
Si l'e-mail N'A PAS été vérifié
Un administrateur ou une personne disposant des autorisations appropriées peut mettre à jour l'e-mail :
- Dans la barre latérale, allez à Organisation
- Recherchez l'employé dans la liste
- Cliquez sur la flèche sur le côté droit de la ligne de l'employé pour ouvrir son profil
- Accédez à l'onglet Détails du Travail
- Trouvez le champ E-mail et mettez-le à jour si nécessaire
- Une fenêtre contextuelle apparaîtra demandant votre mot de passe
- Confirmez le mot de passe pour finaliser le changement
Si l'e-mail A été vérifié
1. Lorsque l'employé demande le changement d'e-mail - uniquement si l'autorisation nécessaire est activée :
- Un administrateur doit aller à Permissions et activer l'autorisation appelée “Modifier l'adresse e-mail du profil”
- L'employé doit aller à son Profil dans la barre latérale
- Cliquez sur la section Détails du Travail
- Modifiez le champ E-mail (une nouvelle adresse e-mail qui n'est pas déjà utilisée)
- Cliquez sur Accepter
- Une fenêtre contextuelle apparaîtra demandant le mot de passe de l'employé
- Confirmez le mot de passe
- La plateforme envoie une demande de confirmation à la nouvelle adresse e-mail
- L'employé doit accéder à sa nouvelle boîte de réception et confirmer le changement via le lien fourni
Tant que le changement reste non confirmé :
- L'employé doit continuer à utiliser l'adresse e-mail vérifiée actuelle pour se connecter.
- Le système peut temporairement afficher un message comme “E-mail déjà utilisé” jusqu'à ce que la demande soit confirmée ou refusée.
2. Lorsque quelqu'un d'autre (avec des permissions) demande le changement
Si un administrateur ou un autre utilisateur disposant des bonnes permissions initie un changement d'e-mail vérifié d'un employé :
- La personne doit aller à Organisation → sélectionner le profil de l'employé
- Cliquez sur la section Détails du Travail
- Modifiez le champ E-mail (une nouvelle adresse e-mail qui n'est pas déjà utilisée)
- Cliquez sur Accepter
- Une fenêtre contextuelle apparaîtra demandant le mot de passe de la personne
- Confirmez le mot de passe
- La plateforme envoie un e-mail de confirmation à la nouvelle adresse
- Le propriétaire de la nouvelle adresse e-mail doit accepter le changement en cliquant sur le lien dans l'e-mail de confirmation
Au cours de ce processus :
- La plateforme garde l'e-mail actuel actif jusqu'à ce que le nouveau soit confirmé.
- La connexion et les communications restent liées à l'e-mail existant jusqu'à ce que le changement soit validé.
- Si l'e-mail n'est pas confirmé, le nouveau ne remplacera pas l'original, et les utilisateurs pourraient voir un message comme “E-mail déjà utilisé” s'il est tenté ailleurs.
Important : Le code de vérification pour confirmer ce changement est toujours envoyé à la nouvelle adresse e-mail, et non à l'ancienne. Assurez-vous que l'employé vérifie la boîte de réception, ainsi que le dossier spam, du nouveau compte e-mail qu'il souhaite lier.
Changer l'e-mail de connexion via l'API Publique
L'e-mail de connexion est l'adresse qu'un employé utilise pour se connecter à Factorial. Si votre entreprise utilise un système de gestion d'identité ou une autre intégration, vous pouvez automatiser les changements d'e-mail de connexion via l'API Publique au lieu de les mettre à jour manuellement, par exemple lors du transfert d'employés d'une connexion personnelle à une identité gérée par l'entreprise.
Via l'API Publique, vous pouvez :
- Demander un changement d'e-mail de connexion pour un employé existant
- Annuler un changement d'e-mail de connexion en attente
Que se passe-t-il après qu'un changement a été demandé
Le résultat dépend du statut d'accès de l'employé :
- Employé pas encore invité : l'e-mail de connexion est changé immédiatement. Aucune confirmation n'est requise.
- Employé invité, mais l'invitation n'a pas été acceptée : l'invitation existante est annulée et une nouvelle invitation est envoyée à la nouvelle adresse.
- Employé avec accès confirmé : un lien de confirmation est envoyé par e-mail à la nouvelle adresse. L'e-mail de connexion actuel reste actif jusqu'à ce que l'employé confirme le changement.
Confirmation automatique pour les domaines vérifiés
Si la nouvelle adresse appartient à un domaine que votre entreprise a vérifié, le changement peut être confirmé automatiquement, sans que l'employé ait à cliquer sur un lien. Les deux conditions suivantes sont nécessaires :
- Le domaine de destination est vérifié par votre entreprise
- La confirmation automatique est activée dans Paramètres → Paramètres de Sécurité
À propos de la vérification des domaines de votre entreprise
Bon à savoir
- Cela ne change que l'e-mail de connexion de l'employé. Cela ne configure pas le SSO (Single Sign-On) et ne met pas à jour l'e-mail de communication de l'employé, vous pouvez donc garder une adresse distincte et accessible pour les notifications de la plateforme.
- Cette fonctionnalité est disponible dans la version de l'API Publique 2027-01-01.
Avant d'inviter une personne à Factorial
Tant que la personne n'a pas encore été invitée, vous pouvez modifier librement ses informations.
Par exemple, vous pouvez :
- Mettre à jour son adresse e-mail.
- Changer son rôle ou ses permissions (par exemple, en faire un administrateur).
- Ajuster d'autres détails dans son profil.
Après avoir envoyé l'invitation
Une fois que la personne a été invitée, son profil devient celui d'un employé actif dans votre compte.
À partir de ce moment, vous ne pourrez plus modifier ses informations de base (comme l'e-mail ou les permissions initiales).
En invitant l'employé, vous les “transformez” en un véritable utilisateur sur la plateforme.
FAQ
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Que se passe-t-il si un employé oublie son mot de passe après avoir changé son e-mail ?
Ils peuvent utiliser l'option "Mot de passe oublié ?" sur l'écran de connexion pour le réinitialiser.