Ab September 2026 sind französische Unternehmen verpflichtet, B2B-Rechnungen elektronisch zu erhalten. Factorial hilft Finanzteams, diese Änderung zu verwalten, indem elektronische Rechnungen direkt in Factorial empfangen und automatisch den entsprechenden Ausgaben zugeordnet werden.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie e-Rechnungen je nach Zahlungsmethode den Ausgaben zugeordnet werden.

Überblick

Elektronische B2B-Rechnungen oder e-Rechnungen sind strukturierte Rechnungen, die elektronisch zwischen Unternehmen versendet werden.

Bei der französischen e-Rechnung kann eine e-Rechnung automatisch der Ausgabe zugeordnet werden, zu der sie gehört, in Ausgaben. Dies hilft, zu verhindern, dass derselbe Kauf doppelt verarbeitet wird – zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter für eine Ausgabe erstattet wird und die Rechnung des Lieferanten ebenfalls vom Unternehmen empfangen wird.

Die Zuordnung erfolgt automatisch, sodass die Mitarbeiter nicht ändern müssen, wie sie Ausgaben einreichen, und die Finanzteams die Rechnung nicht manuell abgleichen müssen.

Registrierung einrichten

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen
2. Gehen Sie zu Ausgaben
3. Klicken Sie in DGFiP auf Registrierung starten
4. Klicken Sie auf Unterzeichnung starten
5. Wählen Sie ein Identitätsdokument
6. Laden Sie Ihr Identitätsdokument hoch
7. Sie werden zu Signaturit weitergeleitet, um Ihre Registrierung elektronisch zu unterzeichnen
8. Befolgen Sie den Prozess und unterzeichnen
9. Sie können das unterzeichnete Dokument herunterladen, indem Sie zum DGFiP-Bereich zurückkehren

Zahlungsmethoden

Factorial Karte

Wenn ein Mitarbeiter mit einer Factorial Karte bezahlt, erstellt die Kartentransaktion bereits eine Entwurfsausgabe.

1. Der Mitarbeiter tätigt einen Kauf mit seiner Factorial Karte
2. Die Kartentransaktion erstellt eine Entwurfsausgabe in Factorial
3. Die e-Rechnung des Lieferanten trifft in Factorial ein
4. Factorial ordnet die e-Rechnung automatisch der entsprechenden Ausgabe zu
5. Die e-Rechnung ist mit der Ausgabe verknüpft

Eigenfinanzierte Ausgaben

Für erstattungsfähige Ausgaben, die von einem Mitarbeiter bezahlt werden:

1. Der Mitarbeiter tätigt den Kauf
2. Der Mitarbeiter fordert eine Kopie der Rechnung vom Lieferanten an
3. Der Mitarbeiter reicht die Ausgabe wie gewohnt in Factorial ein
4. Die e-Rechnung des Lieferanten trifft in Factorial ein
5. Factorial ordnet die e-Rechnung automatisch der eingereichten Ausgabe zu

Die Reihenfolge spielt keine Rolle. Die e-Rechnung kann vor oder nach der Einreichung der Ausgabe durch den Mitarbeiter eintreffen.

Externe Unternehmenskarten

Für Ausgaben, die mit einer externen Unternehmenskreditkarte bezahlt werden:

1. Der Mitarbeiter tätigt den Kauf mit der externen Unternehmenskreditkarte
2. Der Mitarbeiter reicht die Ausgabe in Factorial ein, um die Ausgaben zu deklarieren
3. Die e-Rechnung des Lieferanten trifft in Factorial ein
4. Factorial ordnet die e-Rechnung automatisch der entsprechenden Ausgabe zu

FAQ

1. Müssen Mitarbeiter ändern, wie sie Ausgaben einreichen?
   Nein. Mitarbeiter können weiterhin Ausgaben wie gewohnt einreichen.
    
2. Muß die e-Rechnung vor der Ausgabe eintreffen?
   Nein. Für eigenfinanzierte Ausgaben kann Factorial die e-Rechnung zuordnen, unabhängig davon, ob sie vor oder nach der Einreichung der Ausgabe durch den Mitarbeiter eintrifft.
    
3. Muss die Finanzabteilung jede e-Rechnung manuell zuordnen?
   Nein. Wenn Factorial die entsprechende Ausgabe identifiziert, wird die e-Rechnung automatisch zugeordnet.
    
4. Warum ist automatische Zuordnung wichtig?
   Es hilft, die doppelte Verarbeitung desselben Kaufs zu verhindern. Zum Beispiel könnte ein Mitarbeiter eine Ausgabe von 180 € zur Erstattung einreichen, während die gleiche Lieferantenrechnung über den e-Rechnungs-Kanal des Unternehmens eingeht. Die automatische Zuordnung hilft, diese Aufzeichnungen zu verbinden, sodass die Finanzabteilung denselben Kauf nicht zweimal verarbeitet.