À partir de septembre 2026, les entreprises françaises seront tenues de recevoir des factures B2B électroniquement. Factorial aide les équipes Finances à gérer ce changement en recevant des factures électroniques directement dans Factorial et en les associant automatiquement à la dépense correspondante.

Dans cet article, vous apprendrez comment les e-factures sont associées aux dépenses en fonction de la manière dont la dépense a été payée.

Aperçu

Les factures B2B électroniques, ou e-factures, sont des factures structurées envoyées électroniquement entre entreprises.

Avec la facturation électronique française, une e-facture peut être automatiquement associée à la dépense à laquelle elle appartient dans Dépenses. Cela aide à prévenir le traitement en double du même achat, par exemple, lorsque qu'un employé est remboursé pour une dépense et que la facture du fournisseur est également reçue par l'entreprise.

L'association se fait automatiquement, donc les employés n'ont pas besoin de changer la manière dont ils soumettent les dépenses et les équipes Finances n'ont pas besoin de réconcilier manuellement la facture.

Configurer l'enregistrement

1. Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
2. Allez dans Dépenses
3. Dans DGFiP, cliquez sur Commencer l'enregistrement
4. Cliquez sur Lancer la signature
5. Sélectionnez un Document d'identité
6. Téléchargez votre document d'identité
7. Vous serez redirigé vers Signaturit pour signer électroniquement votre enregistrement
8. Suivez le processus et signez
9. Vous pouvez télécharger le document signé en retournant dans la section DGFiP

Méthodes de paiement

Factorial Card

Lorsqu'un employé paie avec une Factorial Card, la transaction par carte crée déjà une dépense brouillon.

1. L'employé effectue un achat en utilisant sa Factorial Card
2. La transaction par carte crée une dépense brouillon dans Factorial
3. La e-facture du fournisseur arrive dans Factorial
4. Factorial associe automatiquement l'e-facture à la dépense correspondante
5. L'e-facture est liée à la dépense

Dépenses remboursables

Pour les dépenses remboursables payées par un employé :

1. L'employé effectue l'achat
2. L'employé demande une copie de la facture au fournisseur
3. L'employé soumet la dépense dans Factorial comme d'habitude
4. La e-facture du fournisseur arrive dans Factorial
5. Factorial associe automatiquement l'e-facture à la dépense soumise

L'ordre n'a pas d'importance. La e-facture peut arriver avant ou après que l'employé soumette la dépense.

Cartes d'entreprise externes

Pour les dépenses payées avec une carte d'entreprise externe :

1. L'employé effectue l'achat en utilisant la carte d'entreprise externe
2. L'employé soumet la dépense dans Factorial pour déclarer la dépense
3. La e-facture du fournisseur arrive dans Factorial
4. Factorial associe automatiquement l'e-facture à la dépense correspondante

FAQ

1. Les employés doivent-ils changer la manière dont ils soumettent les dépenses ?
   Non. Les employés peuvent continuer à soumettre des dépenses comme d'habitude.
    
2. La e-facture doit-elle arriver avant la dépense ?
   Non. Pour les dépenses remboursables, Factorial peut associer la e-facture qu'elle arrive avant ou après que l'employé soumette la dépense.
    
3. Les Finances doivent-elles associer manuellement chaque e-facture ?
   Non. Lorsque Factorial identifie la dépense correspondante, la e-facture est associée automatiquement.
    
4. Pourquoi l'association automatique est-elle importante ?
   Elle aide à prévenir le traitement en double du même achat. Par exemple, un employé pourrait soumettre une dépense de 180 € pour remboursement tandis que la même facture du fournisseur est reçue par le canal de facturation électronique de l'entreprise. L'association automatique aide à relier ces enregistrements afin que les Finances ne traitent pas le même achat deux fois.