A Factorial permite exportar dados de despesas para fins de relatórios, análises e contabilidade. Você pode exportar sua visualização atual ou usar a exportação avançada para acessar mais filtros e campos.
Existem duas formas principais de exportar despesas:
- Exportar – visualização atual → Exporte rapidamente a lista no seu modo de exibição, incluindo os filtros aplicados e as colunas selecionadas.
- Exportação avançada → Personalize filtros, selecione campos adicionais, renomeie rótulos de colunas e reordene colunas para uma análise mais aprofundada.
Se um administrador fizer um download de uma exportação, como Despesas (PDF), Exportações Universais (Excel/CSV) ou Faturas, o sistema detectará que a ação foi realizada com privilégios de administrador.
Em vez de enviar o e-mail de exportação para o usuário representado, a Factorial identifica o administrador que iniciou a sessão e envia a notificação de exportação e o arquivo diretamente para ele.
Isso garante que os dados exportados sempre cheguem à pessoa que realiza a ação durante a representação indevida.
Exportar – visualização atual
Esta é a opção mais rápida quando você deseja exportar de forma simples a tabela que está visualizando no momento.
- No menu lateral esquerdo, acesse Gastos → Despesas de colaborador → Despesas
- Clique nos três pontos.
- Selecione Exportar para CSV.
- Você receberá uma notificação por e-mail e nas Notificações.
Colunas opcionais que você pode habilitar:
- Data de criação
- Tipo de documento
- Referência interna
- Método de pagamento
- Valor reembolsável
Exportar despesas individuais para PDF
Você pode exportar despesas individuais para PDF diretamente da lista de despesas.
- Selecione as despesas que deseja exportar.
- Selecione Exportar para PDF.
O PDF inclui as imagens dos comprovantes das despesas selecionadas.
Disponível na Web.
Exportação avançada
- No menu lateral esquerdo, acesse Gastos → Despesas de colaborador → Despesas.
- Selecione Exportação avançada.
- Escolha entre XLSX ou CSV.
- Defina os filtros e preencha os detalhes.
- Clique em Exportar.
Uma lista de Exportações recentes no topo do painel lateral de exportação mostra a data e o status de cada solicitação, com uma opção de Baixar assim que o arquivo estiver pronto.
A exportação avançada oferece mais flexibilidade, permitindo renomear colunas, reordená-las e extrair valores de vários níveis (por exemplo, campos fiscais e datas de aprovação para até 5 níveis de aprovação).
Filtros disponíveis:
- Data de aprovação
- Orçamento
- Categoria
- Data de criação
- Moeda do documento
- Data do documento
- Tipo de documento
- Tipo de despesa
- Proprietário
- Pessoa jurídica do proprietário
- Pagamento
- Aprovações pendentes
- Fase
- Projeto
- Moeda reembolsável
- Reportado por
- Enviado em
- Status
- Equipe
- Transação paga com atraso
Os campos extraíveis incluem:
- Alertas
- Data de aprovação
- Data de aprovação por nível (até 5 níveis)
- Valor base (até 5 níveis)
- ID do orçamento / Nome do orçamento
- Últimos 4 dígitos do cartão
- Categoria / Subcategoria
- Centro de custos
- Data de criação
- Descrição
- Valor, moeda, data, número e tipo do documento
- Nome / número da conta bancária do colaborador
- Data de término / Data de início
- Taxa de câmbio
- ID do grupo de despesas / ID da despesa
- Tipo de despesa
- ID do grupo / Nome do grupo
- Referência interna
- Link para a Factorial
- Taxa por quilômetro, unidade, quilometragem total, ida e volta
- Ciclo de folha de pagamento
- Projeto / Código do projeto / Subprojeto
- Valor reembolsável / moeda
- Data da rejeição / motivo da rejeição
- Reportado por
- Status
- Número de Identificação Fiscal (NIF) do fornecedor
- Valor e tipo de imposto (até 5 níveis)
- Nome do fornecedor
Use a opção Exportação Avançada quando precisar de conjuntos de dados detalhados e personalizáveis para relatórios financeiros ou auditorias.
Se precisar de um relatório mais personalizado, você pode criar um a partir do Análises usando o construtor de widgets, desde que esteja incluído no seu plano.
Dicas e boas práticas
- Use a opção de exportação da visualização atual para obter listas rápidas.
- Alterne para a exportação avançada para relatórios financeiros, conciliações ou quando precisar de dados fiscais, aprovações em vários níveis ou dados orçamentários.
- Na exportação avançada, renomeie e reordene as colunas para que correspondam aos modelos de relatório da sua empresa.
- Salve seus arquivos de exportação (CSV ou Excel) em um local seguro para fins de conformidade e auditoria.
Perguntas frequentes
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Posso agendar exportações automáticas?
Atualmente não. As exportações devem ser acionadas manualmente.
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Quais formatos são suportados?
Os dados para exportação estão disponíveis em CSV e Excel. As despesas e os grupos de despesas também podem ser exportados em PDF.
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Posso alterar a ordem das colunas?
Sim, na interface do usuário da visualização atual e na exportação avançada para arquivos baixados.