Factorial consente di esportare i dati delle spese a fini di reporting, analisi e contabilità. È possibile esportare la vista corrente o utilizzare l' esportazione avanzata per accedere a più filtri e campi.
Esistono due modi principali per esportare le spese:
- Esporta – vista corrente → Esporta rapidamente l'elenco così come viene visualizzato sullo schermo, inclusi i filtri applicati e le colonne selezionate.
- Esportazione avanzata → Personalizza i filtri, seleziona campi aggiuntivi, rinomina le etichette delle colonne e riordina le colonne per un'analisi più approfondita.
Esportazione – vista corrente
- Nella barra laterale, vai su Spese → Spese dipendenti → Spese
- Clicca sui tre punti
- Seleziona Esporta vista
Filtri disponibili:
- Data di approvazione
- Categoria
- Data di creazione
- Valuta del documento
- Data del documento
- Tipo di documento
- Tipo di spesa
- Proprietario
- Persona giuridica proprietaria
- Pagamento
- Approvazioni in sospeso
- Progetto
- Valuta rimborsabile
- Segnalato da
- Stato
- Sottoprogetto
- Squadra
Colonne visualizzate per impostazione predefinita:
- Avvisi
- Quantità
- Categoria
- Data del documento
- Proprietario
- Stato
Colonne facoltative che puoi abilitare:
- Data di creazione
- Tipo di documento
- Riferimento interno
- Metodo di pagamento
- Importo rimborsabile
Questa è l'opzione più rapida quando si desidera esportare semplicemente la tabella che si sta visualizzando.
Esportazione avanzata
- Nella barra laterale, vai su Spese → Spese dipendenti → Spese
- Clicca sui tre punti
- Seleziona Esportazione avanzata
L'esportazione avanzata offre maggiore flessibilità, consentendo di rinominare le colonne, riordinarle ed estrarre valori multilivello (ad esempio, campi fiscali e date di approvazione per un massimo di 5 livelli di approvazione).
Filtri disponibili:
- Data di approvazione
- Categoria
- Data di creazione
- Valuta del documento
- Data del documento
- Tipo di documento
- Tipo di spesa
- Proprietario
- Persona giuridica proprietaria
- Pagamento
- Approvazioni in sospeso
- Progetto
- Valuta rimborsabile
- Segnalato da
- Stato
- Sottoprogetto
- Squadra
I campi estraibili includono:
- Avvisi
- Data di approvazione
- Data del livello di approvazione (fino a 5 livelli)
- Importo base (fino a 5 livelli)
- ID budget / Nome budget
- Ultime 4 cifre della carta
- Categoria / Sottocategoria
- centro di costo
- Data di creazione
- Descrizione
- Importo del documento, valuta, data, numero, tipo
- Nome/numero del conto bancario del dipendente
- Data di fine / Data di inizio
- Tasso di cambio
- ID gruppo di spesa / ID spesa
- Tipo di spesa
- ID gruppo / Nome gruppo
- Riferimento interno
- Collegamento a Factorial
- Tariffa chilometrica, unità, chilometraggio totale, andata e ritorno
- Ciclo di pagamento
- Progetto / Codice progetto / Sottoprogetto
- Importo rimborsabile / valuta
- Data di rifiuto / motivo del rifiuto
- Segnalato da
- Stato
- Codice fiscale del fornitore
- Importo e tipo di imposta (fino a 5 livelli)
- Nome del fornitore
Utilizza l'esportazione avanzata quando hai bisogno di set di dati dettagliati e personalizzabili per la rendicontazione finanziaria o gli audit.
Se hai bisogno di un report più personalizzato, puoi crearne uno da Analytics utilizzando il generatore di widget, a condizione che sia incluso nel tuo piano.
Suggerimenti e buone pratiche
- Utilizzare l'esportazione della vista corrente per elenchi rapidi.
- Passa all'esportazione avanzata per report finanziari, riconciliazioni o quando hai bisogno di dati fiscali, approvazioni multilivello o di budget.
- Rinomina e riordina le colonne nell'esportazione avanzata per adattarle ai modelli di reporting della tua azienda.
- Salva i file di esportazione (CSV o Excel) in un luogo sicuro per scopi di conformità e controllo.
Domande frequenti
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Posso programmare esportazioni automatiche?
Al momento no. Le esportazioni devono essere avviate manualmente.
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Quali formati sono supportati?
Le esportazioni sono disponibili in formato CSV ed Excel . I gruppi di spesa possono essere esportati anche in formato PDF .
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Posso modificare l'ordine delle colonne?
Sì, nell'interfaccia utente per la vista corrente e nell'esportazione avanzata per i file scaricati.