Factorial können Sie Ausgabendaten für Berichts-, Analyse- und Buchhaltungszwecke exportieren. Sie können entweder Ihre aktuelle Ansicht exportieren oder den erweiterten Export nutzen, um auf weitere Filter und Felder zuzugreifen.
Es gibt zwei Hauptmethoden zum Exportieren von Ausgaben:
- Exportieren – aktuelle Ansicht → Exportieren Sie schnell die Liste wie auf dem Bildschirm angezeigt, einschließlich angewendeter Filter und ausgewählter Spalten.
- Erweiterter Export → Passen Sie Filter an, wählen Sie zusätzliche Felder aus, benennen Sie Spaltenbeschriftungen um und ordnen Sie Spalten für eine tiefergehende Analyse neu an.
Exportieren – aktuelle Ansicht
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Ausgaben → Mitarbeiterausgaben → Ausgaben
- Klicken Sie auf die drei Punkte
- Wählen Sie die Exportansicht
Verfügbare Filter:
- Genehmigungsdatum
- Kategorie
- Erstellungsdatum
- Belegwährung
- Dokumentdatum
- Dokumenttyp
- Ausgabenart
- Eigentümer
- Eigentümer juristische Person
- Zahlung
- Ausstehende Genehmigungen
- Projekt
- Erstattungsfähige Währung
- Gemeldet von
- Status
- Teilprojekt
- Team
Standardmäßig angezeigte Spalten:
- Warnungen
- Menge
- Kategorie
- Dokumentdatum
- Eigentümer
- Status
Optionale Spalten, die Sie aktivieren können:
- Erstellungsdatum
- Dokumenttyp
- Interne Referenz
- Zahlungsmethode
- Erstattungsfähiger Betrag
Dies ist die schnellste Option, wenn Sie einen einfachen Export der aktuell angezeigten Tabelle wünschen.
Erweiterter Export
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Ausgaben → Mitarbeiterausgaben → Ausgaben
- Klicken Sie auf die drei Punkte
- Wählen Sie Erweiterter Export
Der erweiterte Export bietet mehr Flexibilität, da Sie Spalten umbenennen und neu anordnen sowie mehrstufige Werte extrahieren können (z. B. Steuerfelder und Genehmigungsdaten für bis zu 5 Genehmigungsebenen).
Verfügbare Filter:
- Genehmigungsdatum
- Kategorie
- Erstellungsdatum
- Belegwährung
- Dokumentdatum
- Dokumenttyp
- Ausgabenart
- Eigentümer
- Eigentümer juristische Person
- Zahlung
- Ausstehende Genehmigungen
- Projekt
- Erstattungsfähige Währung
- Gemeldet von
- Status
- Teilprojekt
- Team
Zu den extrahierbaren Feldern gehören:
- Warnungen
- Genehmigungsdatum
- Datum der Genehmigungsebene (bis zu 5 Ebenen)
- Grundbetrag (bis zu 5 Stufen)
- Budget-ID / Budgetname
- Die letzten 4 Ziffern der Karte
- Kategorie / Unterkategorie
- Kostenstelle
- Erstellungsdatum
- Beschreibung
- Belegbetrag, Währung, Datum, Nummer, Art
- Name/Nummer des Bankkontos des Mitarbeiters
- Enddatum / Startdatum
- Wechselkurs
- Ausgabengruppen-ID / Ausgaben-ID
- Ausgabenart
- Gruppen-ID / Gruppenname
- Interne Referenz
- Link zu Factorial
- Kilometersatz, Einheit, Gesamtkilometer, Hin- und Rückfahrt
- Gehaltsabrechnungszyklus
- Projekt / Projektcode / Teilprojekt
- Erstattungsbetrag / Währung
- Ablehnungsdatum / Ablehnungsgrund
- Gemeldet von
- Status
- Lieferanten-TIN (Steuernummer)
- Steuerbetrag und Steuerart (bis zu 5 Stufen)
- Name des Anbieters
Verwenden Sie den erweiterten Export, wenn Sie detaillierte, anpassbare Datensätze für Finanzberichte oder Audits benötigen.
Wenn Sie einen individuelleren Bericht benötigen, können Sie mithilfe des Widget-Builders einen aus Analytics erstellen, sofern dieser in Ihrem Plan enthalten ist.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Verwenden Sie den aktuellen Ansichtsexport für Schnelllisten.
- Wechseln Sie zum erweiterten Export für Finanzberichte, Abstimmungen oder wenn Sie Steuerdaten, mehrstufige Genehmigungen oder Budgetdaten benötigen.
- Benennen Sie Spalten im erweiterten Export um und ordnen Sie sie neu an, damit sie den Berichtsvorlagen Ihres Unternehmens entsprechen.
- Speichern Sie Ihre Exportdateien (CSV oder Excel) zu Compliance- und Auditzwecken an einem sicheren Ort.
Häufig gestellte Fragen
-
Kann ich automatische Exporte planen?
Derzeit nicht. Exporte müssen manuell ausgelöst werden.
-
Welche Formate werden unterstützt?
Exporte sind in CSV und Excel möglich. Ausgabengruppen können auch als PDF exportiert werden.
-
Kann ich die Spaltenreihenfolge ändern?
Ja, in der Benutzeroberfläche für die aktuelle Ansicht und im erweiterten Export für heruntergeladene Dateien.