Factorial können Sie Ausgabendaten für Berichts-, Analyse- und Buchhaltungszwecke exportieren. Sie können entweder Ihre aktuelle Ansicht exportieren oder den erweiterten Export nutzen, um auf weitere Filter und Felder zuzugreifen.
Es gibt zwei Hauptwege, Ausgaben zu exportieren:
- Exportieren – Aktuelle Ansicht → Exportieren Sie schnell die Liste, wie sie auf dem Bildschirm angezeigt wird, einschließlich angewendeter Filter und ausgewählter Spalten.
- Erweiterter Export → Filter anpassen, zusätzliche Felder auswählen, Spaltenbezeichnungen umbenennen und Spalten für eine detailliertere Analyse neu anordnen.
Wenn ein Administrator eine Aktion ausführt, um einen Export wie Ausgaben (PDF), Universelle Exporte (Excel/CSV) oder Rechnungen herunterzuladen, erkennt das System, dass die Aktion unter „Become“ durchgeführt wurde.
Anstatt die Export-E-Mail an den Benutzer zu senden, dessen Identität angenommen wurde, ermittelt Factorial den Administrator, der die Become-Sitzung initiiert hat, und sendet die Exportbenachrichtigung und die Datei direkt an diesen.
Dadurch wird sichergestellt, dass die exportierten Daten während der Identitätswechsel-Aktion immer die Person erreichen, die die Aktion ausführt.
Exportieren – aktuelle Ansicht
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Ausgaben → Mitarbeiterausgaben → Ausgaben
- Klicken Sie auf die drei Punkte.
- Exportansicht auswählen
Verfügbare Filter:
- Genehmigungsdatum
- Kategorie
- Erstellungsdatum
- Dokumentenwährung
- Dokumentdatum
- Dokumenttyp
- Ausgabenart
- Eigentümer
- Eigentümer (juristische Person)
- Zahlung
- Genehmigungen ausstehend
- Projekt
- Erstattungsfähige Währung
- Bericht von
- Status
- Teilprojekt
- Team
Standardmäßig angezeigte Spalten:
- Warnmeldungen
- Menge
- Kategorie
- Dokumentdatum
- Eigentümer
- Status
Optionale Spalten, die Sie aktivieren können:
- Erstellungsdatum
- Dokumenttyp
- Interne Referenz
- Zahlungsmethode
- Erstattungsfähiger Betrag
Dies ist die schnellste Option, wenn Sie einen einfachen Export der aktuell angezeigten Tabelle wünschen.
Erweiterter Export
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Ausgaben → Mitarbeiterausgaben → Ausgaben
- Klicken Sie auf die drei Punkte.
- Wählen Sie „Erweiterter Export“ aus.
Der erweiterte Export bietet mehr Flexibilität, da Sie Spalten umbenennen, neu anordnen und mehrstufige Werte extrahieren können (z. B. Steuerfelder und Genehmigungsdaten für bis zu 5 Genehmigungsebenen).
Verfügbare Filter:
- Genehmigungsdatum
- Kategorie
- Erstellungsdatum
- Dokumentenwährung
- Dokumentdatum
- Dokumenttyp
- Ausgabenart
- Eigentümer
- Eigentümer (juristische Person)
- Zahlung
- Genehmigungen ausstehend
- Projekt
- Erstattungsfähige Währung
- Bericht von
- Status
- Teilprojekt
- Team
Zu den extrahierbaren Feldern gehören:
- Warnmeldungen
- Genehmigungsdatum
- Datum der Genehmigungsstufe (bis zu 5 Stufen)
- Grundbetrag (bis zu 5 Stufen)
- Budget-ID / Budgetname
- Die letzten 4 Ziffern der Karte
- Kategorie / Unterkategorie
- Kostenstelle
- Erstellungsdatum
- Beschreibung
- Dokumentbetrag, Währung, Datum, Nummer, Art
- Name/Nummer des Bankkontos des Mitarbeiters
- Enddatum / Startdatum
- Wechselkurs
- Ausgabengruppen-ID / Ausgaben-ID
- Ausgabenart
- Gruppen-ID / Gruppenname
- Interne Referenz
- Link zur Factorial
- Kilometerpreis, Einheit, Gesamtkilometer, Hin- und Rückfahrt
- Lohnabrechnungszyklus
- Projekt / Projektcode / Teilprojekt
- Erstattungsbetrag / Währung
- Ablehnungsdatum / Ablehnungsgrund
- Bericht von
- Status
- Lieferanten-Steuernummer (Steuernummer)
- Steuerbetrag und Steuerart (bis zu 5 Stufen)
- Name des Anbieters
Verwenden Sie die erweiterte Exportfunktion, wenn Sie detaillierte, anpassbare Datensätze für Finanzberichte oder Audits benötigen.
Falls Sie einen individuelleren Bericht benötigen, können Sie diesen mit dem Widget-Builder von Analytics erstellen, sofern dies in Ihrem Plan enthalten ist.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Verwenden Sie den Export der aktuellen Ansicht für Schnelllisten.
- Wechseln Sie zur erweiterten Exportfunktion für Finanzberichte, Abstimmungen oder wenn Sie Steuerdaten, Genehmigungen auf mehreren Ebenen oder Budgetdaten benötigen.
- Benennen und ordnen Sie die Spalten im erweiterten Exportmodus neu an, um sie an die Berichtsvorlagen Ihres Unternehmens anzupassen.
- Speichern Sie Ihre Exportdateien (CSV oder Excel) an einem sicheren Ort, um die Einhaltung von Vorschriften und die Durchführung von Audits zu gewährleisten.
Häufig gestellte Fragen
- Kann ich automatische Exporte planen?
Derzeit nicht. Exporte müssen manuell ausgelöst werden.
- Welche Formate werden unterstützt?
Exporte sind im CSV- und Excel-Format möglich. Ausgabengruppen können auch als PDF exportiert werden.
- Kann ich die Spaltenreihenfolge ändern?
Ja, in der Benutzeroberfläche für die aktuelle Ansicht und im erweiterten Export für heruntergeladene Dateien.