Factorial us permet exportar dades de despeses per a informes, anàlisis i comptabilitat. Podeu exportar la vista actual o utilitzar l' exportació avançada per accedir a més filtres i camps.
Hi ha dues maneres principals d'exportar despeses:
- Exporta – vista actual → Exporta ràpidament la llista tal com es mostra a la pantalla, incloent-hi els filtres aplicats i les columnes seleccionades.
- Exportació avançada → Personalitza filtres, selecciona camps addicionals, canvia el nom de les etiquetes de les columnes i reordena les columnes per a una anàlisi més profunda.
Si un administrador fa una acció per descarregar una exportació com ara Despeses (PDF), Exportacions universals (Excel/CSV) o Factures, el sistema detecta que l'acció s'ha realitzat a Become.
En lloc d'enviar el correu electrònic d'exportació a l'usuari suplantat, Factorial identifica l'administrador que va iniciar la sessió Become i li envia la notificació d'exportació i el fitxer directament.
Això garanteix que les dades exportades sempre arribin a la persona que realitza l'acció durant la suplantació d'identitat.
Exporta – vista actual
- A la barra lateral, aneu a Despeses → Despeses dels empleats → Despeses
- Feu clic als tres punts
- Selecciona la vista Exporta
Filtres disponibles:
- Data d'aprovació
- Categoria
- Data de creació
- Moneda del document
- Data del document
- Tipus de document
- Tipus de despesa
- propietari
- Entitat jurídica propietària
- Pagament
- Aprovacions pendents
- Projecte
- moneda reemborsable
- Reportat per
- Estat
- Subprojecte
- Equip
Columnes que es mostren per defecte:
- Alertes
- Import
- Categoria
- Data del document
- propietari
- Estat
Columnes opcionals que podeu habilitar:
- Data de creació
- Tipus de document
- Referència interna
- Mètode de pagament
- Import reemborsable
Aquesta és l'opció més ràpida quan voleu una exportació senzilla de la taula que esteu veient actualment.
Exportació avançada
- A la barra lateral, aneu a Despeses → Despeses dels empleats → Despeses
- Feu clic als tres punts
- Seleccioneu Exportació avançada
L'exportació avançada ofereix més flexibilitat, ja que permet canviar el nom de les columnes, reordenar-les i extreure valors de diversos nivells (per exemple, camps fiscals i dates d'aprovació per a un màxim de 5 nivells d'aprovació).
Filtres disponibles:
- Data d'aprovació
- Categoria
- Data de creació
- Moneda del document
- Data del document
- Tipus de document
- Tipus de despesa
- propietari
- Entitat jurídica propietària
- Pagament
- Aprovacions pendents
- Projecte
- moneda reemborsable
- Reportat per
- Estat
- Subprojecte
- Equip
Els camps extraïbles inclouen:
- Alertes
- Data d'aprovació
- Data del nivell d'aprovació (fins a 5 nivells)
- Import base (fins a 5 nivells)
- ID del pressupost / Nom del pressupost
- Últims 4 dígits de la targeta
- Categoria / Subcategoria
- Centre de cost
- Data de creació
- Descripció
- Import, moneda, data, número, tipus del document
- Nom/número del compte bancari de l'empleat
- Data de finalització / Data d'inici
- tipus de canvi
- ID del grup de despeses / ID de despeses
- Tipus de despesa
- ID de grup / Nom del grup
- Referència interna
- Enllaç a Factorial
- quilometratge, unitat, quilometratge total, trajecte d'anada i tornada
- Cicle de nòmines
- Projecte / Codi de projecte / Subprojecte
- Import / moneda reemborsable
- Data de rebuig / motiu del rebuig
- Reportat per
- Estat
- NIF del proveïdor (identificador fiscal)
- Import i tipus d'impost (fins a 5 nivells)
- Nom del proveïdor
Feu servir l'exportació avançada quan necessiteu conjunts de dades detallats i personalitzables per a informes financers o auditories.
Si necessiteu un informe més personalitzat, podeu crear-ne un des d'Analytics mitjançant el creador de widgets, sempre que estigui inclòs al vostre pla.
Consells i bones pràctiques
- Utilitzeu l'exportació de la vista actual per a llistes ràpides.
- Canvieu a l'exportació avançada per a informes financers, reconciliacions o quan necessiteu impostos, aprovacions multinivell o dades pressupostàries.
- Canvieu el nom i reordeneu les columnes a l'exportació avançada perquè coincideixin amb les plantilles d'informes de la vostra empresa.
- Deseu els fitxers d'exportació (CSV o Excel) en una ubicació segura per a finalitats de compliment normatiu i auditoria.
Preguntes freqüents
- Puc programar exportacions automàtiques?
Actualment no. Les exportacions s'han d'activar manualment.
- Quins formats són compatibles?
Les exportacions estan disponibles en CSV i Excel . Els grups de despeses també es poden exportar com a PDF .
- Puc canviar l'ordre de les columnes?
Sí, a la interfície d'usuari de la vista actual i a l'exportació avançada per als fitxers descarregats.