Ausgabenprüfungen lesen jede Ausgabe und ihren Beleg, sobald sie eingereicht werden, und kennzeichnen alles, was gegen die Regeln deines Unternehmens verstößt. Genehmigende Personen und die Finanzabteilung müssen nicht mehr jede Ausgabe und jeden Beleg manuell überprüfen: Sie können sich auf die Ausgaben konzentrieren, die eine genauere Prüfung benötigen.
Warum Ausgabenprüfungen verwenden
- Bei Eingang geprüft. One prüft jede Ausgabe und ihren Beleg, während sie eingereicht wird, und kennzeichnet alles, was gegen die Regeln verstößt, bevor jemand sie genehmigt.
- Empfohlene Prüfungen von Anfang an. Jedes neue Unternehmen beginnt mit einer Reihe empfohlener Standardprüfungen, die bereits aktiviert sind. Es gibt nichts einzurichten.
- Deine Regeln, deine Art. Bearbeite jede Prüfung, füge deine eigenen Grenzen hinzu (zum Beispiel für Hotels, Mahlzeiten oder Taxis) oder schalte Prüfungen aus.
- Genehmigungen automatisieren. Verbinde die Prüfungen mit deinem Genehmigungsprozess, um saubere Ausgaben automatisch zu genehmigen und klare Regelverstöße automatisch abzulehnen.
Wie Ausgaben gekennzeichnet werden
Jede Prüfung kann eine von zwei Arten von Flaggen auslösen:
| Flagge | Was es bedeutet | Beispiele |
|---|---|---|
| Weiche Flagge | Die Ausgabe wird weiterbearbeitet und die genehmigende Person wird gebeten, einen Blick darauf zu werfen. | Kein Beleg oder ein unleserlicher Beleg, Ausgabe 30+ Tage zu spät eingereicht, Ausgaben am Wochenende, Business Class, eine Mahlzeit ohne benannte Teilnehmer. |
| Harsh Flagge | Die genehmigende Person wird gewarnt, die Ausgabe nicht zu genehmigen. | Beleg datiert nach der Einreichung der Ausgabe, Betrag über dem Belegtotal, Artikel, die nicht erstattet werden (Tabak, Bußgelder, Geschenkkarten, Minibar). |
Du entscheidest, welche Prüfungen gelten und wie streng sie sind, damit die Regeln zu deinem Unternehmen passen.
Prüfungen, die immer aktiv sind
Einige Prüfungen werden immer durchgeführt:
- Der gleiche Beleg wird zweimal geltend gemacht.
- Eine Karten-Ausgabe wird auch als manuelle Ausgabe geltend gemacht.
- Überlappende Tagegelder.
- Eine manuell bearbeitete Kilometerdistanz.
Bearbeite deine Ausgabenprüfungen
- Gehe zu Einstellungen > Ausgaben > Ausgabenprüfungen
- Klicke auf Bearbeiten oder Prüfung hinzufügen
- Bearbeite jede Prüfung, füge deine eigenen Grenzen hinzu oder schalte Prüfungen aus.
Verwende Ausgabenprüfungen in deinem Genehmigungsprozess
Im Genehmigungsprozess kommt jede geprüfte Ausgabe als genehmigen, überprüfen oder ablehnen. Du kannst dieses Ergebnis als Bedingung in deinem Prozess verwenden, zum Beispiel:
- Keine Flaggen → automatisch genehmigen.
- Harsh Flagge → automatisch ablehnen.
- Weiche Flagge → Überprüfung durch die Finanzabteilung.
Um zu lernen, wie man diese Regeln erstellt, siehe Genehmigungsprozesse für Ausgaben einrichten.
AI-Guthaben
Jede geprüfte Ausgabe verwendet 2 AI-Guthaben.
Wenn dein Unternehmen keine Guthaben mehr hat:
- Genehmigende Personen sehen die Ausgabe als Nicht geprüft.
- Administratoren erhalten eine Benachrichtigung mit der Option Mehr Guthaben erhalten.
- Mitarbeitende sehen keine Änderung.
Sobald wieder Guthaben verfügbar sind, werden Ausgaben, die noch auf Genehmigung warten, innerhalb einer Stunde automatisch geprüft.
Tipp: Plane, was mit nicht geprüften Ausgaben in deinem Genehmigungsprozess passiert, damit keine Ausgabe versehentlich ohne Überprüfung genehmigt wird.
FAQ
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Musste ich Ausgabenprüfungen einrichten?
Nein. Neue Unternehmen beginnen mit einer Reihe empfohlener Prüfungen, die bereits aktiviert sind. Du kannst sie jederzeit in Einstellungen > Ausgaben > Ausgabenprüfungen > Prüfungen bearbeiten bearbeiten.
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Wie weiß ich, dass Ausgabenprüfungen aktiv sind?
Administratoren sehen ein "Ausgabenprüfungen sind aktiv" Banner in Ausgaben. Eine kurze Tour in Ausgaben und in den Einstellungen erklärt die neuen Benachrichtigungen.
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Lehnt eine Flagge die Ausgabe automatisch ab?
Nicht von alleine. Eine weiche Flagge bittet die genehmigende Person um einen Blick, und eine harte Flagge rät der genehmigenden Person, nicht zu genehmigen. Ausgaben werden nur automatisch genehmigt oder abgelehnt, wenn du dies in deinem Genehmigungsprozess einrichtest.
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Kann ich eine Prüfung ausschalten?
Ja, außer für die Prüfungen, die immer aktiv sind: der gleiche Beleg, der zweimal geltend gemacht wird, eine Karten-Ausgabe, die auch manuell geltend gemacht wird, überlappende Tagegelder und manuell bearbeitete Kilometerdistanzen.