Vérifications des dépenses examine chaque dépense et son reçu dès qu'il est soumis, et signale tout ce qui enfreint les règles de votre entreprise. Les approbateurs et le service financier n'ont plus besoin de vérifier chaque dépense et reçu manuellement : ils peuvent se concentrer sur les dépenses qui nécessitent un examen plus approfondi.
Pourquoi utiliser les Vérifications des dépenses
- Vérifié à l'arrivée. One lit chaque dépense et son reçu dès qu'il est soumis et signale tout ce qui enfreint les règles, avant quiconque ne l'approuve.
- Vérifications recommandées dès le premier jour. Chaque nouvelle entreprise commence avec un ensemble de vérifications par défaut recommandées déjà activées. Il n'y a rien à configurer.
- Vos règles, votre manière. Modifiez toute vérification, ajoutez vos propres limites (par exemple pour les hôtels, les repas ou les taxis), ou désactivez les vérifications.
- Automatiser les approbations. Connectez les vérifications à votre flux d'approbation pour approuver automatiquement les dépenses conformes et rejeter automatiquement les violations claires de la politique.
Comment les dépenses sont signalées
Chaque vérification peut lever l'un des deux types de signal :
| Signal | Ce que cela signifie | Exemples |
|---|---|---|
| Signal doux | La dépense continue d'avancer et l'approbateur est invité à y jeter un œil. | Aucun reçu ou un reçu illisible, dépense envoyée avec plus de 30 jours de retard, dépenses de week-end, classe affaires, un repas sans participants nommés. |
| Signal fort | L'approbateur est averti de ne pas approuver la dépense. | Reçu daté après l'envoi de la dépense, montant supérieur au total du reçu, articles que les entreprises ne remboursent pas (tabac, amendes, cartes-cadeaux, minibar). |
Vous décidez quelles vérifications s'appliquent et leur rigueur, afin que les règles correspondent à votre entreprise.
Vérifications toujours actives
Certaines vérifications sont toujours effectuées :
- Le même reçu réclamé deux fois.
- Une dépense par carte également réclamée comme dépense manuelle.
- Per diem qui se chevauchent.
- Une distance de kilométrage qui a été modifiée manuellement.
Modifier vos vérifications de dépenses
- Allez dans Paramètres > Dépenses > Vérifications des dépenses
- Cliquez sur Modifier ou Ajouter une vérification
- Modifiez toute vérification, ajoutez vos propres limites ou désactivez les vérifications.
Utiliser les Vérifications des dépenses dans votre flux d'approbation
Dans le flux d'approbation, chaque dépense vérifiée arrive comme approuver, examiner ou rejeter. Vous pouvez utiliser ce résultat comme condition dans votre flux, par exemple :
- Aucun signal → approbation automatique.
- Signal fort → rejet automatique.
- Signal doux → examen par le service financier.
Pour apprendre à construire ces règles, consultez Configurer les flux d'approbation pour les dépenses.
Crédits AI
Chaque dépense vérifiée utilise 2 crédits AI.
Si votre entreprise manque de crédits :
- Les approbateurs voient la dépense comme Non vérifiée.
- Les administrateurs reçoivent une alerte avec une option Obtenir plus de crédits.
- Les employés ne voient aucun changement.
Une fois les crédits à nouveau disponibles, les dépenses en attente d'approbation sont vérifiées automatiquement dans l'heure.
Conseil : Planifiez ce qui arrive aux dépenses Non vérifiées dans votre flux d'approbation, afin qu'aucune dépense ne soit approuvée sans examen par erreur.
FAQ
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Dois-je configurer les Vérifications des dépenses ?
Non. Les nouvelles entreprises commencent avec un ensemble de vérifications recommandées déjà activées. Vous pouvez les modifier à tout moment dans Paramètres > Dépenses > Vérifications des dépenses > Modifier les vérifications.
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Comment savoir si les Vérifications des dépenses sont activées ?
Les administrateurs voient une bannière "Les Vérifications des dépenses sont activées" dans les Dépenses. Une courte visite dans les Dépenses et dans les Paramètres explique les nouvelles alertes.
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Un signal rejette-t-il automatiquement la dépense ?
Pas à lui seul. Un signal doux demande à l'approbateur d'y jeter un œil, et un signal fort conseille à l'approbateur de ne pas approuver. Les dépenses ne sont approuvées ou rejetées automatiquement que si vous le configurez dans votre flux d'approbation.
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Puis-je désactiver une vérification ?
Oui, sauf pour les vérifications qui sont toujours actives : le même reçu réclamé deux fois, une dépense par carte également réclamée manuellement, les per diem qui se chevauchent et les distances de kilométrage modifiées manuellement.