Controlli delle spese leggono ogni spesa e la sua ricevuta non appena vengono inviate, e segnalano qualsiasi cosa che violi le regole della tua azienda. Gli approvatori e il reparto finanziario non devono più controllare ogni spesa e ricevuta a mano: possono concentrarsi sulle spese che necessitano di un'analisi più approfondita.
Perché utilizzare i controlli delle spese
- Controllato all'arrivo. One legge ogni spesa e la sua ricevuta non appena viene inviata e segnala qualsiasi cosa che violi le regole, prima che qualcuno la approvi.
- Controlli raccomandati fin dal primo giorno. Ogni nuova azienda inizia con un insieme di controlli predefiniti già attivi. Non c'è nulla da configurare.
- Le tue regole, il tuo modo. Modifica qualsiasi controllo, aggiungi i tuoi limiti (ad esempio per hotel, pasti o taxi), o disattiva i controlli.
- Automatizza le approvazioni. Collega i controlli al tuo flusso di approvazione per approvare automaticamente le spese pulite e rifiutare automaticamente le violazioni evidenti delle politiche.
Come vengono segnalate le spese
Ogni controllo può sollevare uno dei due tipi di segnalazione:
| Segnale | Cosa significa | Esempi |
|---|---|---|
| Segnale morbido | La spesa continua a muoversi e si chiede all'approvatore di dare un'occhiata. | Nessuna ricevuta o ricevuta illeggibile, spesa inviata con oltre 30 giorni di ritardo, spesa nel fine settimana, classe business, un pasto senza partecipanti nominati. |
| Segnale duro | Si consiglia all'approvatore di non approvare la spesa. | Ricevuta datata dopo l'invio della spesa, importo superiore al totale della ricevuta, articoli che le aziende non rimborsano (tabacco, multe, carte regalo, minibar). |
Decidi quali controlli si applicano e quanto siano severi, affinché le regole si adattino alla tua azienda.
Controlli sempre attivi
Alcuni controlli vengono sempre eseguiti:
- La stessa ricevuta richiesta due volte.
- Una spesa con carta richiesta anche come spesa manuale.
- Diari sovrapposti.
- Una distanza di chilometraggio modificata manualmente.
Modifica i tuoi controlli delle spese
- Vai su Impostazioni > Spese > Controlli delle spese
- Fai clic su Modifica o Aggiungi controllo
- Modifica qualsiasi controllo, aggiungi i tuoi limiti o disattiva i controlli.
Utilizza i controlli delle spese nel tuo flusso di approvazione
Nel flusso di approvazione, ogni spesa controllata arriva come approva, rivedi o rifiuta. Puoi utilizzare questo risultato come condizione nel tuo flusso, ad esempio:
- Nessun segnale → approvazione automatica.
- Segnale duro → rifiuto automatico.
- Segnale morbido → revisione da parte della finanza.
Per sapere come costruire queste regole, consulta Imposta flussi di approvazione per le spese.
Crediti AI
Ogni spesa controllata utilizza 2 crediti AI.
Se la tua azienda esaurisce i crediti:
- Gli approvatori vedono la spesa come Non controllata.
- Gli amministratori ricevono un avviso con un'opzione Ottieni più crediti.
- I dipendenti non vedono alcuna modifica.
Una volta che i crediti sono di nuovo disponibili, le spese in attesa di approvazione vengono controllate automaticamente entro un'ora.
Consiglio: Pianifica cosa succede alle spese Non controllate nel tuo flusso di approvazione, affinché nessuna spesa venga approvata senza una revisione per errore.
FAQ
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Devo impostare i controlli delle spese?
No. Le nuove aziende iniziano con un insieme di controlli raccomandati già attivi. Puoi modificarli in qualsiasi momento in Impostazioni > Spese > Controlli delle spese > Modifica controlli.
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Come faccio a sapere se i controlli delle spese sono attivi?
Gli amministratori vedono un banner "I controlli delle spese sono attivi" in Spesa. Un breve tour in Spesa e nelle Impostazioni spiega i nuovi avvisi.
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Un segnale rifiuta automaticamente la spesa?
Non da solo. Un segnale morbido chiede all'approvatore di dare un'occhiata, e un segnale duro consiglia all'approvatore di non approvare. Le spese vengono approvate o rifiutate automaticamente solo se lo imposti nel tuo flusso di approvazione.
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Posso disattivare un controllo?
Sì, tranne per i controlli che sono sempre attivi: la stessa ricevuta richiesta due volte, una spesa con carta richiesta anche manualmente, diari sovrapposti e distanze di chilometraggio modificate manualmente.