Controles de gastos revisan cada gasto y su recibo tan pronto como se envían, y marcan cualquier cosa que infrinja las reglas de tu empresa. Los aprobadores y finanzas ya no tienen que revisar cada gasto y recibo manualmente: pueden centrarse en los gastos que necesitan un examen más detallado.
Por qué usar Controles de gastos
- Revisado al llegar. One revisa cada gasto y su recibo al ser enviado y marca cualquier cosa que infrinja las reglas, antes de que alguien lo apruebe.
- Controles recomendados desde el primer día. Cada nueva empresa comienza con un conjunto de controles predeterminados recomendados ya activados. No hay nada que configurar.
- Tus reglas, a tu manera. Edita cualquier control, añade tus propios límites (por ejemplo, para hoteles, comidas o taxis), o desactiva controles.
- Automatiza aprobaciones. Conecta los controles a tu flujo de aprobación para auto-aprobar gastos limpios y auto-rechazar violaciones claras de políticas.
Cómo se marcan los gastos
Cada control puede levantar uno de dos tipos de banderas:
| Bandera | Qué significa | Ejemplos |
|---|---|---|
| Bandera suave | El gasto sigue avanzando y se le pide al aprobador que lo revise. | Sin recibo o un recibo ilegible, gasto enviado con más de 30 días de retraso, gasto de fin de semana, clase business, una comida sin asistentes nombrados. |
| Bandera dura | Se aconseja al aprobador no aprobar el gasto. | Recibo fechado después de que se envió el gasto, monto superior al total del recibo, artículos que las empresas no reembolsan (tabaco, multas, tarjetas de regalo, minibar). |
Tú decides qué controles se aplican y cuán estrictos son, para que las reglas se ajusten a tu empresa.
Controles que siempre están activos
Algunos controles siempre se ejecutan:
- El mismo recibo reclamado dos veces.
- Un gasto de tarjeta también reclamado como un gasto manual.
- Per diem superpuestos.
- Una distancia de kilometraje que fue editada manualmente.
Edita tus controles de gastos
- Ve a Configuración > Gastos > Controles de gastos
- Haz clic en Editar o Añadir control
- Edita cualquier control, añade tus propios límites, o desactiva controles.
Usa Controles de gastos en tu flujo de aprobación
En el flujo de aprobación, cada gasto revisado llega como aprobar, revisar o rechazar. Puedes usar este resultado como una condición en tu flujo, por ejemplo:
- Sin banderas → auto-aprobar.
- Bandera dura → auto-rechazar.
- Bandera suave → revisión por finanzas.
Para aprender cómo construir estas reglas, consulta Configurar flujos de aprobación para gastos.
Créditos de IA
Cada gasto revisado utiliza 2 créditos de IA.
Si tu empresa se queda sin créditos:
- Aprobadores ven el gasto como No revisado.
- Administradores reciben una alerta con una opción de Obtener más créditos.
- Empleados no ven ningún cambio.
Una vez que los créditos estén disponibles nuevamente, los gastos que aún esperan aprobación se revisan automáticamente dentro de la hora.
Consejo: Planifica lo que sucede con los gastos No revisados en tu flujo de aprobación, para que ningún gasto sea aprobado sin una revisión por error.
FAQ
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¿Necesito configurar Controles de gastos?
No. Las nuevas empresas comienzan con un conjunto de controles recomendados ya activados. Puedes editarlos en cualquier momento en Configuración > Gastos > Controles de gastos > Editar controles.
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¿Cómo sé si los Controles de gastos están activados?
Los administradores ven un banner de "Los Controles de gastos están activados" en Gastos. Un breve recorrido en Gastos y en Configuración explica las nuevas alertas.
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¿Una bandera rechaza el gasto automáticamente?
No por sí sola. Una bandera suave pide al aprobador que lo revise, y una bandera dura aconseja al aprobador no aprobar. Los gastos solo se aprueban o rechazan automáticamente si configuras esto en tu flujo de aprobación.
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¿Puedo desactivar un control?
Sí, excepto para los controles que siempre están activos: el mismo recibo reclamado dos veces, un gasto de tarjeta también reclamado manualmente, per diems superpuestos y distancias de kilometraje editadas manualmente.