Dieser Artikel erklärt, wie Sie die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter von der Zeiterfassung in die Lohnbuchhaltung übertragen und mit einer Lohnabrechnungssoftware wie DATEV synchronisieren. Sie erfahren, wie Sie diese Funktion einrichten und wie sie stundenbasierte Lohnabrechnungsprozesse unterstützt.
Überblick
In vielen Ländern, wie beispielsweise Deutschland, werden Angestellte häufig nach geleisteten Arbeitsstunden und nicht mit einem festen Monatsgehalt bezahlt. Diese Funktion ermöglicht die automatische Übertragung genehmigter Arbeitsstunden aus der Zeiterfassung in die Lohnabrechnung und gewährleistet so eine präzise Lohnberechnung sowie die nahtlose Integration mit DATEV.
Sobald diese Funktion aktiviert ist, werden die Arbeitsstunden von stundenweise bezahlten Mitarbeitern automatisch in der Vergütungsübersicht erfasst und in die Gehaltsabrechnungsexporte aufgenommen.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Nutzen Sie diese Funktion, wenn:
- Sie verwalten Mitarbeiter mit stundenbasierten Gehältern.
- Sie möchten die manuelle Lohnabrechnung reduzieren.
- Sie müssen die Gehaltsabrechnungsdaten an die DATEV-Anforderungen anpassen.
- Sie wünschen sich einen stärker integrierten Workflow zwischen Zeiterfassung und Vergütung.
Anleitung zur Verwendung
Funktionalität einrichten
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen .
- Gehe zu Entschädigung
- Scrollen Sie zu den verbundenen Modulen
- Klicken Sie auf Zeiterfassung
- Aktivieren Sie die Option „Arbeitsstunden“ .
- Gehen Sie zur DATEV-Einstellungsseite
- Ordnen Sie das Konzept der Arbeitsstunden dem entsprechenden DATEV-Gehaltstyp zu.
Übermittelt werden können nur die Arbeitsstunden von Mitarbeitern, deren Grundgehalt stundenweise berechnet wird .
Nutzen Sie die Funktionalität
- Genehmigen Sie die Stundenzettel der Mitarbeiter
- Stellen Sie sicher, dass der entsprechende Gehaltsabrechnungszyklus geöffnet ist.
- Wenn der Zyklus geschlossen ist, werden die Stunden auf den nächsten offenen Zyklus übertragen.
- Nach der Genehmigung werden die geleisteten Arbeitsstunden automatisch in das Vergütungskonto übertragen.
- Überprüfen Sie die Stunden in der Tabelle zum Vergütungszyklus.
- Führen Sie die Gehaltsabrechnungssynchronisierung wie gewohnt durch, um Daten an DATEV zu senden.
Bitte beachten Sie:
- Die Nichtgenehmigung des Stundenzettels eines Mitarbeiters in einem laufenden Lohnabrechnungszyklus führt dazu, dass die vergüteten Arbeitsstunden nicht mehr als vergütet werden.
- Die an die Vergütungsabteilung übermittelten Arbeitsstunden können in der Vergütungsabteilung nicht bearbeitet werden .
- Die DATEV-Synchronisierung der Vergütung funktioniert wie gewohnt und würde diese geleisteten Arbeitsstunden an DATEV übertragen.
- Die geleisteten Arbeitsstunden werden in DATEV dem Monat zugeordnet, in dem sie erfasst wurden. Wenn sich ein Stundenzettel über zwei Monate erstreckt, senden wir die Anzahl der pro Monat erfassten Stunden an DATEV.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Stellen Sie sicher, dass das Grundgehalt der Mitarbeiter auf Stundenbasis eingestellt ist, da ihre Arbeitsstunden sonst nicht übertragen werden.
- Genehmigen Sie Stundenzettel rechtzeitig, um Verzögerungen bei der Lohnabrechnung zu vermeiden.
- Überprüfen Sie die DATEV-Zuordnungen nochmals, um sicherzustellen, dass die Stunden korrekt kategorisiert sind.
- Beachten Sie, dass diese Funktion die Grundlage für eine effizientere Verwaltung von Stundenlohnempfängern in den Bereichen Zeiterfassung und Lohnabrechnung bildet.
Häufig gestellte Fragen
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Welche Mitarbeiter sind in dieser Funktionalität enthalten?
Berücksichtigt werden nur Angestellte mit einem Stundenlohn.
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Was passiert, wenn ich einen Stundenzettel nicht genehmige?
Wenn der Stundenzettel zu einem offenen Abrechnungszeitraum gehört, werden die entsprechenden Arbeitsstunden von der Vergütung abgezogen.
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Kann ich die geleisteten Arbeitsstunden im Bereich Vergütung bearbeiten?
Nein, die aus der Zeiterfassung übertragenen Arbeitsstunden können nicht bearbeitet werden.
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Wie werden die Stunden bei DATEV auf die Monate verteilt?
Wenn sich ein Stundenzettel über mehrere Monate erstreckt, werden die Stunden aufgeteilt und den jeweiligen Monaten zugeordnet, wenn sie an DATEV gesendet werden.
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Erfolgt die DATEV-Synchronisierung automatisch?
Die Synchronisierung erfolgt gemäß dem Standardprozess „Gehaltsabrechnung zu DATEV“. Sie müssen die Gehaltsabrechnungssynchronisierung wie gewohnt ausführen.
Falls die geleisteten Arbeitsstunden nicht in der Vergütungsübersicht angezeigt werden, überprüfen Sie, ob das Gehalt des Mitarbeiters auf Stundenbasis eingestellt ist, ob der Stundenzettel genehmigt wurde und ob der Abrechnungszyklus geöffnet ist.
Falls in DATEV Stunden fehlen, stellen Sie sicher, dass das Konzept der geleisteten Arbeitsstunden in den DATEV-Einstellungen korrekt abgebildet ist und prüfen Sie, ob die Gehaltsabrechnungssynchronisierung erfolgreich abgeschlossen wurde.