La opción "Editar Restricción de Hojas de Horas" de Factorial permite a las empresas añadir una capa de aprobación a las ediciones de las hojas de horas, lo que permite a los/as empleados/as solicitar cambios en lugar de editar sus turnos directamente. Esto ayuda a las organizaciones a mantener un control más estricto sobre los registros de asistencia.
Esta función introduce un flujo de aprobación completo para crear, editar o eliminar turnos, brindando a los/as managers visibilidad y autoridad total sobre los cambios en las hojas de horas.
Cómo configurarlo
- Ir a Configuración → Control Horario
- Seleccionar la Política de control horario para editar
- En la pestaña Configuración de políticas, desplazarse hasta encontrar la opción “Habilitar restricción de edición”
- Habilitarlo para activar el flujo de aprobación
Al habilitar esta función, los/as empleados/as ya no pueden crear, editar ni eliminar turnos directamente. Todos los cambios deben solicitarse y aprobarse.
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Vista como empleado/a
Modificar su hoja de horas:
- En la barra lateral, hacer clic en Fichaje
- Seleccionar el día en el que se quiere agregar o editar un turno. Pueden elegir entre:
- Agregar un nuevo turno
- Editar un turno existente (horas de entrada y salida)
- Eliminar un turno existente
Aparecerá una etiqueta de Solicitud pendiente en el turno hasta que se revise.
Los/as empleados/as pueden actualizar o cancelar sus solicitudes antes de que se procesen. Los/as managers no pueden editarlas.
Vista como manager
- Los/as managers verán todas las solicitudes en su Bandeja de entrada → sección Control horario
- Para cada solicitud, pueden:
- Ver el cambio solicitado (agregar, editar, eliminar)
- Ver cómo afecta al total de horas trabajadas
- Aprobar o rechazar la solicitud
Una vez procesado:
- La etiqueta Pendiente desaparece.
- Los tiempos aprobados se muestran en la hoja de horas.
Notificaciones
- Los/as usuarios/as reciben una notificación cuando sus solicitudes se aprueban o rechazan, siempre que las notificaciones estén habilitadas en sus Preferencias de notificación (habilitadas de forma predeterminada).
- Esto elimina la necesidad de verificar manualmente la plataforma para ver si hay actualizaciones de estado.
Ejemplo de caso de uso
- Un empleado presenta tres solicitudes:
- Añadir un turno de 5:30 a 5:31
- Editar un turno de 5:25 a 5:30
- Eliminar un turno
- La manager, Helen, recibe las solicitudes en su bandeja de entrada.
- Ella aprueba dos y rechaza uno.
- La hoja de horas del empleado se actualiza en consecuencia:
- Aparece el cambio añadido.
- El turno eliminado desapareció.
- El turno editado permanece sin cambios.
Integración con otras funciones
Esta función funciona junto con “Dejar turnos abiertos cuando los/as empleados/as olvidan marcar su salida”.
- Si un turno queda abierto debido a un fichaje de salida faltante, el/a empleado/a ahora puede enviar una solicitud para corregirlo.