Le paramètre de restriction de modification des feuilles de temps dans Factorial permet aux entreprises d'ajouter un niveau d'approbation aux modifications des feuilles de temps, autorisant ainsi les employés à demander des changements au lieu de modifier directement leurs horaires. Cela aide les organisations à mieux contrôler les données de présence, notamment sur des marchés comme le Brésil où la traçabilité et l'approbation des horaires sont essentielles.
Cette fonctionnalité introduit un processus d'approbation complet pour la création, la modification ou la suppression des quarts de travail, offrant aux gestionnaires une visibilité et une autorité totales sur les modifications apportées aux feuilles de temps.
Comment le configurer
- Accédez aux Paramètres → Suivi du temps
- Sélectionnez la politique de suivi du temps à modifier
- Dans l'onglet Paramètres de stratégie , faites défiler jusqu'à trouver le bouton « Activer la restriction de modification ».
- Activez cette option pour lancer le flux d'approbation.
Une fois activée, cette option empêche les employés de créer, modifier ou supprimer directement des horaires. Toute modification doit être demandée et approuvée.
L'expérience des employés
Lorsqu'ils tentent de modifier leur feuille de temps :
- Dans la barre latérale, cliquez sur Horloge
- Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez ajouter/modifier un horaire. Ils peuvent choisir de :
- Ajouter un nouveau quart de travail
- Modifier un horaire de travail existant (heures d'arrivée/de départ)
- Supprimer un poste existant
La mention « Demande en attente » apparaîtra sur le quart de travail jusqu'à ce qu'elle soit examinée.
Les employés peuvent modifier ou annuler leurs demandes avant leur traitement. Les responsables ne peuvent pas modifier les demandes.
Expérience de gestionnaire
- Les responsables verront toutes les demandes dans leur boîte de réception > section Suivi du temps .
- Pour chaque demande, ils peuvent :
- Afficher la modification demandée (ajouter, modifier, supprimer)
- Observez l'impact sur le total des heures travaillées.
- Approuver ou rejeter la demande
Une fois traité :
- L' étiquette « En attente » disparaît.
- Les horaires approuvés sont indiqués sur la feuille de temps.
Notifications
- Les utilisateurs sont informés lorsque leurs demandes sont approuvées ou rejetées , à condition que les notifications soient activées dans leurs préférences de notification (activées par défaut).
- Cela élimine la nécessité de vérifier manuellement la plateforme pour obtenir des mises à jour de statut.
Exemple de cas d'utilisation
- Un employé soumet trois demandes :
- Ajouter un quart de travail de 5h30 à 5h31
- Modifier un horaire de 5h25 à 5h30
- Supprimer un changement de poste
- La responsable, Helen, reçoit les demandes dans sa boîte de réception.
- Elle en approuve deux et en rejette une.
- La feuille de temps de l'employé est mise à jour en conséquence :
- Le décalage supplémentaire apparaît.
- Le poste supprimé a disparu.
- Le changement de poste modifié reste inchangé.
Intégration avec d'autres fonctionnalités
Cette fonctionnalité fonctionne en parallèle avec « Laisser les quarts de travail ouverts lorsque les employés oublient de pointer ».
- Si un poste reste vacant en raison d'un défaut de pointage, l'employé peut désormais envoyer une demande pour le corriger .