Die Einstellung „Einschränkung der Arbeitszeittabellenbearbeitung“ in Factorial ermöglicht es Unternehmen, Arbeitszeittabellenbearbeitungen mit einer Genehmigungsebene zu versehen. So können Mitarbeiter Änderungen anfordern , anstatt ihre Schichten direkt zu bearbeiten. Dies hilft Unternehmen, die Anwesenheitsaufzeichnungen besser zu kontrollieren, insbesondere in Märkten wie Brasilien, wo die Rückverfolgbarkeit und Genehmigung von Schichten entscheidend ist.
Diese Funktion führt einen vollständigen Genehmigungsablauf zum Erstellen, Bearbeiten oder Löschen von Schichten ein und gibt Managern volle Transparenz und Autorität bei Änderungen an Arbeitszeitnachweisen.
So konfigurieren Sie es
- Gehen Sie zu Einstellungen > Zeiterfassung
- Wählen Sie die zu bearbeitende Zeiterfassungsrichtlinie aus
- Scrollen Sie auf der Registerkarte „Richtlinieneinstellungen “ nach unten, um den Schalter „Bearbeitungsbeschränkung aktivieren“ zu finden.
- Aktivieren Sie es, um den Genehmigungsablauf zu aktivieren
Wenn diese Option aktiviert ist, können Mitarbeiter keine Schichten mehr direkt erstellen, bearbeiten oder löschen. Alle Änderungen müssen angefordert und genehmigt werden.
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Was Mitarbeiter erleben
Beim Versuch, ihren Stundenzettel zu ändern:
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Einstempeln“.
- Wählen Sie den Tag aus, an dem Sie eine Schicht hinzufügen/bearbeiten möchten. Sie haben folgende Auswahlmöglichkeiten:
- Eine neue Schicht hinzufügen
- Eine bestehende Schicht bearbeiten (An- und Abmeldezeiten)
- Löschen einer vorhandenen Schicht
Bis zur Überprüfung wird für die Schicht die Bezeichnung „Ausstehende Anfrage“ angezeigt.
Mitarbeiter können ihre Anfragen aktualisieren oder stornieren, bevor sie bearbeitet werden. Manager können die Anfragen nicht bearbeiten.
Managererfahrung
- Manager sehen alle Anfragen in ihrem Posteingang > Abschnitt „Zeiterfassung“ .
- Für jede Anfrage können sie:
- Anzeigen der gewünschten Änderung (Hinzufügen, Bearbeiten, Löschen)
- Sehen Sie, wie sich dies auf die Gesamtarbeitszeit auswirkt
- Genehmigen oder Ablehnen der Anfrage
Nach der Verarbeitung:
- Die Beschriftung „Ausstehend“ verschwindet.
- Die genehmigten Zeiten werden auf dem Stundenzettel ausgewiesen.
Benachrichtigungen
- Benutzer werden benachrichtigt, wenn ihre Anfragen genehmigt oder abgelehnt werden , sofern Benachrichtigungen in ihren Benachrichtigungseinstellungen aktiviert sind (standardmäßig aktiviert).
- Dadurch entfällt die Notwendigkeit, die Plattform manuell auf Statusaktualisierungen zu überprüfen.
Anwendungsfallbeispiel
- Ein Mitarbeiter stellt drei Anfragen:
- Fügen Sie eine Schicht von 5:30 bis 5:31 hinzu
- Bearbeiten einer Schicht von 5:25 bis 5:30
- Löschen einer Schicht
- Die Managerin Helen erhält die Anfragen in ihrem Posteingang.
- Sie genehmigt zwei und lehnt einen ab.
- Der Stundenzettel des Mitarbeiters wird entsprechend aktualisiert:
- Die hinzugefügte Schicht erscheint.
- Die gelöschte Schicht ist weg.
- Die bearbeitete Schicht bleibt unverändert.
Integration mit anderen Funktionen
Diese Funktion funktioniert zusammen mit „Schichten offen lassen, wenn Mitarbeiter vergessen auszustempeln“.
- Bleibt eine Schicht aufgrund fehlender Ausstempelung offen, kann der Mitarbeiter nun eine Korrekturanfrage senden.