Die Einstellung „Zeiterfassungsbearbeitungsbeschränkung“ in Factorial ermöglicht es Unternehmen, Zeiterfassungsänderungen einer Genehmigungsebene hinzuzufügen. So können Mitarbeiter Änderungen anfordern , anstatt ihre Schichten direkt zu bearbeiten. Dies hilft Organisationen, die Anwesenheitsdaten besser zu kontrollieren, insbesondere in Märkten wie Brasilien, wo die Nachverfolgbarkeit und Genehmigung von Schichten von entscheidender Bedeutung sind.
Diese Funktion führt einen vollständigen Genehmigungsprozess für das Erstellen, Bearbeiten oder Löschen von Schichten ein und gibt Managern volle Transparenz und Kontrolle über Änderungen an den Stundenzetteln.
Wie konfiguriert man es?
- Gehen Sie zu Einstellungen → Zeiterfassung
- Wählen Sie die zu bearbeitende Zeiterfassungsrichtlinie aus.
- Scrollen Sie im Tab „Richtlinieneinstellungen “ nach unten, bis Sie den Schalter „Bearbeitungsbeschränkung aktivieren“ finden.
- Aktivieren Sie diese Option, um den Genehmigungsprozess zu starten.
Wenn diese Funktion aktiviert ist, können Mitarbeiter Schichten nicht mehr direkt erstellen, bearbeiten oder löschen. Alle Änderungen müssen beantragt und genehmigt werden.
Was Mitarbeiter erleben
Beim Versuch, ihren Stundenzettel zu ändern:
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Einchecken“.
- Wählen Sie den Tag aus, an dem Sie eine Schicht hinzufügen/bearbeiten möchten. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- Neue Schicht hinzufügen
- Bearbeiten Sie eine bestehende Schicht (Ein- und Ausstempelzeiten)
- Eine bestehende Schicht löschen
Bis zur Überprüfung wird für die Schicht das Label „Anfrage ausstehend“ angezeigt.
Mitarbeiter können ihre Anfragen aktualisieren oder stornieren, bevor diese bearbeitet werden. Vorgesetzte können die Anfragen nicht bearbeiten.
Managererfahrung
- Manager sehen alle Anfragen in ihrem Posteingang > Bereich Zeiterfassung .
- Für jede Anfrage können sie Folgendes tun:
- Die angeforderte Änderung anzeigen (hinzufügen, bearbeiten, löschen)
- Sehen Sie, wie sich dies auf die gesamten Arbeitsstunden auswirkt.
- Genehmigen oder ablehnen Sie die Anfrage
Nach der Verarbeitung:
- Der Status „Ausstehend“ verschwindet.
- Die genehmigten Zeiten sind auf dem Stundenzettel vermerkt.
Benachrichtigungen
- Die Nutzer werden benachrichtigt, wenn ihre Anfragen genehmigt oder abgelehnt werden , sofern Benachrichtigungen in ihren Benachrichtigungseinstellungen aktiviert sind (standardmäßig aktiviert).
- Dadurch entfällt die Notwendigkeit, die Plattform manuell auf Statusaktualisierungen zu überprüfen.
Anwendungsbeispiel
- Ein Mitarbeiter stellt drei Anfragen:
- Füge eine Schicht von 5:30 auf 5:31 hinzu.
- Schicht von 5:25 auf 5:30 ändern
- Löschen Sie eine Shift-Funktion.
- Die Managerin Helen erhält die Anfragen in ihrem Posteingang.
- Sie genehmigt zwei und lehnt einen ab.
- Der Stundenzettel des Mitarbeiters wird entsprechend aktualisiert:
- Die zusätzliche Verschiebung erscheint.
- Die gelöschte Shift-Einstellung ist verschwunden.
- Die bearbeitete Schicht bleibt unverändert.
Integration mit anderen Funktionen
Diese Funktion arbeitet mit der Option „Schichten offen lassen, wenn Mitarbeiter vergessen, sich auszustempeln“ zusammen.
- Wenn eine Schicht aufgrund fehlenden Ausstempelns unbesetzt bleibt, kann der Mitarbeiter nun eine Anfrage zur Korrektur senden.