La configuración de Restricción de Edición de Hojas de Horas en Factorial permite a las empresas añadir una capa de aprobación a las ediciones de las hojas de horas, lo que permite a los empleados solicitar cambios en lugar de editar sus turnos directamente. Esto ayuda a las organizaciones a mantener un control más estricto sobre los registros de asistencia, especialmente en mercados como Brasil, donde la trazabilidad y la aprobación de turnos son cruciales.
Esta función introduce un flujo de aprobación completo para crear, editar o eliminar turnos, brindando a los gerentes visibilidad y autoridad total sobre los cambios en las hojas de horas.
Cómo configurarlo
- Vaya a Configuración → Seguimiento del tiempo
- Seleccione la Política de seguimiento de tiempo para editar
- En la pestaña Configuración de políticas , desplácese hasta encontrar el interruptor “Habilitar restricción de edición”
- Habilítelo para activar el flujo de aprobación
Al habilitar esta función, los empleados ya no pueden crear, editar ni eliminar turnos directamente. Todos los cambios deben solicitarse y aprobarse.
Lo que experimentan los empleados
Al intentar modificar su hoja de horas:
- En la barra lateral, haga clic en Registrarse
- Seleccione el día en el que desea agregar o editar un turno. Pueden elegir entre:
- Agregar un nuevo turno
- Editar un turno existente (horas de entrada y salida)
- Eliminar un turno existente
Aparecerá una etiqueta de Solicitud pendiente en el turno hasta que se revise.
Los empleados pueden actualizar o cancelar sus solicitudes antes de que se procesen. Los gerentes no pueden editarlas.
Experiencia del gerente
- Los gerentes verán todas las solicitudes en su Bandeja de entrada > sección Seguimiento de tiempo .
- Para cada solicitud, pueden:
- Ver el cambio solicitado (agregar, editar, eliminar)
- Vea cómo afecta al total de horas trabajadas
- Aprobar o rechazar la solicitud
Una vez procesado:
- La etiqueta Pendiente desaparece.
- Los tiempos aprobados se muestran en la hoja de horas.
Notificaciones
- Los usuarios reciben una notificación cuando sus solicitudes son aprobadas o rechazadas , siempre que las notificaciones estén habilitadas en sus Preferencias de notificación (habilitadas de forma predeterminada).
- Esto elimina la necesidad de verificar manualmente la plataforma para ver si hay actualizaciones de estado.
Ejemplo de caso de uso
- Un empleado presenta tres solicitudes:
- Añadir un turno de 5:30 a 5:31
- Editar un turno de 5:25 a 5:30
- Eliminar un turno
- La gerente, Helen, recibe las solicitudes en su bandeja de entrada.
- Ella aprueba dos y rechaza uno.
- La hoja de horas del empleado se actualiza en consecuencia:
- Aparece el cambio añadido.
- El turno eliminado desapareció.
- El turno editado permanece sin cambios.
Integración con otras funciones
Esta función funciona junto con “Dejar turnos abiertos cuando los empleados olvidan marcar su salida”.
- Si un turno queda abierto debido a un reloj de salida faltante, el empleado ahora puede enviar una solicitud para corregirlo .