L'impostazione Edit Timesheet Restriction in Factorial consente alle aziende di aggiungere un livello di approvazione alle modifiche delle schede attività, consentendo ai dipendenti di richiedere modifiche anziché modificare direttamente i loro turni. Ciò aiuta le organizzazioni a mantenere un controllo più rigoroso sui registri delle presenze, specialmente in mercati come il Brasile, dove la tracciabilità e l'approvazione dei turni sono fondamentali.
Questa funzionalità introduce un flusso di approvazione completo per la creazione, la modifica o l'eliminazione dei turni, offrendo ai responsabili piena visibilità e autorità sulle modifiche alle schede attività.
Come configurarlo
- Vai su Impostazioni > Monitoraggio del tempo
- Seleziona la politica di monitoraggio del tempo da modificare
- Nella scheda Impostazioni criterio , scorri fino a trovare l'interruttore "Abilita restrizione modifica"
- Abilitarlo per attivare il flusso di approvazione
Se abilitato, i dipendenti non possono più creare, modificare o eliminare direttamente i turni. Tutte le modifiche devono essere richieste e approvate.
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Cosa sperimentano i dipendenti
Quando si tenta di modificare la propria scheda attività:
- Nella barra laterale, fare clic su Clock in
- Seleziona il giorno in cui vuoi aggiungere/modificare un turno. Possono scegliere di:
- Aggiungi un nuovo turno
- Modifica un turno esistente (orari di entrata/uscita)
- Elimina un turno esistente
Finché non verrà esaminato, sul turno verrà visualizzata l'etichetta Richiesta in sospeso .
I dipendenti possono aggiornare o annullare le loro richieste prima che vengano elaborate. I manager non possono modificare le richieste.
Esperienza del Manager
- I manager visualizzeranno tutte le richieste nella sezione Posta in arrivo > Monitoraggio del tempo .
- Per ogni richiesta possono:
- Visualizza la modifica richiesta (aggiungi, modifica, elimina)
- Guarda come influisce sulle ore totali lavorate
- Approva o rifiuta la richiesta
Una volta elaborato:
- L' etichetta In sospeso scompare.
- Gli orari approvati sono indicati sulla scheda attività.
Notifiche
- Gli utenti vengono avvisati quando le loro richieste vengono approvate o rifiutate , a condizione che le notifiche siano abilitate nelle Preferenze di notifica (abilitate per impostazione predefinita).
- In questo modo si elimina la necessità di controllare manualmente gli aggiornamenti di stato sulla piattaforma.
Esempio di caso d'uso
- Un dipendente invia tre richieste:
- Aggiungere un turno dalle 5:30 alle 5:31
- Modifica un turno dalle 5:25 alle 5:30
- Elimina un turno
- La responsabile, Helen, riceve le richieste nella sua casella di posta.
- Ne approva due e ne rifiuta una.
- La scheda attività del dipendente viene aggiornata di conseguenza:
- Appare lo spostamento aggiunto.
- Il turno eliminato non c'è più.
- Il turno modificato rimane invariato.
Integrazione con altre funzionalità
Questa funzionalità funziona insieme a "Lascia i turni aperti quando i dipendenti dimenticano di uscire".
- Se un turno rimane aperto perché non si è registrato il turno di uscita, il dipendente può ora inviare una richiesta per correggerlo .