Offboarding kann automatisch beginnen, wenn das Abreisedatum eines Mitarbeitenden in Ihrem HR-System ankommt. Dieser Artikel erklärt, was jeder Schritt des Offboardings bewirkt: den Zugriff auf SaaS entfernen und die Geräte des Mitarbeitenden verwalten.

Funktion/Feature

Überblick

Bevor Sie beginnen:

• Ihr HR-System muss verbunden sein, damit Factorial IT die Abreisedaten sehen kann. Siehe HR-Synchronisation einrichten.
• In Einstellungen > HR-System > Per-Feld-Synchronisationseinstellungen muss das Feld Offboarding-Datum auf Kontinuierlich synchronisieren eingestellt sein. Andernfalls werden Änderungen an einem Abreisedatum nicht automatisch erfasst.

Wenn ein Offboarding ausgeführt wird, wird jeder Schritt zu dem Zeitpunkt ausgeführt, den Sie festgelegt haben. Das Seitenlayout und die Planungsoptionen werden in den Offboarding-Einstellungen erläutert.

So verwenden Sie es

1. Gehen Sie zu Personen > Einstellungen.
2. Öffnen Sie die Registerkarte Offboarding.
3. Stellen Sie jeden Schritt ein.
4. Klicken Sie auf Bestätigen.

Das Offboarding-Ticket

Wenn Offboardings als Tickets verfolgt werden, öffnet jedes ein Ticket mit dem Namen Vorname Nachname - Offboarding. Es öffnet sich, wenn Ihr HR-System die Abreise meldet oder wenn Sie die Offboarding-Informationen selbst speichern. Die folgenden Schritte erscheinen dann als Aufgaben auf diesem Ticket. Siehe Offboarding als Tickets in den Offboarding-Einstellungen verstehen.

Deprovisionierung

Dieser Schritt wird nur angezeigt, wenn das SaaS-Management aktiviert ist. Es benötigt eine Verbindung zu Google Workspace oder Microsoft Entra. Siehe Ihren E-Mail-Anbieter verbinden.

Standardzeit: siehe Planung in den Offboarding-Einstellungen verstehen.

Am geplanten Datum entfernt Factorial IT den Zugriff des Mitarbeitenden auf verbundene SaaS über SCIM oder API-Integrationen. Für Google Workspace und Microsoft Entra wird auch das Konto gesperrt. Es kann auch Daten, wie z. B. Drive-Dateien und E-Mail-Eigentum, an eine von Ihnen gewählte Person übergeben.

Ausrüstung

Dieser Schritt wird nur angezeigt, wenn das Geräte-Management aktiviert ist.

Standardzeit: siehe Planung in den Offboarding-Einstellungen verstehen.

Die Geräteeinstellungen können Folgendes umfassen:

• Dem Mitarbeitenden ein Etikett zum Zurückgeben des Geräts senden
• Ein MDM-Kommando zum Abmelden des Geräts senden
• Das Gerät wieder auf Lager legen oder archivieren

Wischen Sie ein Gerät, bevor Sie es jemand anderem geben. Siehe Geräte löschen.

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

• Ein Offboarding hat nicht begonnen. Überprüfen Sie, ob Ihr HR-System verbunden ist und ob das Offboarding-Datum auf Kontinuierlich synchronisieren in Einstellungen > HR-System > Per-Feld-Synchronisationseinstellungen eingestellt ist.
• Der Deprovisionierungsschritt fehlt. Das SaaS-Management ist nicht aktiv, oder weder Google Workspace noch Microsoft Entra sind verbunden.
• Der Ausrüstungsschritt fehlt. Das Geräte-Management ist nicht aktiv.
• Ein Konto in einem SaaS wurde nicht entfernt. Dieses SaaS ist nicht über SCIM oder API verbunden, sodass Factorial IT nicht darauf zugreifen kann.

FAQ

1. Wann laufen die Schritte?
   Zu dem Zeitpunkt, der in der Planung jedes Schrittes festgelegt ist, relativ zum letzten Tag des Mitarbeitenden. Siehe Offboarding-Einstellungen verstehen.
    
2. Wird das Google Workspace- oder Microsoft Entra-Konto gelöscht?
   Es wird gesperrt. Daten wie Drive-Dateien und E-Mail-Eigentum können an eine von Ihnen gewählte Person übergeben werden.
    
3. Wischt das Offboarding das Gerät?
   Nein. Wischen Sie es selbst, bevor Sie es jemand anderem geben.