Offboardings peuvent commencer automatiquement lorsque la date de départ d'un employé arrive dans votre système RH. Cet article explique ce que fait chaque étape de l'offboarding : retirer l'accès SaaS et gérer l'équipement de l'employé.

Fonctionnalité

Aperçu

Avant de commencer :

• Votre système RH doit être connecté, afin que Factorial IT puisse voir les dates de départ. Voir Configurer la synchronisation RH.
• Dans Paramètres > Système RH > Paramètres de synchronisation par champ, le champ Offboarding doit être défini sur Synchroniser en continu. Sinon, les modifications d'une date de départ ne sont pas prises en compte automatiquement.

Lorsque l'offboarding s'exécute, chaque étape agit au moment que vous définissez. La mise en page de la page et les options de planification sont expliquées dans Comprendre les paramètres d'offboarding.

Comment utiliser

1. Allez dans Personnes > Paramètres.
2. Ouvrez l'onglet Offboarding.
3. Définissez chaque étape.
4. Cliquez sur Confirmer.

Le ticket d'offboarding

Si les offboardings sont suivis sous forme de tickets, chacun ouvre un ticket nommé Prénom Nom - Offboarding. Il s'ouvre lorsque votre système RH signale le départ, ou lorsque vous enregistrez vous-même les informations d'offboarding. Les étapes ci-dessous apparaissent ensuite comme des tâches sur ce ticket. Voir Offboardings en tant que tickets dans Comprendre les paramètres d'offboarding.

Déprovisionnement

Cette étape n'apparaît que lorsque la gestion SaaS est activée. Elle nécessite Google Workspace ou Microsoft Entra connecté. Voir Connecter votre fournisseur de messagerie.

Timing par défaut : voir Planification dans Comprendre les paramètres d'offboarding.

À la date prévue, Factorial IT retire l'accès de l'employé aux SaaS connectés via des intégrations SCIM ou API. Pour Google Workspace et Microsoft Entra, cela suspend également le compte. Il peut également transférer des données, telles que des fichiers Drive et la propriété d'e-mail, à une personne de votre choix.

Équipement

Cette étape n'apparaît que lorsque la gestion des appareils est activée.

Timing par défaut : voir Planification dans Comprendre les paramètres d'offboarding.

Les actions sur les appareils peuvent inclure :

• Envoyer à l'employé une étiquette pour retourner l'appareil
• Envoyer une commande MDM pour désinscrire l'appareil
• Remettre l'appareil en stock, ou l'archiver

Effacez un appareil avant de le donner à quelqu'un d'autre. Voir Effacer des appareils.

Dépannage et FAQ

Dépannage

• Un offboarding n'a pas commencé. Vérifiez que votre système RH est connecté et que Offboarding est réglé sur Synchroniser en continu dans Paramètres > Système RH > Paramètres de synchronisation par champ.
• L'étape de Déprovisionnement est manquante. La gestion SaaS n'est pas activée, ou ni Google Workspace ni Microsoft Entra ne sont connectés.
• L'étape Équipement est manquante. La gestion des appareils n'est pas activée.
• Un compte dans un SaaS n'a pas été supprimé. Ce SaaS n'est pas connecté via SCIM ou API, donc Factorial IT ne peut pas y accéder.

FAQ

1. Quand les étapes s'exécutent-elles ?
   À l'heure définie dans la Planification de chaque étape, par rapport au dernier jour de l'employé. Voir Comprendre les paramètres d'offboarding.
    
2. Le compte Google Workspace ou Microsoft Entra est-il supprimé ?
   Il est suspendu. Des données telles que des fichiers Drive et la propriété d'e-mail peuvent être transférées à une personne de votre choix.
    
3. L'offboarding efface-t-il l'appareil ?
   Non. Effacez-le vous-même avant de le donner à quelqu'un d'autre.