Wie lassen sich alle Abwesenheitsdaten erfassen und sammeln?

Alle Abwesenheitsdaten können durch Export erfasst werden. So geht's:

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Organisation“.
2. Klicken Sie auf die (...) in der oberen rechten Ecke.
3. Wählen Sie die Option „Mitarbeiterdaten exportieren“.
4. Unter „Typ“ wählen Sie „Urlaub“ aus.
5. Sie können verschiedene Arten von Abwesenheitsdaten exportieren, darunter:
   • Firmenurlaub Export
   • Verwendete Urlaubstage Export
   • Export der Abwesenheitsaktivität
   • Abwesenheitsplan exportieren
     
     

Was bedeutet die Angabe „Handelt es sich bei der Abwesenheitsart um einen Arbeitstag?“?

Ein Arbeitstag ist ein Tag, an dem ein Mitarbeiter vertraglich zur Arbeit verpflichtet ist. Die Frage „Handelt es sich bei der Abwesenheit um einen Arbeitstag?“ bezieht sich darauf, ob ein Mitarbeiter während seiner Abwesenheit arbeitet oder nicht. Arbeitet ein Mitarbeiter beispielsweise im Homeoffice, gibt er dies in der Regel als Anwesenheit während seiner Abwesenheit an. In diesem Fall handelt es sich um einen Arbeitstag.

Wenn ich eine Reiseabwesenheit anmelde und es sich um einen Arbeitstag handelt, muss diese dann eingestempelt werden?

Fällt die Reise auf einen im Vertrag festgelegten Arbeitstag, sollten Sie sich einstempeln. So werden die geleisteten Arbeitsstunden im Zeiterfassungssystem erfasst. Reisen Sie hingegen an einem Samstag und Ihr Vertrag sieht keine Samstagsarbeit vor, brauchen Sie sich nicht einzustempeln. In diesem Fall kann der Administrator eine Anpassung vornehmen, um die geleisteten Arbeitsstunden zu kompensieren.

Was bedeutet es, wenn „die Abwesenheit für alle Mitarbeiter sichtbar ist oder nicht“?

Wir können die Abwesenheiten unserer Mitarbeiter sowohl im Dashboard als auch im Kalender anzeigen. Die Frage, wer die Abwesenheiten sehen kann, lässt sich leicht beantworten: Sollen sie für alle im Unternehmen sichtbar sein oder nur für den Administrator, den Abwesenheitsbeauftragten und den Mitarbeiter selbst?

Warum wird eine bestimmte Abwesenheitsart bei der Beantragung einer Abwesenheit nicht angezeigt?

Das liegt daran, dass man den Zählern Abwesenheitsarten hinzufügen muss, um verschiedene Arten von Abwesenheiten zu erfassen.

Um Abwesenheitsarten zum Zähler hinzuzufügen, befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Einstellungen.
2. Unter „Zeit“ die Option „Auszeit“ auswählen
3. Scrollen Sie nach unten, bis Sie „Abwesenheitsarten“ finden.
4. Klicken Sie auf „Neuen Abwesenheitstyp hinzufügen“.

Wird durch die Abwesenheitsdiskontierung Zeit abgezogen?

Dieser Parameter wird von Ihnen definiert. Sie können in der Konfiguration der Abwesenheitsart festlegen, ob Zeit abgezogen werden soll.

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Einstellungen.
2. Unter „Zeit“ die Option „Auszeit“ auswählen
3. Scrollen Sie nach unten, bis Sie „Abwesenheitsarten“ finden.
4. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol für die Abwesenheit, die Sie konfigurieren möchten.
5. Bearbeiten Sie den Bearbeitungstyp.
6. Im Feld „Wird dies vom Urlaubsanspruch abgezogen?“ wählen Sie bitte zwischen:
   • Ja, die Zeit wird abgezogen.
   • Nein, es wird keine Zeit abgezogen.

Wer genehmigt Urlaubs-/Freizeitanträge?

Sie können den Genehmiger für Urlaubsanträge jedes Mitarbeiters direkt im Mitarbeiterprofil festlegen:

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu „Organisation“ .
2. Wählen Sie die Person aus
3. Scrollen Sie im Profil-Tab nach unten zu „Urlaubszeiten“ .
4. Weisen Sie den Genehmigungsbeauftragten für Abwesenheiten zu.

Sie können auch ein individuell angepasstes Genehmigungssystem für Urlaubsanträge einrichten.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Genehmigungssysteme für Urlaubsanträge erstellen.

Kann ich verhindern, dass meine Mitarbeiter in bestimmten Zeiträumen Urlaub beantragen?

Ja, Sie können verhindern, dass Ihre Mitarbeiter in bestimmten Zeiträumen Urlaub beantragen, indem Sie Sperrzeiträume einrichten. Sperrzeiträume sind vom Unternehmen festgelegte Zeiträume, in denen Mitarbeiter keine Urlaubsanträge stellen können. Dies hilft Ihnen, die Arbeit Ihres Teams über das Jahr hinweg besser zu planen und sicherzustellen, dass Urlaubsanträge den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen.

Beantragt ein Mitarbeiter Urlaub während eines gesperrten Zeitraums, erhält er eine Warnmeldung, dass der gewünschte Termin nicht bearbeitet werden kann. Als Administrator haben Sie jedoch die Möglichkeit, gesperrte Zeiträume für einzelne Mitarbeiter in Notfällen oder bei unaufschiebbaren persönlichen Verpflichtungen zu überschreiben.

Erfahren Sie, wie Sie blockierte Zeiträume für Urlaub einrichten.

Können Dokumente einem genehmigten Urlaubsantrag beigefügt werden?

Nein, es ist nicht möglich, einem genehmigten Urlaubsantrag Dokumente beizufügen.

Können Mitarbeiter Urlaub beantragen, auch wenn sie diesen noch nicht angesammelt haben?

Ja, Mitarbeiter können Urlaub beantragen, auch wenn sie noch keinen Anspruch darauf haben. Standardmäßig können sie nicht mehr Tage beantragen, als ihnen maximal zustehen. Wenn sie ihr maximales Urlaubskontingent erreicht haben und zusätzlichen Urlaub benötigen, wird dieser als unbezahlter Urlaub gewährt.

Es ist jedoch möglich, die Einstellungen so anzupassen, dass Mitarbeiter mehr Tage anfordern können, als maximal verfügbar sind.

Dazu:

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Einstellungen.
2. Unter „Zeit“ die Option „Zeit aus“ auswählen
3. Öffnen Sie die Urlaubsrichtlinie
4. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Urlaubsanspruch, den Sie bearbeiten möchten.
5. In den Kontingenteinstellungen unter „Kann der Zähler negativ sein?“ wählen Sie „Ja“, um zu bestätigen, dass es möglich ist, mehr Tage als maximal verfügbar anzufordern.
6. Klicken Sie oben rechts auf „Änderungen speichern“ .

Wie kann ich die Urlaubszeiten eines einzelnen Mitarbeiters ändern?

Sie können die Urlaubszeit eines einzelnen Mitarbeiters ändern, indem Sie Anpassungen des Urlaubsanspruchs vornehmen . So geht's:

Um eine Anpassung des Urlaubsanspruchs vorzunehmen:

1. Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Organisation“.
2. Wählen Sie die Person aus
3. Gehen Sie zu Time Off
4. Scrollen Sie, bis Sie „Anpassungen des Urlaubsanspruchs“ finden.
5. Klicken Sie auf „Abwesenheitsanpassung hinzufügen“.
6. Füllen Sie die Felder aus
7. Klicken Sie auf „Anpassung hinzufügen“.

Erstellt Factorial automatisch eine unentschuldigte Abwesenheit oder einen unbezahlten Urlaub, wenn ein Mitarbeiter an seinem geplanten Arbeitstag nicht eincheckt?

Nein, Factorial erstellt nicht automatisch eine unentschuldigte Abwesenheit oder einen unbezahlten Urlaub, wenn ein Mitarbeiter an seinem geplanten Arbeitstag nicht eincheckt.

Was ist ein globaler Genehmiger?

Ein globaler Genehmiger befindet sich an der letzten Stufe des Genehmigungsprozesses für Abwesenheiten und ist berechtigt, Abwesenheiten zu genehmigen oder abzulehnen. Da er die letzte Stufe darstellt, ist seine Entscheidung ausschlaggebend für die Bestätigung oder Ablehnung des Abwesenheitsantrags – unabhängig von den Entscheidungen vorheriger Stufen.

Dies bedeutet, dass ein globaler Genehmiger eine Anfrage genehmigen kann, selbst wenn die vorherigen Ebenen noch nicht gehandelt haben, da deren Genehmigung der letzte erforderliche Schritt ist.

Wie kann ich einen Bericht herunterladen, der nur die benötigten Spalten enthält?

Um die manuelle Bearbeitung in Excel zu vermeiden, empfehlen wir die Verwendung des benutzerdefinierten Berichtsgenerators in Analytics. Damit können Sie vor dem Export nur die benötigten Felder (z. B. Mitarbeitername, Abwesenheitsart, Datum) auswählen.