1. Comment collecter et regrouper toutes les données sur les congés ?

Toutes les données sur les congés peuvent être collectées en les exportant. Pour faire cela :

1. Dans votre barre latérale, accédez à Collaborateurs
2. Cliquez sur (...) dans le coin supérieur droit
3. Sélectionnez l'option Exporter des données de collaborateurs
4. Dans Type, choisissez Congés et absences
5. Vous pouvez exporter différents types de données sur les congés, notamment :
   • Exportation des absences de l'entreprise
   • Exportation des absences utilisées
   • Exportation du statut des absences
   • Exportation du calendrier des absences 
     
      

2. Que signifie « Le type d'absence est-il un jour travaillé » ?

Un jour travaillé est un jour pendant lequel un employé est prévu pour travailler. La phrase « Le type d'absence est-il un jour travaillé ? » fait donc référence au fait qu'un employé travaille ou non pendant son absence. Par exemple, si un employé télétravaille, il n'est pas présent sur place mais travaille bien. Le type d’absence serait donc un jour travaillé.

3. Si je crée une absence pour déplacement et qu'il s'agit d'un jour travaillé, doit-elle être pointée ?

Si le voyage tombe un jour travaillé spécifié dans le contrat, vous devez pointer. De cette façon, le système de suivi du temps tiendra compte des heures travaillées. À l’inverse, si vous voyagez un samedi et que votre contrat ne prévoit pas de travailler le samedi, vous ne devez pas pointer. Dans ce cas, l'admin peut procéder à un ajustement pour compenser les heures travaillées.

4. Qu'est-ce que cela signifie si « l'absence est visible ou non par tout le personnel » ?

Nous pouvons afficher les absences à la fois sur l'accueil et sur le Calendrier. La réponse à la question de savoir qui peut voir les absences est simple : doivent-elles être visibles par tous les membres de l'entreprise, ou uniquement par l'admin, le responsable des absences et la personne concernée ?

5. Pourquoi un type d'absence n'apparaît-il pas lors d'une demande d'absence ?

En effet, vous devez ajouter des types d'absence aux compteurs afin de suivre différents types d'absences.

Pour ajouter des types d'absences au compteur, suivez ces étapes :

1. Accédez aux paramètres dans la barre latérale
2. Sous Horaire, sélectionnez Congés et absences
3. Faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous trouviez Types d'absence
4. Cliquez sur Ajouter un nouveau type d'absence

6. L'absence réduit-elle le temps ?

Ce paramètre est défini par vous. Vous pouvez définir s'il faut ou non décompter du temps dans la configuration du type d'absence.

1. Accédez aux paramètres dans la barre latérale
2. Sous Horaire, sélectionnez Congés et absences
3. Faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous trouviez Types d'absence
4. Cliquez sur l'icône d'engrenage correspondant à l'absence que vous souhaitez configurer
5. Sélectionnez Modifier le type
6. Dans le champ Est-ce déduit du compteur d'absences ?
   Choisir entre:
   • Oui, la durée est décomptée
   • Non, la durée n'est pas décomptée

7. Qui approuve les demandes d'absences ?

Vous pouvez paramétrer le·la responsable des absences de chacun directement depuis le profil de la personne en question :

1. Accédez à Collaborateurs dans la barre latérale
2. Sélectionnez la personne souhaitée
3. Dans l'onglet Profil, faites défiler jusqu'à Congés et Absences
4. Désignez le·la responsable des absences

Vous pouvez également mettre en place un système d’approbation des absences personnalisé.

En savoir plus sur la création de systèmes d'approbation des absences

8. Puis-je empêcher les demandes d'absences pendant certaines périodes ?

Oui, vous pouvez empêcher vos salariés de demander des congés pendant certaines périodes en mettant en place des périodes bloquées. Les périodes bloquées sont une plage de dates définies par l'entreprise pendant laquelle il n'est pas possible de présenter des demandes d'absences. Cela permet de mieux planifier le travail de votre équipe tout au long de l'année et de garantir que les demandes de congés correspondent aux besoins de l'entreprise.

Si un employé demande un congé pendant une période bloquée, le système affichera un message d'avertissement indiquant que la date demandée ne peut pas être soumise. Cependant, en tant qu'administrateur, vous avez la possibilité de contourner les périodes bloquées pour des situations spécifiques, des cas d'urgence ou obligations personnelles inévitables.

Apprenez à configurer des périodes bloquées pour les congés

9. Des documents peuvent-ils être joints à une demande d'absence après son approbation ?

Non, il n'est pas possible de joindre des documents à une demande d'absence une fois celle-ci approuvée.

10. Est-il possible de demander une absence sans jours accumulés ?

Oui, les employés peuvent demander des absences même s'ils n'ont pas encore accumulé des jours. Par défaut, ils ne peuvent pas demander plus de jours que le maximum disponible. S'ils atteignent le nombre de jour maximal et demandent du temps libre supplémentaire, il sera accordé en tant que congé sans solde.

Toutefois, il est possible d'ajuster les paramètres pour permettre de demander plus de jours que le maximum disponible.

Pour ce faire :

1. Accédez aux paramètres dans la barre latérale
2. Sous Horaire, sélectionnez Congés et absences
3. Ouvrez une politique d'absences
4. Cliquez sur l'icône d'engrenage correspondant à l'indemnité d'absences que vous souhaitez modifier.
5. Dans Paramètres du compteur, dans Le compteur peut-il être négatif ? Sélectionnez Oui, il est possible de demander plus de jours que le maximum disponible
6. Cliquez sur Enregistrer les modifications, dans le coin supérieur droit

11. Comment puis-je modifier la quantité de congés pour un seul employé ?

Vous pouvez apporter des modifications à la quantité de congés pour un seul employé en créant des ajustements du temps d'absence. Voici comment procéder :

Pour effectuer un ajustement du compteur :

1. Dans votre barre latérale, accédez à Collaborateurs
2. Sélectionnez un profil
3. Dirigez-vous vers Absences
4. Faites défiler jusqu'à ce que vous trouviez Ajustements du temps d'absence
5. Cliquez sur Ajuster le temps d'absence
6. Remplissez les champs
7. Cliquez sur Enregistrer

12. Factorial crée-t-il automatiquement une absence non justifiée ou un congé sans solde lorsqu'un employé ne se présente pas le jour de travail prévu ?

Non, Factorial ne crée pas automatiquement une absence non justifiée ou un congé sans solde lorsqu'un employé ne pointe pas son jour de travail prévu.