¿Qué es una entidad legal?
Una entidad jurídica es una empresa u organización distinta que tiene su propia identidad jurídica. Puede poseer activos, celebrar contratos y ser responsable de sus acciones. En Factorial , las personas jurídicas te ayudan a gestionar varias empresas o sucursales dentro de una sola cuenta.
¿Por qué son importantes las entidades legales en Factorial ?
- Operaciones Separadas : Mantener diferentes empresas o sucursales organizadas.
- Configuraciones personalizadas : personalice configuraciones como moneda, dirección y detalles de impuestos para cada entidad.
- Gestión de empleados : asigne empleados a la entidad legal correcta para obtener nóminas y beneficios precisos.
Creación y gestión de entidades jurídicas
Puede crear tantas entidades legales como necesite para reflejar la estructura real de su empresa.
- Siempre habrá una entidad legal principal (primaria) , que representa los datos oficiales de facturación y suscripción de su empresa.
- Cualquier entidad adicional que cree se considerará entidad legal secundaria , que se puede configurar de forma independiente (por ejemplo, con diferentes ciclos de nómina, monedas o información fiscal).
La entidad jurídica principal no se puede editar ni eliminar.
La entidad legal principal de su cuenta está directamente vinculada a sus datos de facturación y suscripción . Debido a esta conexión, no se puede modificar ni eliminar de la plataforma.
Si necesitas cambiar o actualizar su entidad legal principal (por ejemplo, debido a una fusión, reestructuración o cambio de nombre de empresa), póngase en contacto con su gestor de cuenta Factorial o con tu contacto principal Factorial. Le guiarán en el proceso correcto para revisar y aplicar de forma segura los cambios necesarios.
Cómo agregar una nueva entidad legal
- En la barra lateral, ve a Configuración
- En general, haz clic en Detalles de la empresa
- Haz clic en Agregar nueva entidad legal, en la esquina superior derecha
- Introduce un nombre de entidad legal
- Selecciona el país y la moneda
- Haz clic en Agregar entidad legal
Cómo editar la información de una entidad legal
- En la barra lateral, ve a Configuración → Detalles de la empresa
- Selecciona la entidad legal que quieras
- En esta página, puedes agregar o editar detalles esenciales sobre la entidad legal, incluidos:
- Información Legal: el nombre legal de la empresa y el Número de Identificación Fiscal.
- Información de moneda: la moneda utilizada por la entidad legal.
- Dirección: domicilio legal de la empresa.
Se puede cambiar el nombre de la entidad jurídica siempre que no sea la entidad jurídica principal.
Cómo eliminar una entidad legal
Si necesita eliminar una de sus entidades legales secundarias de Factorial , siga estos pasos:
- En tu barra lateral, ve a Configuración
- Haz clic en Detalles de la empresa
- Localiza la entidad legal que quieras eliminar
- Haz clic en el ícono de engranaje (⚙️) junto a él y selecciona Eliminar entidad legal
Notas importantes:
- La entidad legal principal no se puede eliminar ni editar porque está vinculada a sus detalles de facturación y suscripción.
- Sólo los administradores con los permisos correctos pueden eliminar una entidad legal.
- Una vez eliminados, todos los datos vinculados a esa entidad jurídica ya no serán accesibles.
Cómo agregar empleados
Para agregar empleados a la entidad legal, el primer paso es crear grupos de empleados:
- Abre la pestaña Empleados
- Haz clic en + en la esquina superior derecha
- Introduce el nombre del grupo de empleados
- Haz clic en Agregar grupo de empleados
Ahora, puedes proceder a agregar empleados al grupo de empleados creado previamente:
- Haz clic en Agregar empleados
- Selecciona los empleados
- Haz clic en Asignar empleados
Cómo eliminar grupos de empleados
Si desea eliminar un grupo de empleados, primero debe reasignar los empleados de ese grupo a otro. Una vez asignados correctamente los empleados al nuevo grupo, puede proceder a eliminar el grupo original.
Tenga en cuenta que cada empleado solo puede asociarse a una entidad legal. Si tiene empleados que trabajan en varios mercados o para diferentes empresas de su organización, le recomendamos incluirlos en la entidad legal principal o en aquella donde trabajan la mayor parte de sus horas. Además, tenga en cuenta la moneda de la entidad legal, ya que las nóminas de los empleados se generarán en la misma.
Contratos
En esta sección, puedes personalizar la configuración relacionada con los contratos de tus empleados.
Intercambio de información entre entidades jurídicas dentro de la misma cuenta
En Factorial se puede compartir información dentro de diferentes entidades legales pertenecientes a una misma cuenta, siempre que los permisos de visibilidad y acción lo permitan , según la configuración de cada usuario o grupo de permisos.
Esto significa que incluso si los empleados pertenecen a diferentes entidades legales, ciertos datos y acciones se pueden ver o administrar cuando se hayan otorgado los permisos entre entidades adecuados.
Por ejemplo:
-
Un empleado puede ser asignado como gerente de otro empleado perteneciente a una entidad legal diferente , siempre que el usuario que realiza la acción tenga permiso para editar la información del empleado en todas las entidades legales.
Este comportamiento también se ha verificado en la demostración de la plataforma. - La visibilidad de los datos de los empleados y las acciones administrativas (como ver o editar información de los empleados o asignar roles) pueden extenderse a través de entidades legales , dependiendo de cómo estén configuradas las configuraciones de visibilidad del grupo de permisos.
Limitaciones importantes a considerar:
De forma predeterminada, muchos permisos como “Personas en su entidad legal” restringen la visibilidad y las acciones a los empleados dentro de la misma entidad legal.
Para permitir que los usuarios vean o actúen sobre empleados de otras entidades legales, se deben configurar permisos más amplios (por ejemplo, “Toda la empresa” u otras configuraciones personalizadas).
Una configuración cuidadosa de los permisos es esencial para garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento interno .