¿Qué es una entidad legal?
Una entidad legal es una empresa u organización distinta que tiene su propia identidad legal. Puede poseer activos, celebrar contratos y ser responsable por sus acciones. En Factorial, las entidades legales te ayudan a gestionar múltiples empresas o sucursales dentro de una sola cuenta.
¿Por qué son importantes las entidades legales en Factorial?
- Operaciones separadas: Mantén diferentes empresas o sucursales organizadas.
- Configuraciones personalizadas: Personaliza configuraciones como moneda, dirección y detalles fiscales para cada entidad.
- Gestión de empleados: Asigna empleados a la entidad legal correcta para una nómina y beneficios precisos.
Creación y gestión de entidades legales
Puedes crear tantas entidades legales como necesites para reflejar la estructura real de tu empresa.
- Siempre habrá una entidad legal principal, que representa los datos oficiales de facturación y suscripción de tu empresa.
- Cualquier entidad adicional que crees será considerada entidades legales secundarias, que pueden configurarse de manera independiente (por ejemplo, con diferentes ciclos de nómina, monedas o información fiscal).
La entidad legal principal no puede ser editada o eliminada.
La entidad legal principal de tu cuenta está vinculada directamente a tus detalles de facturación y suscripción. Debido a esta conexión, no puede ser modificada o eliminada de la plataforma.
Si necesitas cambiar o actualizar tu entidad legal principal (por ejemplo, debido a una fusión de empresas, reestructuración o cambio de nombre), por favor contacta a tu Factorial o a tu contacto principal de Factorial. Ellos te guiarán a través del proceso correcto para revisar y aplicar de manera segura cualquier cambio requerido.
Cómo agregar una nueva entidad legal
- En tu barra lateral, ve a Configuraciones
- En General, haz clic en Detalles de la empresa
- Haz clic en Agregar nueva entidad legal - en la esquina superior derecha
- Ingresa un nombre para la entidad legal
- Selecciona el País y la Moneda
- Haz clic en Agregar entidad legal
Cómo editar la información de una entidad legal
- En tu barra lateral, ve a Configuraciones → Detalles de la empresa
- Selecciona la entidad legal que deseas
- En esta página, puedes agregar o editar detalles esenciales sobre la entidad legal, incluyendo:
- Información legal: el nombre legal del negocio y el Número de Identificación Fiscal.
- Información de moneda: la moneda utilizada para la entidad legal.
- Dirección: la dirección legal de la empresa.
El nombre de la entidad legal puede ser cambiado siempre y cuando no sea la entidad legal principal.
Cómo eliminar una entidad legal
Si necesitas eliminar una de tus entidades legales secundarias de Factorial, sigue estos pasos:
- En tu barra lateral, ve a Configuraciones
- Haz clic en Detalles de la empresa
- Localiza la entidad legal que deseas eliminar
- Haz clic en el icono de engranaje (⚙️) junto a ella y selecciona Eliminar entidad legal
Notas importantes:
- La entidad legal principal no puede ser eliminada o editada porque está vinculada a tus detalles de facturación y suscripción.
- Solo los administradores con los permisos correctos pueden eliminar una entidad legal.
- Una vez eliminada, todos los datos vinculados a esa entidad legal ya no serán accesibles.
Cómo agregar empleados
Para agregar empleados a la entidad legal, el primer paso es crear grupos de empleados:
- Abre la pestaña de Empleados
- Haz clic en + en la esquina superior derecha
- Ingresa el nombre del grupo de empleados
- Haz clic en Agregar grupo de empleados
Ahora, puedes proceder a agregar empleados al grupo de empleados previamente creado:
- Haz clic en Agregar empleados
- Selecciona a los empleados
- Haz clic en Asignar empleados
Cómo eliminar grupos de empleados
Si deseas eliminar un grupo de empleados, primero debes reasignar a los empleados de ese grupo a otro grupo de empleados. Una vez que hayas asignado con éxito a los empleados al nuevo grupo, puedes proceder a eliminar el grupo de empleados original.
Ten en cuenta que cada empleado solo puede estar asociado con una entidad legal. Si tienes empleados que trabajan en múltiples mercados o para diferentes empresas dentro de tu organización, te recomendamos incluirlos en la entidad legal principal o en aquella donde trabajen la mayoría de sus horas. Además, considera la moneda utilizada por la entidad legal específica, ya que los recibos de pago del empleado se generarán en la misma moneda.
Contratos
En esta sección, puedes personalizar configuraciones relacionadas con los contratos de tus empleados.
Compartición de información entre entidades legales dentro de la misma cuenta
En Factorial, la información dentro de diferentes entidades legales pertenecientes a la misma cuenta puede ser compartida, siempre que la visibilidad y los permisos de acción lo permitan, de acuerdo con la configuración de cada usuario o grupo de permisos.
Esto significa que incluso si los empleados pertenecen a diferentes entidades legales, ciertos datos y acciones pueden ser vistos o gestionados cuando se han otorgado los permisos de cruce de entidades adecuados.
Por ejemplo:
-
Un empleado puede ser asignado como el gerente de otro empleado que pertenece a una entidad legal diferente, siempre que el usuario que realiza la acción tenga permiso para editar la información de los empleados a través de entidades legales.
Este comportamiento también ha sido verificado en la demostración de la plataforma. - La visibilidad de los datos de los empleados y las acciones administrativas (como ver o editar información de empleados o asignar roles) pueden extenderse a través de entidades legales, dependiendo de cómo estén configuradas las configuraciones de visibilidad del grupo de permisos.
Limitaciones importantes a considerar:
Por defecto, muchos permisos como “Personas en su entidad legal” restringen la visibilidad y las acciones a empleados dentro de la misma entidad legal.
Para permitir que los usuarios vean o actúen sobre empleados de otras entidades legales, se deben configurar permisos más amplios (por ejemplo, “Toda la empresa” u otras configuraciones personalizadas).
Una configuración cuidadosa de los permisos es esencial para garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento interno.