Che cos'è un'entità legale?
Un'entità legale è un'azienda o un'organizzazione distinta che ha la propria identità legale. Può possedere beni, stipulare contratti ed essere ritenuta responsabile per le proprie azioni. In Factorial, le entità legali ti aiutano a gestire più aziende o filiali all'interno di un unico account.
Perché le entità legali sono importanti in Factorial?
- Operazioni separate: Mantieni organizzate diverse aziende o filiali.
- Impostazioni personalizzate: Personalizza impostazioni come valuta, indirizzo e dettagli fiscali per ciascuna entità.
- Gestione dei dipendenti: Assegna i dipendenti all'entità legale corretta per una gestione accurata di stipendi e benefici.
Creare e gestire entità legali
Puoi creare quante più entità legali necessarie per riflettere la struttura reale della tua azienda.
- Ci sarà sempre un'entità legale principale, che rappresenta i dati ufficiali di fatturazione e abbonamento della tua azienda.
- Qualsiasi entità aggiuntiva che crei sarà considerata entità legali secondarie, che possono essere configurate in modo indipendente (ad esempio, con cicli di stipendio, valute o informazioni fiscali diverse).
L'entità legale principale non può essere modificata o eliminata.
L'entità legale principale del tuo account è direttamente collegata ai tuoi dati di fatturazione e abbonamento. A causa di questo collegamento, non può essere modificata o eliminata dalla piattaforma.
Se hai bisogno di modificare o aggiornare la tua entità legale principale (ad esempio, a causa di una fusione aziendale, ristrutturazione o cambio di nome), ti preghiamo di contattare il tuo Factorial Account Manager o il tuo contatto principale di Factorial. Ti guideranno attraverso il processo corretto per rivedere e applicare in sicurezza eventuali modifiche necessarie.
Come aggiungere una nuova entità legale
- Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni
- In Generale, fai clic su Dettagli azienda
- Fai clic su Aggiungi nuova entità legale - nell'angolo in alto a destra
- Inserisci un nome per l'entità legale
- Seleziona il Paese e la Valuta
- Fai clic su Aggiungi entità legale
Come modificare le informazioni di un'entità legale
- Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni → Dettagli azienda
- Seleziona l'entità legale che vuoi
- In questa pagina, puoi aggiungere o modificare i dettagli essenziali sull'entità legale, inclusi:
- Informazioni legali: il nome legale dell'azienda e il numero di identificazione fiscale.
- Informazioni sulla valuta: la valuta utilizzata per l'entità legale.
- Indirizzo: l'indirizzo legale dell'azienda.
Il nome dell'entità legale può essere cambiato purché non sia l'entità legale principale.
Come eliminare un'entità legale
Se hai bisogno di rimuovere una delle tue entità legali secondarie da Factorial, segui questi passaggi:
- Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni
- Fai clic su Dettagli azienda
- Trova l'entità legale che vuoi eliminare
- Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio (⚙️) accanto ad essa e seleziona Rimuovi entità legale
Note importanti:
- L'entità legale principale non può essere eliminata o modificata perché è collegata ai tuoi dettagli di fatturazione e abbonamento.
- Solo gli amministratori con i permessi corretti possono rimuovere un'entità legale.
- Una volta eliminata, tutti i dati collegati a quell'entità legale non saranno più accessibili.
Come aggiungere dipendenti
Per aggiungere dipendenti all'entità legale, il primo passo è creare gruppi di dipendenti:
- Apri la scheda Dipendenti
- Fai clic su + nell'angolo in alto a destra
- Inserisci il nome del gruppo di dipendenti
- Fai clic su Aggiungi gruppo di dipendenti
Ora puoi procedere ad aggiungere dipendenti al gruppo di dipendenti precedentemente creato:
- Fai clic su Aggiungi dipendenti
- Seleziona i dipendenti
- Fai clic su Assegna dipendenti
Come eliminare gruppi di dipendenti
Se desideri eliminare un gruppo di dipendenti, devi prima riassegnare i dipendenti da quel particolare gruppo a un altro gruppo di dipendenti. Una volta che hai assegnato con successo i dipendenti al nuovo gruppo, puoi procedere con l'eliminazione del gruppo originale di dipendenti.
Si prega di notare che ogni dipendente può essere associato solo a un'entità legale. Se hai dipendenti che lavorano in più mercati o per diverse aziende all'interno della tua organizzazione, ti consigliamo di includerli nell'entità legale principale o in quella in cui lavorano la maggior parte delle loro ore. Inoltre, considera la valuta utilizzata dall'entità legale specifica, poiché le buste paga dei dipendenti saranno generate nella stessa valuta.
Contratti
In questa sezione, puoi personalizzare le impostazioni relative ai contratti dei tuoi dipendenti.
Condivisione delle informazioni tra entità legali all'interno dello stesso account
In Factorial, le informazioni all'interno di diverse entità legali appartenenti allo stesso account possono essere condivise, purché la visibilità e i permessi di azione lo consentano, secondo la configurazione di ciascun utente o gruppo di permessi.
Questo significa che anche se i dipendenti appartengono a diverse entità legali, alcuni dati e azioni possono essere visualizzati o gestiti quando sono stati concessi i permessi appropriati tra le entità.
Ad esempio:
-
Un dipendente può essere assegnato come manager di un altro dipendente appartenente a un'entità legale diversa, a condizione che l'utente che esegue l'azione abbia il permesso di modificare le informazioni sui dipendenti tra le entità legali.
Questo comportamento è stato verificato anche nella demo della piattaforma. - La visibilità dei dati dei dipendenti e le azioni amministrative (come visualizzare o modificare le informazioni sui dipendenti o assegnare ruoli) possono estendersi tra le entità legali, a seconda di come sono configurate le impostazioni di visibilità del gruppo di permessi.
Limitazioni importanti da considerare:
Per impostazione predefinita, molti permessi come “Persone nella loro entità legale” limitano la visibilità e le azioni ai dipendenti all'interno della stessa entità legale.
Per consentire agli utenti di visualizzare o agire sui dipendenti di altre entità legali, devono essere configurati permessi più ampi (ad esempio, “Intera azienda” o altre impostazioni personalizzate).
Una configurazione attenta dei permessi è essenziale per garantire la sicurezza dei dati e la conformità interna.