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Sobre el canal de denuncias

Empleados/as, exempleados/as, contratistas, clientes y otros pueden enviar quejas a las empresas, como establece la nueva directiva de la Unión Europea para comunicarse, de forma confidencial y con un formulario sencillo.

Qué es un canal de denuncias y cuáles son los requisitos Unión Europea

  1. Un canal de denuncia debe permitir la posibilidad de realizar denuncias tanto por escrito como verbalmente, así como por teléfono u otros sistemas de mensajería de voz y personalmente si así lo solicita el denunciante.
  2. Los canales de denuncia deberán garantizar la confidencialidad de la identidad del denunciante y de cualquier tercero mencionado en la denuncia.
  3. Existe la obligación de acusar recibo de la denuncia en un plazo máximo de 7 días desde su recepción.
  4. Todas las denuncias, incluidas las anónimas, deben tramitarse con diligencia cuando sean aceptables según la legislación nacional.
  5. Se establece un plazo máximo de 3 meses para responder al denunciante sobre la tramitación de la denuncia, a contar desde el acuse de recibo o, en caso de no existir acuse de recibo, desde el vencimiento del plazo de 7 días desde la presentación de la denuncia. denuncia.

Cómo agregar un responsable de denuncias

Un responsable de denuncias es una persona que trabaja internamente en la empresa a la que se le otorgará autorización para acceder a las secciones de denuncias y procesar la denuncia.

La persona que presenta la denuncia y el responsable de denuncias atribuido podrán dejar comentarios y cargar archivos adjuntos a través de Factorial para garantizar que, incluso cuando la denuncia sea anónima, se proporcione toda la información requerida para procesar la denuncia.

Para agregar con un responsable de denuncias:

  1. En tu barra lateral, haz clic en Configuración
  2. En la sección Personas, selecciona Denuncias
  3. Haz clic en Añadir responsable(es) de denuncias dentro de Responsable(es) de denuncias y agrégalos.

Cada vez que se crea un nuevo caso, se envía una notificación a los responsables de denuncias.

 

Cómo crear una denuncia ante Factorial 

Factorial te proporciona una página personalizada con la configuración de personalización de tu empresa.

 

Para tener acceso al enlace de denuncia:

  1. En tu barra lateral, haz clic en Configuración
  2. En la sección Personas, selecciona Denuncias
  3. Encontrarás el enlace de denuncia en el apartado Formulario de denuncias.

 

Para enviar una denuncia:

  1. Copia y abre el enlace del formulario de denuncias en su navegador.
  2. Completa el formulario de denuncia:
    • ¿Cuál es tu relación con la empresa?
    • Descripción de la denuncia (obligatorio): proporciona información sobre las partes involucradas, lugar, hora y causa de la denuncia.
    • Archivos adjuntos: agrega cualquier documento, fotografía, etc. que pueda servir como prueba del informe. 
  3. Creación de contraseña: la contraseña mantiene la protección y seguridad de su denuncia.

    La contraseña será necesaria para ingresar a la página de seguimiento de tu informe.

     
  4. Código de denuncia: te servirá como nombre de usuario para acceder a la página donde has depositado tu denuncia.
    • La persona que informa la denuncia puede ver el estado de la misma y agregar comentarios adicionales con contexto y documentación relevante (si lo solicita el administrador de denuncias).

En caso de que desees agregar más información a tu denuncia, presiona Seguir una denuncia e inserta tu Número de denuncia y Contraseña.

 

Toda la información se cifrará para garantizar que se preserve la privacidad durante la transmisión de información. Además, sólo la persona designada podrá acceder a las denuncias.

 

Cómo proceder con una denuncia dentro de Factorial

Para gestionar una denuncia:

Sólo los responsables de denuncias pueden gestionar las denuncias.

 
  1. En tu barra lateral, haz clic en enuncias
  2. Tendrás una lista de denuncias.
  3. Haz clic en la denuncia para continuar
  4. Una vez que hagas clic en la denuncia:
    • Descripción general: una lista de información sobre la denuncia, como la fecha de creación, la fecha de vencimiento, la descripción y los archivos adjuntos.
    • Actividad: añade comentarios y documentos pero también visualizar y cambiar los diferentes estatutos de la denuncia.

Cuando se crea o actualiza una denuncia (por ejemplo, cuando se envía un nuevo mensaje o el denunciante sube un nuevo archivo adjunto), el responsable de denuncias recibirá una nueva tarea pendiente en tu panel y una notificación por correo electrónico.

 

💡 Para cambiar el estado haz clic en: Cambiar estado y podrás cambiarlo a: En proceso, procesada y descartada.

 

 

Para eliminar una denuncia:

  1. En tu barra lateral, haz clic en Denuncias
  2. Tendrás una lista de denuncias.
  3. Haz clic en la denuncia que deseas eliminar
  4. Ve a descripción general
  5. Haz clic en Eliminar denuncia ubicado en la parte inferior de la página.
  6. Haz clic en Sí, eliminar

 


Cómo configurar su propia página de política de denuncia de irregularidades

  1. En tu barra lateral, haz clic en Configuración
  2. En la sección Personas, selecciona denuncias
  3. Ve la sección Sistema de Información Interno y Defensa del Informante y pega la URL externa

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