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Sobre o Canal de Denúncias

Colaboradores, ex-colaboradores, prestadores de serviços, clientes e outros podem enviar denúncias às empresas, conforme determina a nova diretriz da União Europeia sobre comunicação, de forma confidencial e com um formulário simples

O que é um canal de denúncias e quais são os requisitos da UE?

  1. Um canal de denúncias deve permitir a possibilidade de fazer denúncias tanto por escrito quanto verbalmente, bem como por telefone ou outros sistemas de mensagens de voz, e pessoalmente, se solicitado por quem faz a denúncia.
  2. Os canais de denúncias devem garantir a confidencialidade da identidade de quem denuncia e de qualquer terceiro mencionado na reclamação.
  3. É obrigatório acusar o recebimento da denúncia em um período máximo de 7 dias a partir do recebimento.
  4. Todas as denúncias, inclusive as anônimas, devem ser processadas diligentemente quando forem aceitáveis de acordo com a legislação nacional.
  5. É estabelecido um período máximo de 3 meses para responder a quem denuncia sobre o processamento da denúncia, contado a partir do aviso de recebimento. Ou, se não houver aviso de recebimento, a partir da expiração do período de 7 dias a partir da apresentação da denúncia.

 

Como adicionar responsável(eis) pelas denúncias?

Um colaborador responsável pelas denúncias é uma pessoa que trabalha internamente na empresa e que receberá autorização para acessar as seções de Denúncias e processá-las.

A pessoa que faz a denúncia e o responsável pela denúncia poderão deixar comentários e fazer carregar anexos por meio da Factorial para garantir que, mesmo quando a denúncia for anônima, todas as informações necessárias para o processamento da denúncia sejam totalmente fornecidas.

Para adicionar um responsável pelas denúncias:

  1. Na barra lateral, clique em Configurações
  2. Na seção Pessoas, selecione Denúncias
  3. Clique em Adicionar colaborador(es) responsável(eis) e adicione os colaboradores que desejar

Toda vez que um novo caso de denúncia é criado, uma notificação é enviada aos responsáveis pelas denúncias.

 

 

Como criar uma denúncia com a Factorial?

A Factorial fornece uma página personalizada com as configurações da personalização da sua empresa.

 
  1. Na barra lateral, clique em Configurações
  2. Na seção Pessoas, selecione Denúncias
  3. Você encontrará o link na seção Formulário de denúncias

Para enviar uma denúncia:

  1. Copie e abra o link do formulário de reclamações em seu navegador
  2. Preencha o formulário de denúncia:
    • Qual é o seu relacionamento com a empresa?
    • Descrição da denúncia (obrigatório): forneça informações sobre as partes envolvidas, local, horário e causa da denúncia.
    • Anexos: adicione quaisquer documentos, fotos etc. que possam servir de prova para o relatório.

 

3. Criação de senha: a senha manterá a proteção e segurança de sua denúncia.

A senha será necessária para acessar a página de acompanhamento de sua denúncia.

 

 

4. Código da denúncia: servirá como um nome de usuário para acessar a página onde você enviou sua denúncia.

  • A pessoa que está relatando a denúncia pode ver o status e adicionar comentários extras com contexto e documentação relevante (se solicitado pelo gestor de denúncias).

 

Caso queira adicionar mais informações à sua denúncia, clique em Acompanhar uma denúncia, e insira o Número da denúncia + Senha.

 

Todas as informações serão criptografadas para garantir que a privacidade seja preservada durante a transmissão das informações. Além disso, apenas a pessoa designada poderá acessar as denúncias.

 

 

Como proceder com uma denúncia na Factorial?

Para gerir uma denúncia:

Somente os responsáveis pela denúncia podem gerenciar reclamações.

 
  1. Na barra lateral, clique em Denúncias
  2. Você terá uma lista de denúncias
  3. Clique em uma delas para prosseguir
  4. Depois de clicar na reclamação, você verá:
    • Visão geral: uma lista de informações sobre a denúncia, como data de criação, data limite, descrição e anexos.
    • Atividade: aqui é possível adicionar comentários e documentos, mas também visualizar e alterar os diferentes status da denúncia.

Quando uma reclamação é criada ou atualizada (por exemplo, quando uma nova mensagem é enviada ou um novo anexo é carregado por quem faz a denúncia), o colaborador responsável pelas denúncias receberá uma nova tarefa pendente em seu painel.

💡 Para alterar o status clique em Alterar status e você poderá alterar para: Em andamento, Processada e Descartada.

 

Para excluir uma denúncia:

  1. Na barra lateral, clique em Denúncias
  2. Você verá uma lista de denúncias
  3. Clique na que deseja excluir
  4. Vá para Visão geral
  5. Clique no botão Eliminar a denúncia, localizado na parte inferior da página
  6. Clique em Sim, apagar

Como configurar sua própria página de política de denúncia de irregularidades

  1. Na barra lateral, clique em Configurações
  2. Na seção de Pessoas, selecione Denúncias
  3. Vá para a seção Sistema de informações internas e defesa do informante e cole seu URL externo

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