Che cos'è un Canale di Fiducia e quali sono i requisiti dell'UE?

1. Un canale di reclamo deve consentire la possibilità di presentare reclami sia per iscritto che verbalmente, così come telefonicamente o tramite altri sistemi di messaggistica vocale e di persona, se richiesto dal reclamante.
2. I canali di reclamo devono garantire la riservatezza dell'identità del reclamante e di qualsiasi terza parte menzionata nel reclamo.
3. Esiste un obbligo di confermare la ricezione del reclamo entro un periodo massimo di 7 giorni dalla ricezione.
4. Tutti i reclami, compresi quelli anonimi, devono essere elaborati diligentemente quando sono accettabili secondo la legge nazionale.
5. Un periodo massimo di 3 mesi è stabilito per rispondere al reclamante riguardo all'elaborazione del reclamo, contando dalla conferma di ricezione o, se non c'è stata conferma di ricezione, dalla scadenza del periodo di 7 giorni dalla presentazione del reclamo.

Come aggiungere un responsabile dei reclami?

Un responsabile dei reclami è una persona che lavora internamente nell'azienda e che verrà autorizzata ad accedere alle sezioni Reclami e a elaborare il reclamo.

La persona che presenta il reclamo e il responsabile dei reclami attribuito potranno lasciare commenti e caricare allegati tramite Factorial per garantire che anche quando il reclamo è anonimo, tutte le informazioni necessarie per elaborare il reclamo siano completamente fornite.

Per aggiungere un responsabile dei reclami:

1. Nella tua barra laterale, fai clic su Impostazioni
2. Nella sezione Persone, seleziona Canale di Fiducia
3. All'interno di Responsabile/i dei reclami, fai clic su Aggiungi Responsabile/i dei reclami
4. Seleziona i dipendenti e fai clic su Salva

Come aggiungere una categoria di reclamo?

Una categoria di reclamo è una classificazione utilizzata per organizzare i reclami per l'elaborazione da parte dei Responsabili dei Reclami.

La persona che presenta il reclamo può selezionare tra le categorie visibili.

Allo stesso modo, un Responsabile dei Reclami può riclassificare (cambiare la categoria) in seguito, se necessario.

Per aggiungere una categoria di reclamo:

1. Nella barra laterale, fai clic su Impostazioni
2. Sotto la sezione Persone, seleziona Canale di Fiducia
3. Nella sezione Categorie, fai clic su Nuova categoria
4. Inserisci il nome della nuova categoria e salvalo

Accesso del responsabile dei reclami per categoria

La visibilità dei reclami è limitata dai responsabili delle categorie:

• Essere un responsabile dei reclami concede accesso di base allo strumento.
• Le assegnazioni dei responsabili delle categorie determinano quali categorie un responsabile può vedere.
• Questo accesso si applica a reclami, messaggi e note.
• I reclami non classificati rimangono visibili a tutti i responsabili.
• I responsabili esistenti sono inizialmente assegnati a tutte le categorie, preservando il loro accesso esistente. Gli amministratori possono quindi configurare quali responsabili sono assegnati a ciascuna categoria.

Come creare un reclamo con Factorial?

Per avere accesso al link di reclamo:

1. Nella tua barra laterale, fai clic su Impostazioni
2. Nella sezione Persone, seleziona Canale di Fiducia
3. Troverai il link di reclamo nella sezione Modulo reclami 

Accesso al canale di segnalazione
I dipendenti possono accedere al canale di segnalazione direttamente da Factorial, attraverso l'icona ? situata nell'angolo in basso a destra della pagina o nella sezione dei link se l'azienda ha condiviso il link lì.

Clienti o altre parti esterne potranno accedere al link se lo pubblichi sul tuo sito web o lo condividi direttamente con loro.

 

Per inviare un reclamo:

1. Copia e apri il link del modulo reclami nel tuo browser
2. Compila il Modulo di reclamo:
   • Qual è la tua relazione con l'azienda?
   • Tipo di cattiva condotta: Seleziona il tipo di cattiva condotta che meglio corrisponde al reclamo
   • Descrizione del reclamo (obbligatoria): fornisci informazioni sulle parti coinvolte, posizione, tempo e causa del reclamo
   • Allegati: aggiungi eventuali documenti, foto, ecc. che potrebbero servire come prova per il rapporto
     

     

3. Creazione della password: la password mantiene la protezione e la sicurezza del tuo reclamo

   

   
   

   La password sarà necessaria per accedere alla pagina di follow-up per il tuo rapporto.

    
4. Codice di follow-up: servirà come nome utente per accedere alla pagina dove hai depositato il tuo reclamo
   • La persona che segnala il reclamo può vedere lo stato del reclamo e aggiungere commenti extra con contesto e documentazione pertinente (se richiesto dal responsabile dei reclami)

Come procedere con un reclamo all'interno di Factorial?

Per gestire un reclamo:

1. Nella tua barra laterale, fai clic su Canale di Fiducia
2. Avrai un elenco di reclami
3. Fai clic sul reclamo per procedere
4. Una volta cliccato sul reclamo:
   • Panoramica: un elenco di informazioni sul reclamo come la data di creazione, data di scadenza, descrizione, categoria, stato e allegati
   • Risposte pubbliche: per aggiungere commenti e documenti ma anche per visualizzare e cambiare i diversi stati del reclamo

Per archiviare un reclamo:

1. Nella tua barra laterale, fai clic su Canale di Fiducia
2. Avrai un elenco di reclami
3. Fai clic sul reclamo che desideri eliminare
4. Vai su Cambia stato
5. Seleziona Archiviato

Notifiche

Una notifica viene inviata al responsabile dei reclami:

• Ogni volta che viene creato un nuovo caso di reclamo
• Ogni volta che un reclamante risponde nel Canale di Fiducia

Come configurare la tua pagina di politica di segnalazione

1. Nella tua barra laterale, fai clic su Impostazioni
2. Nella sezione Persone, seleziona Canale di Fiducia
3. Vai alla sezione URL delle politiche esterne e incolla il tuo URL esterno