Was ist ein Vertrauenskanal und welche Anforderungen stellt die EU?
- Ein Beschwerdekanal muss die Möglichkeit bieten, Beschwerden sowohl schriftlich als auch mündlich, telefonisch oder über andere Sprachnachrichtensysteme und auf Wunsch des Beschwerdeführers auch persönlich vorzubringen.
- Die Beschwerdekanäle müssen die Vertraulichkeit der Identität des Beschwerdeführers und aller in der Beschwerde genannten Dritten gewährleisten.
- Es besteht die Verpflichtung, den Eingang der Beschwerde innerhalb einer Frist von höchstens 7 Tagen nach deren Eingang zu bestätigen.
- Alle Beschwerden, auch anonyme, müssen, sofern sie nach nationalem Recht zulässig sind, sorgfältig bearbeitet werden.
- Für die Beantwortung der Beschwerdeanfrage an den Beschwerdeführer wird eine maximale Frist von 3 Monaten festgelegt, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Empfangsbestätigung oder, falls keine Empfangsbestätigung erfolgt, ab Ablauf von 7 Tagen ab Einreichung der Beschwerde.
Wie füge ich einen Beschwerdebeauftragten hinzu?
Ein Beschwerdebeauftragter ist eine Person, die intern im Unternehmen arbeitet und die Berechtigung erhält, auf die Beschwerdeabteilung zuzugreifen und die Beschwerde zu bearbeiten.
Die Person, die die Beschwerde einreicht, und der zuständige Beschwerdebeauftragte können über Factorial Kommentare hinterlassen und Anhänge hochladen, um sicherzustellen, dass auch bei einer anonymen Beschwerde alle zur Bearbeitung der Beschwerde erforderlichen Informationen vollständig zur Verfügung gestellt werden.
Zum Hinzufügen mit einem Beschwerdebeauftragten:
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen.
- Im Bereich „Personen“ die Option „Vertrauenskanal“ auswählen
- Klicken Sie unter „Beschwerdebeauftragte“ auf „Beschwerdebeauftragte hinzufügen “ und fügen Sie diese hinzu.
Jedes Mal, wenn ein neuer Beschwerdefall erstellt wird, wird eine Benachrichtigung an die Beschwerdebeauftragten gesendet.
Wie erstelle ich eine Beschwerde mit Factorial ?
Factorial stellt Ihnen eine individuell angepasste Seite mit Einstellungen bereit, die auf die Anpassungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.
Um auf den Beschwerdelink zuzugreifen:
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen.
- Im Bereich „Personen“ den Trust-Kanal auswählen
- Den Link zur Beschwerde finden Sie im Abschnitt „Beschwerdeformular“.
Zugang zum Hinweisgeberkanal
Mitarbeiter können den Hinweisgeberkanal direkt über Factorial aufrufen, entweder über das Symbol in der unteren rechten Ecke der Seite oder im Linkbereich, sofern das Unternehmen den Link dort geteilt hat.
Kunden oder andere externe Parteien können auf den Link zugreifen , wenn Sie ihn auf Ihrer Website veröffentlichen oder direkt mit ihnen teilen .
Um eine Beschwerde einzureichen:
- Kopieren Sie den Link zum Beschwerdeformular und öffnen Sie ihn in Ihrem Browser.
- Füllen Sie das Beschwerdeformular aus:
- In welcher Beziehung stehen Sie zu dem Unternehmen?
- Beschreibung der Beschwerde (obligatorisch): Bitte geben Sie Informationen über die beteiligten Parteien, den Ort, die Zeit und den Grund der Beschwerde an.
- Anlagen: Fügen Sie alle Dokumente, Fotos usw. hinzu, die als Beweis für den Bericht dienen könnten.
- Passwortvergabe: Das Passwort dient dem Schutz und der Sicherheit Ihrer Beschwerde.
Das Passwort wird benötigt, um auf die Folgeseite Ihres Berichts zu gelangen.
- Beschwerdecode: Dieser dient als Benutzername für den Zugriff auf die Seite, auf der Sie Ihre Beschwerde eingereicht haben.
- Die Person, die die Beschwerde einreicht, kann den Status der Beschwerde einsehen und zusätzliche Kommentare mit Kontext und relevanten Dokumenten hinzufügen (sofern vom Beschwerdemanager angefordert).
Falls Sie Ihrer Beschwerde weitere Informationen hinzufügen möchten, klicken Sie auf „Weiterlesen“. A Beschwerde einreichen und Ihre Beschwerdenummer und Ihr Passwort eingeben.
Alle Informationen werden verschlüsselt, um die Vertraulichkeit während der Übertragung zu gewährleisten. Darüber hinaus hat nur die benannte Person Zugriff auf die Beschwerden.
Wie gehe ich bei einer Beschwerde innerhalb von Factorial vor?
So bearbeiten Sie eine Beschwerde:
Nur Beschwerdebeauftragte können Beschwerden bearbeiten.
- Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Trust Channel.
- Sie erhalten eine Liste der Beschwerden.
- Klicken Sie auf die Beschwerde, um fortzufahren.
- Sobald Sie auf die Beschwerde klicken:
- Übersicht : Eine Liste mit Informationen zur Beschwerde, wie z. B. Erstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Beschreibung und Anhänge.
- Aktivität: Kommentare und Dokumente hinzufügen, aber auch die verschiedenen Statuten der Beschwerde visualisieren und ändern.
Wenn eine Beschwerde erstellt oder aktualisiert wird (z. B. wenn eine neue Nachricht gesendet oder ein neuer Anhang vom Beschwerdeführer hochgeladen wird), erhält der Beschwerdebeauftragte eine neue ausstehende Aufgabe in seinem Dashboard und eine E-Mail-Benachrichtigung.
Um den Status zu ändern, klicken Sie auf: Status ändern . Sie können ihn dann in folgende Optionen ändern: In Bearbeitung, Verarbeitet, Verworfen und Archiviert.
So löschen Sie eine Beschwerde:
- Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Trust Channel.
- Sie erhalten eine Liste der Beschwerden.
- Klicken Sie auf die Beschwerde, die Sie löschen möchten.
- Zur Übersicht
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Beschwerde löschen“ unten auf der Seite.
- Klicken Sie auf „Ja, löschen“.
So konfigurieren Sie Ihre eigene Whistleblowing-Richtlinienseite
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen.
- Im Bereich „Personen“ die Option „Vertrauenskanal“ auswählen
- Gehen Sie zum Abschnitt „Internes Informationssystem und Schutz des Informanten“ und fügen Sie Ihre externe URL ein.
