Che cos'è un Trust Channel e quali sono i requisiti dell'UE?
- Un canale di reclamo deve consentire la possibilità di presentare reclami sia per iscritto che verbalmente, nonché per telefono o altri sistemi di messaggistica vocale e di persona se richiesto dal reclamante.
- I canali di reclamo devono garantire la riservatezza dell'identità del reclamante e di qualsiasi terza parte menzionata nel reclamo.
- È fatto obbligo di confermare la ricezione del reclamo entro un termine massimo di 7 giorni dal ricevimento.
- Tutti i reclami, compresi quelli anonimi, devono essere trattati con diligenza quando sono accettabili secondo la legislazione nazionale.
- È stabilito un termine massimo di 3 mesi per rispondere al reclamante in merito all'elaborazione del reclamo, a decorrere dalla conferma di ricezione o, in mancanza di conferma di ricezione, dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione del reclamo.
Come aggiungere un responsabile dei reclami?
Un responsabile dei reclami è una persona che lavora internamente all'azienda e a cui verrà concessa l'autorizzazione ad accedere alle sezioni Reclami e a elaborare il reclamo.
La persona che presenta il reclamo e il responsabile dei reclami incaricato potranno lasciare commenti e caricare allegati tramite Factorial per garantire che, anche quando il reclamo è anonimo, tutte le informazioni necessarie per elaborarlo vengano fornite in modo completo.
Per aggiungere un funzionario addetto ai reclami:
- Nella barra laterale, fai clic su Impostazioni
- Nella sezione Persone, seleziona Canale di attendibilità
- Fare clic su Aggiungi funzionario/i addetto/i ai reclami all'interno di Funzionario/i addetto/i ai reclami e aggiungerli
Ogni volta che viene creato un nuovo caso di reclamo, viene inviata una notifica agli addetti ai reclami.
Come creare un reclamo con Factorial ?
Factorial ti fornisce una pagina personalizzata con le impostazioni di personalizzazione della tua azienda.
Per accedere al link del reclamo:
- Nella barra laterale, fai clic su Impostazioni
- Nella sezione Persone, seleziona Canale attendibile
- Troverai il link per il reclamo nella sezione Modulo Reclami
Accesso al canale di segnalazione delle irregolarità
I dipendenti possono accedere al canale di segnalazione direttamente da Factorial , tramite l'icona situata nell'angolo in basso a destra della pagina o nella sezione link se l'azienda ha condiviso il link lì.
I clienti o altre parti esterne potranno accedere al link se lo pubblichi sul tuo sito web o lo condividi direttamente con loro .
Per inviare un reclamo:
- Copia e apri il link del modulo di reclamo nel tuo browser
- Compila il modulo di reclamo :
- Qual è il tuo rapporto con l'azienda?
- Descrizione del reclamo (obbligatorio): fornire informazioni sulle parti coinvolte, luogo, ora e motivo del reclamo .
- Allegati: aggiungere eventuali documenti, foto, ecc. che potrebbero servire come prova per il rapporto.
- Creazione della password: la password garantisce la protezione e la sicurezza del tuo reclamo.
La password sarà necessaria per accedere alla pagina di follow-up del tuo report.
- Codice di reclamo: servirà come nome utente per accedere alla pagina in cui hai depositato il tuo reclamo.
- La persona che segnala il reclamo può visualizzare lo stato del reclamo e aggiungere commenti aggiuntivi con contesto e documentazione pertinente (se richiesto dal responsabile dei reclami).
Nel caso in cui desideri aggiungere ulteriori informazioni al tuo reclamo, premi su Follow Up UN Reclamo e inserisci il tuo numero di reclamo e la password.
Tutte le informazioni saranno crittografate per garantire la riservatezza durante la trasmissione. Inoltre, solo la persona designata potrà accedere ai reclami.
Come procedere con un reclamo all'interno Factorial ?
Per gestire un reclamo:
Solo gli addetti ai reclami possono gestire i reclami.
- Nella barra laterale, clicca su Trust Channel
- Avrai un elenco di reclami
- Clicca sul reclamo per procedere
- Una volta cliccato sul reclamo:
- Panoramica : un elenco di informazioni sul reclamo, come la data di creazione, la data di scadenza, la descrizione e gli allegati.
- Attività: aggiungere commenti e documenti, ma anche visualizzare e modificare i diversi statuti del reclamo.
Quando viene creato o aggiornato un reclamo (ad esempio quando viene inviato un nuovo messaggio o caricato un nuovo allegato dal reclamante), l'addetto ai reclami riceverà una nuova attività in sospeso nella propria dashboard e una notifica via e-mail.
Per cambiare lo stato clicca su: Cambia stato e potrai cambiarlo in: In corso, Elaborato, Scartato e Archiviato.
Per eliminare un reclamo:
- Nella barra laterale, clicca su Trust Channel
- Avrai un elenco di reclami
- Clicca sul reclamo che vuoi eliminare
- Vai alla panoramica
- Clicca su Elimina reclamo che si trova in fondo alla pagina
- Fare clic su Sì, elimina
Come configurare la tua pagina sulla politica di segnalazione delle irregolarità
- Nella barra laterale, fai clic su Impostazioni
- Nella sezione Persone, seleziona Canale di attendibilità
- Vai alla sezione Sistema informativo interno e difesa dell'informatore e incolla il tuo URL esterno
