Che cos'è un Trust Channel e quali sono i requisiti dell'UE?
- Un canale di reclamo deve consentire la possibilità di presentare reclami sia per iscritto che verbalmente, nonché per telefono o altri sistemi di messaggistica vocale e di persona, se richiesto dal reclamante.
- I canali di reclamo devono garantire la riservatezza dell'identità del reclamante e di eventuali terzi menzionati nel reclamo.
- È obbligatorio confermare la ricezione del reclamo entro un periodo massimo di 7 giorni dalla data di ricezione.
- Tutti i reclami, compresi quelli anonimi, devono essere trattati con diligenza quando sono ammissibili ai sensi della legge nazionale.
- È stabilito un periodo massimo di 3 mesi per rispondere al reclamante in merito all'elaborazione del reclamo, a decorrere dalla conferma di ricezione o, in mancanza di conferma, dallo scadere del periodo di 7 giorni dalla presentazione del reclamo.
Come aggiungere un responsabile dei reclami?
Il responsabile dei reclami è una persona che lavora internamente all'azienda e che viene autorizzata ad accedere alla sezione reclami e a gestire il reclamo.
La persona che presenta il reclamo e il responsabile incaricato della sua gestione potranno lasciare commenti e caricare allegati tramite Factorial in modo da garantire che, anche in caso di reclamo anonimo, vengano fornite tutte le informazioni necessarie per la sua elaborazione.
Da aggiungere con un responsabile reclami:
- Nella barra laterale, fai clic su Impostazioni
- Nella sezione Persone, seleziona Canale fiducia
- All'interno della sezione "Responsabile/i dei reclami", fare clic su "Aggiungi responsabile/i dei reclami".
- Seleziona i dipendenti e fai clic su Salva
Ogni volta che viene creato un nuovo caso di reclamo, viene inviata una notifica ai responsabili dei reclami.
Come aggiungere una categoria di reclamo?
Una categoria di reclamo è una classificazione utilizzata per organizzare i reclami ai fini della loro gestione da parte dei responsabili dei reclami.
La persona che presenta il reclamo può scegliere tra le categorie visibili.
Analogamente, un responsabile dei reclami può riclassificare (modificare la categoria) in un secondo momento, se necessario.
Per aggiungere una categoria di reclamo:
- Nella barra laterale, fai clic su Impostazioni
- Nella sezione Persone , seleziona Canale fiducia
- Nella sezione Categorie , fai clic su Nuova categoria
- Inserisci il nuovo nome della categoria e salvalo
Come presentare un reclamo a Factorial ?
Factorial ti offre una pagina personalizzata con le impostazioni definite dalla tua azienda.
Per accedere al link per presentare un reclamo:
- Nella barra laterale, fai clic su Impostazioni
- Nella sezione Persone, seleziona Canale fiducia
- Troverai il link per presentare un reclamo nella sezione "Modulo di reclamo".
Accesso al canale di segnalazione delle irregolarità
I dipendenti possono accedere al canale di segnalazione direttamente da Factorial , tramite l' icona ? situata nell'angolo in basso a destra della pagina oppure nella sezione dei link, qualora l'azienda abbia condiviso il collegamento in quella sede.
I clienti o altre parti esterne potranno accedere al link se lo pubblichi sul tuo sito web o lo condividi direttamente con loro .
Per inviare un reclamo:
- Copia e apri il link del modulo di reclamo nel tuo browser.
- Compila il modulo di reclamo :
- Che rapporto hai con l'azienda?
- Tipo di cattiva condotta : Seleziona il tipo di cattiva condotta che meglio corrisponde al reclamo
- Descrizione del reclamo (obbligatoria): fornire informazioni sulle parti coinvolte, luogo, ora e causa del reclamo
- Allegati: aggiungi eventuali documenti, foto, ecc. che possano servire da prova per la relazione
- Creazione della password: la password garantisce la protezione e la sicurezza del tuo reclamo
Per accedere alla pagina di riepilogo del tuo report sarà necessaria la password.
- Codice di follow-up: questo codice fungerà da nome utente per accedere alla pagina in cui hai presentato il reclamo.
- La persona che presenta il reclamo può visualizzarne lo stato e aggiungere commenti aggiuntivi con contesto e documentazione pertinente (se richiesto dal responsabile dei reclami).
Se desideri aggiungere ulteriori informazioni al tuo reclamo, fai clic su "Segui". UN Invia il reclamo e inserisci il numero del reclamo e la password.
Tutte le informazioni saranno crittografate per garantire la riservatezza durante la trasmissione. Inoltre, solo la persona designata potrà accedere ai reclami.
Come procedere con un reclamo all'interno Factorial ?
Per gestire un reclamo:
Solo i responsabili della gestione dei reclami possono gestire i reclami.
- Nella barra laterale, fai clic su Canale di fiducia
- Avrai un elenco di reclami
- Fai clic sul reclamo per procedere
- Una volta cliccato sul reclamo:
- Panoramica : un elenco di informazioni relative al reclamo, come la data di creazione, la data di scadenza, la descrizione, la categoria, lo stato e gli allegati.
- Risposte del pubblico: per aggiungere commenti e documenti, ma anche per visualizzare e modificare i diversi statuti del reclamo
Quando viene creato o aggiornato un reclamo (ad esempio, quando viene inviato un nuovo messaggio o caricato un nuovo allegato dal reclamante), il responsabile dei reclami riceverà una nuova attività in sospeso nella propria dashboard e una notifica via e-mail.
Per modificare lo stato, fai clic su: Cambia stato e potrai modificarlo in: In corso, elaborato, scartato e archiviato.
Per archiviare un reclamo:
- Nella barra laterale, fai clic su Trust Channel
- Avrai un elenco di reclami
- Fai clic sul reclamo che desideri eliminare
- Vai a Cambia stato
- Seleziona Archiviato
Come configurare la propria pagina relativa alla politica di segnalazione delle irregolarità
- Nella barra laterale, fai clic su Impostazioni
- Nella sezione Persone, seleziona Canale di fiducia
- Vai alla sezione URL delle policy esterne e incolla il tuo URL esterno
