Descripción general

Los tipos de compra constan de dos configuraciones principales :

1. Formulario de solicitud : contiene las preguntas que los empleados deben responder para solicitar un producto o servicio específico.
2. Flujo de trabajo : define el proceso que debe seguir la solicitud de compra para ser aprobada.

Paso 1: Acceder a los tipos de compra

Para gestionar los tipos de compra:

1. En la barra lateral, haz clic en Gastos
2. Luego ve a la página de Configuración en la esquina superior derecha
3. Haz clic en adquisiciones 
   

   

Una vez en la configuración de Adquisiciones, diríjase a la pestaña Tipo de compra . Aquí puedes:

• Editar o gestionar los tipos de compra existentes
• Crear nuevos tipos de compra
• Editar los dos tipos de compra iniciales: Producto nuevo o Software.

Paso 2: Crear un nuevo tipo de solicitud

1. Haz clic en Nuevo tipo de compra
2. Proporciona un nombre y una descripción
3. Haz clic en Guardar 

Paso 3: Configurar el formulario de solicitud

Por defecto, el sistema proporciona 7 preguntas que no se pueden eliminar, pero que se pueden configurar como opcionales:

• Título de la solicitud
• Costo y moneda
• Nombre del proveedor
• URL del producto
• Fecha de vencimiento
• Descripción 
   

Para añadir nuevas preguntas:

1. Haz clic en Agregar contenido
2. Selecciona el tipo de pregunta:
   • Selección única
   • Opción múltiple
   • Fecha
   • Numérico
   • Texto
   • URL
   • Menú desplegable
   • Sección
3. Previsualiza el formulario usando Vista previa
4. Haz clic en Guardar cuando hayas terminado
   

   Si no se ha configurado ningún flujo de trabajo, al hacer clic en Publicar se creará automáticamente un flujo de trabajo predeterminado con un único nivel de aprobación para el rol de administrador.

    

Paso 4: Configurar el flujo de trabajo

Factorial proporciona un creador de flujos de trabajo visuales y flexibles.

4.1 Comprensión de los flujos de trabajo

• El primer nodo siempre es un disparador (no se puede editar ni eliminar).
• Para agregar pasos, haga clic en + debajo del nodo de activación. Hay tres tipos de bloques disponibles:
  1. Condición
  2. Tarea
  3. Aprobación

4.2 Configurar condiciones

• Cantidad solicitada
• Equipo del empleado que presenta la solicitud
• Función del empleado que presenta la solicitud

4.3 Configurar tareas

Las tareas representan acciones que deben completarse:

• Tarea general : acción manual, por ejemplo, “Contactar con el proveedor para obtener sus datos fiscales”.
• Solicitar documento : suba un documento, por ejemplo, “Subir el presupuesto enviado por el proveedor”.
• Proporcionar documento : proporcionar un documento para referencia o para completar

Para configurar una tarea:

1. Selecciona el tipo de tarea
2. Proporciona un título y una descripción.
3. Asignar una persona
4. Especifica el documento (si corresponde)
5. Establece una fecha de vencimiento

Las tareas permiten completar las acciones íntegramente dentro de Factorial .

4.4 Configurar aprobaciones

Los bloques de aprobación ofrecen tres opciones:

• Aprobación manual : asigne uno o más aprobadores y establezca los días de finalización previstos.
• Aprobación automática : se aprueba automáticamente en función de una condición.
• Rechazo automático : rechazar automáticamente en función de una condición.

4.5 Delegador para los cesionarios

Para evitar que los flujos de trabajo se detengan:

• Asigna un responsable (persona o equipo) para delegar tanto las tareas como las aprobaciones manuales.
• Esto actúa como plan B en caso de que el responsable principal no esté disponible.

4.6 Historial de versiones

El historial de versiones del flujo de trabajo le permite:

• Revisar versiones anteriores
• Restaura las versiones anteriores si es necesario. 
   

Para eliminar una condición, tarea o aprobación, simplemente haga clic sobre ella y podrá editarla o eliminarla.