Panoramica

I tipi di acquisto consistono in due configurazioni principali:

1. Modulo di richiesta – contiene le domande a cui i/le dipendenti devono rispondere per richiedere un prodotto o un servizio specifico.
2. Flusso di lavoro – definisce il processo che la richiesta di acquisto deve seguire per essere approvata.

Passo 1: Accedi ai Tipi di Acquisto

Per gestire i tipi di acquisto:

1. Sulla tua barra laterale clicca su Spesa
2. Poi vai alla pagina Impostazioni in alto a destra
3. Clicca su approvvigionamento
   

   

Una volta nelle impostazioni di approvvigionamento, vai alla scheda Tipo di Acquisto. Qui puoi:

• Modificare o gestire i tipi di acquisto esistenti
• Creare nuovi tipi di acquisto
• Modificare i due tipi di acquisto iniziali: Nuovo prodotto o Software

Passo 2: Crea un nuovo tipo di richiesta

1. Clicca su Nuovo tipo di acquisto
2. Fornisci un nome e una descrizione
3. Clicca su Salva
    

Passo 3: Configura il modulo di richiesta

Per impostazione predefinita, il sistema fornisce 7 domande che non possono essere eliminate ma possono essere rese non obbligatorie:

• Titolo della richiesta
• Costo e valuta
• Nome del fornitore
• URL del prodotto
• Data di scadenza
• Descrizione
   

Per aggiungere nuove domande:

1. Clicca su Aggiungi Contenuto
2. Scegli il tipo di domanda:
   • Selezione singola
   • Scelta multipla
   • Data
   • Numerico
   • Testo
   • URL
   • A discesa
   • Sezione
3. Visualizza in anteprima il modulo utilizzando Anteprima
4. Clicca su Salva quando hai finito
   

   Se non è impostato alcun flusso di lavoro, cliccando su Pubblica verrà automaticamente creato un flusso di lavoro predefinito con un singolo livello di approvazione per il ruolo di amministratore.

    

Passo 4: Configura il flusso di lavoro

Factorial fornisce un costruttore di flusso di lavoro visivo flessibile.

Crea o modifica flussi di lavoro con One

Puoi usare One per creare o modificare flussi di lavoro delle richieste di acquisto descrivendo ciò che vuoi impostare in linguaggio semplice.

Per usarlo:

1. Apri un tipo di richiesta e vai alla scheda Flusso di lavoro.
2. Comunica a One cosa vuoi che il flusso di lavoro faccia.
3. One crea o aggiorna il flusso di approvazione e lo lascia come bozza.
4. Rivedi il flusso di lavoro sulla tela.
5. Clicca su Pubblica quando il flusso di lavoro è pronto.

Puoi usare One per creare un nuovo flusso di lavoro o modificare uno esistente senza dover trascinare e collegare manualmente i nodi.

Niente va in diretta fino a quando non rivedi e pubblichi il flusso di lavoro.

4.1 Comprendere i flussi di lavoro

• Il primo nodo è sempre un Trigger (non può essere modificato o eliminato)
• Per aggiungere passaggi, clicca su + sotto il nodo di attivazione. Sono disponibili tre tipi di blocchi:
  1. Condizione
  2. Compito
  3. Approvazione

4.2 Configura Condizioni

• Importo della richiesta
• Team del/della dipendente che presenta la richiesta
• Ruolo del/della dipendente che presenta la richiesta

Riunire i rami di approvazione

Puoi ora riconnettere i rami di approvazione a un passo condiviso nel flusso di lavoro. Questo ti consente di gestire ciò che differisce tra i rami e poi continuare con gli stessi passaggi senza duplicarli.

Per unire i rami, trascina una connessione dalla fine di un ramo a un passo più in basso nel flusso di lavoro. I rami continuano quindi attraverso lo stesso percorso.

Ogni passo mantiene una singola connessione in uscita. Se trascini una nuova connessione, questa sostituisce quella esistente.

Dopo che i rami si uniscono, il selettore di variabili mostra solo i dati che esistono su ogni percorso. Questo impedisce che le condizioni dopo un'unione utilizzino dati disponibili solo su un ramo.

4.3 Configura Compiti

I compiti rappresentano azioni che devono essere completate:

• Compito generale – azione manuale, ad es., “Contattare il fornitore per ottenere i dettagli fiscali”
• Documento di richiesta – carica un documento, ad es., “Carica il preventivo inviato dal fornitore”
• Fornire documento – fornire un documento per riferimento o completamento

Per configurare un compito:

1. Seleziona il tipo di compito
2. Fornisci un titolo e una descrizione
3. Assegna una persona
4. Specifica il documento (se applicabile)
5. Imposta una data di scadenza

I compiti consentono di completare azioni interamente all'interno di Factorial.

4.4 Configura Approvazioni

I blocchi di approvazione offrono tre opzioni:

• Approvazione manuale – assegna uno o più approvatori, imposta i giorni di completamento previsti
• Approvazione automatica – approva automaticamente in base a una condizione
• Rifiuto automatico – rifiuta automaticamente in base a una condizione

4.5 Delegante per i/le destinatari/e

Per evitare che i flussi di lavoro si bloccano:

• Assegna un/a Delegante (persona o team) sia per i compiti che per le approvazioni manuali
• Questo agisce come un ripiego se il/della destinatario/a principale non è disponibile

4.6 Cronologia delle versioni

La cronologia delle versioni del flusso di lavoro ti consente di:

• Rivedere versioni precedenti
• Ripristinare versioni precedenti se necessario
   

Per eliminare una condizione, un compito o un'approvazione, basta cliccarci sopra e sarai in grado di modificarlo o eliminarlo.