Panoramica

Le tipologie di acquisto si suddividono in due configurazioni principali :

1. Modulo di richiesta : contiene le domande a cui i dipendenti devono rispondere per richiedere un prodotto o un servizio specifico.
2. Flusso di lavoro : definisce il processo che la richiesta di acquisto deve seguire per essere approvata.

Passaggio 1: Accedi ai tipi di acquisto

Per gestire le tipologie di acquisto:

1. Nella barra laterale fai clic su Spese
2. Quindi vai alla pagina Impostazioni nell'angolo in alto a destra
3. Fare clic su 
   

   

Una volta nelle impostazioni di approvvigionamento, vai alla scheda Tipo di acquisto . Qui puoi:

• Modifica o gestisci i tipi di acquisto esistenti
• Crea nuove tipologie di acquisto
• Modifica le due tipologie di acquisto iniziali: Nuovo prodotto o Software

Passaggio 2: creare un nuovo tipo di richiesta

1. Fai clic su Nuovo tipo di acquisto
2. Fornire un nome e una descrizione
3. Fai clic su Salva 
    

Passaggio 3: Configurare il modulo di richiesta

Di default, il sistema fornisce 7 domande che non possono essere eliminate ma possono essere rese facoltative:

• Titolo della richiesta
• Costo e valuta
• Nome del fornitore
• URL del prodotto
• Scadenza
• Descrizione 
   

Per aggiungere nuove domande:

1. Fai clic su Aggiungi contenuto
2. Scegli il tipo di domanda:
   • Selezione singola
   • scelta multipla
   • Data
   • Numerico
   • Testo
   • URL
   • Cadere in picchiata
   • Sezione
3. Visualizza l'anteprima del modulo utilizzando Anteprima
4. Fai clic su Salva al termine.
   

   Se non è impostato alcun flusso di lavoro, facendo clic su Pubblica verrà creato automaticamente un flusso di lavoro predefinito con un singolo livello di approvazione per il ruolo di amministratore.

    

Passaggio 4: Configurare il flusso di lavoro

Factorial offre un generatore di flussi di lavoro visivo e flessibile.

4.1 Comprensione dei flussi di lavoro

• Il primo nodo è sempre un Trigger (non può essere modificato o eliminato).
• Per aggiungere passaggi, fai clic su + sotto il nodo trigger. Sono disponibili tre tipi di blocco:
  1. Condizione
  2. Compito
  3. Approvazione

4.2 Configurare le condizioni

• Importo della richiesta
• Team del dipendente che invia la richiesta
• Ruolo del dipendente che inoltra la richiesta

4.3 Configurare le attività

I compiti rappresentano azioni che devono essere completate:

• Attività generica – azione manuale, ad esempio, "Contattare il fornitore per ottenere i suoi dati fiscali"
• Richiesta di documenti : carica un documento, ad esempio "Carica il preventivo inviato dal fornitore".
• Fornire il documento – fornire un documento di riferimento o di completamento

Per configurare un'attività:

1. Seleziona il tipo di attività
2. Fornire un titolo e una descrizione
3. Assegnare una persona
4. Specificare il documento (se applicabile)
5. Fissare una data di scadenza

Le attività consentono di completare le azioni interamente all'interno Factorial .

4.4 Configura le approvazioni

I blocchi di approvazione offrono tre opzioni:

• Approvazione manuale : assegna uno o più approvatori, imposta i giorni di completamento previsti
• Approvazione automatica : approvazione automatica in base a una condizione
• Rifiuto automatico – rifiuto automatico in base a una condizione

4.5 Delegatore per i cessionari

Per evitare che i flussi di lavoro si blocchino:

• Assegna un delegatore (persona o team) sia per le attività che per le approvazioni manuali.
• Questa soluzione funge da piano di riserva nel caso in cui l'incaricato principale non sia disponibile.

4.6 Cronologia delle versioni

La cronologia delle versioni del flusso di lavoro consente di:

• Rivedi le versioni precedenti
• Ripristina le versioni precedenti se necessario 
   

Per eliminare una condizione, un'attività o un'approvazione, basta cliccarci sopra e potrai modificarla o eliminarla.