Aperçu

Les types d'achat se composent de deux configurations principales :

1. Formulaire de demande – contient les questions auxquelles les employés doivent répondre pour demander un produit ou un service spécifique.
2. Flux de travail – définit le processus que la demande d'achat doit suivre pour être approuvée.

Étape 1 : Accéder aux types d'achat

Pour gérer les types d'achat :

1. Dans votre barre latérale, cliquez sur Dépenses
2. Ensuite, allez à la page des paramètres en haut à droite
3. Cliquez sur approvisionnement
   

   

Une fois dans les paramètres d'approvisionnement, allez à l'onglet Type d'achat. Ici, vous pouvez :

• Modifier ou gérer les types d'achat existants
• Créer de nouveaux types d'achat
• Modifier les deux types d'achat initiaux : Nouveau produit ou Logiciel

Étape 2 : Créer un nouveau type de demande

1. Cliquez sur Nouveau type d'achat
2. Fournissez un nom et une description
3. Cliquez sur Enregistrer
   

Étape 3 : Configurer le formulaire de demande

Par défaut, le système fournit 7 questions qui ne peuvent pas être supprimées mais peuvent être rendues non obligatoires :

• Titre de la demande
• Coût et devise
• Nom du fournisseur
• URL du produit
• Date d'échéance
• Description
  

Pour ajouter de nouvelles questions :

1. Cliquez sur Ajouter du contenu
2. Choisissez le type de question :
   • Sélection unique
   • Choix multiple
   • Date
   • Numérique
   • Texte
   • URL
   • Liste déroulante
   • Section
3. Aperçu du formulaire en utilisant Aperçu
4. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé
   

   Si aucun flux de travail n'est défini, cliquer sur Publier créera automatiquement un flux de travail par défaut avec un seul niveau d'approbation pour le rôle d'administrateur.

Étape 4 : Configurer le flux de travail

Factorial fournit un constructeur de flux de travail visuel flexible.

Créer ou modifier des flux de travail avec One

Vous pouvez utiliser One pour créer ou modifier des flux de travail de demande d'achat en décrivant ce que vous souhaitez mettre en place en langage clair.

Pour l'utiliser :

1. Ouvrez un type de demande et allez à l'onglet Flux de travail.
2. Dites à One ce que vous voulez que le flux de travail fasse.
3. One crée ou met à jour le flux d'approbation et le laisse en tant que brouillon.
4. Examinez le flux de travail sur le canevas.
5. Cliquez sur Publier lorsque le flux de travail est prêt.

Vous pouvez utiliser One pour créer un nouveau flux de travail ou modifier un existant sans faire glisser et connecter manuellement des nœuds.

Rien ne sera mis en ligne tant que vous n'aurez pas examiné et publié le flux de travail.

4.1 Comprendre les flux de travail

• Le premier nœud est toujours un Déclencheur (ne peut pas être modifié ou supprimé)
• Pour ajouter des étapes, cliquez sur + sous le nœud de déclenchement. Trois types de blocs sont disponibles :
  1. Condition
  2. Tâche
  3. Approbation

4.2 Configurer les Conditions

• Montant de la demande
• Équipe de l'employé soumettant la demande
• Rôle de l'employé soumettant la demande

Rassembler les branches d'approbation

Vous pouvez maintenant reconnecter les branches d'approbation à une étape partagée dans le flux de travail. Cela vous permet de gérer ce qui diffère entre les branches et de continuer ensuite avec les mêmes étapes sans les dupliquer.

Pour fusionner des branches, faites glisser une connexion de la fin d'une branche vers une étape plus bas dans le flux de travail. Les branches continuent ensuite par le même chemin.

Chaque étape conserve une seule connexion sortante. Si vous faites glisser une nouvelle connexion, elle remplace l'existante.

Après la fusion des branches, le sélecteur de variables n'affiche que les données qui existent sur chaque chemin. Cela empêche les conditions après une fusion d'utiliser des données qui ne sont disponibles que sur une seule branche.

4.3 Configurer les Tâches

Les tâches représentent des actions qui doivent être complétées :

• Tâche générale – action manuelle, par exemple, « Contacter le fournisseur pour obtenir ses détails fiscaux »
• Document de demande – télécharger un document, par exemple, « Télécharger le devis envoyé par le fournisseur »
• Fournir un document – fournir un document pour référence ou achèvement

Pour configurer une tâche :

1. Sélectionnez le type de tâche
2. Fournissez un titre et une description
3. Attribuez une personne
4. Spécifiez le document (si applicable)
5. Définissez une date d'échéance

Les tâches permettent d'effectuer des actions entièrement au sein de Factorial.

4.4 Configurer les Approbations

Les blocs d'approbation offrent trois options :

• Approbation manuelle – attribuer un ou plusieurs approbateurs, définir les jours d'achèvement prévus
• Auto-approbation – approuver automatiquement en fonction d'une condition
• Auto-rejet – rejeter automatiquement en fonction d'une condition

4.5 Délégataire pour les assignés

Pour éviter que les flux de travail ne stagnent :

• Attribuez un Délégataire (personne ou équipe) pour les tâches et les approbations manuelles
• Cela agit comme une solution de secours si l'assigné principal n'est pas disponible

4.6 Historique des versions

L'historique des versions du flux de travail vous permet de :

• Examiner les versions précédentes
• Restaurer les versions précédentes si nécessaire
  

Pour supprimer une condition, une tâche ou une approbation, il suffit de cliquer dessus et vous pourrez la modifier ou la supprimer.