Übersicht

Die Kaufarten bestehen aus zwei Hauptkonfigurationen:

1. Antragsformular – enthält die Fragen, die Mitarbeitende beantworten müssen, um ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung anzufordern.
2. Workflow – definiert den Prozess, den die Kaufanfrage durchlaufen muss, um genehmigt zu werden.

Schritt 1: Kaufarten aufrufen

Um Kaufarten zu verwalten:

1. Klicken Sie in Ihrer Seitenleiste auf Ausgaben
2. Gehen Sie dann zur Einstellungsseite oben in der rechten Ecke
3. Klicken Sie auf Beschaffung
   

   

Sobald Sie in den Beschaffungseinstellungen sind, gehen Sie zum Kaufart-Tab. Hier können Sie:

• Vorhandene Kaufarten bearbeiten oder verwalten
• Neue Kaufarten erstellen
• Die beiden ursprünglichen Kaufarten bearbeiten: Neues Produkt oder Software

Schritt 2: Einen neuen Antragstyp erstellen

1. Klicken Sie auf Neuer Kauftyp
2. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung an
3. Klicken Sie auf Speichern
    

Schritt 3: Antragsformular konfigurieren

Standardmäßig stellt das System 7 Fragen zur Verfügung, die nicht gelöscht werden können, aber nicht verpflichtend gemacht werden können:

• Antragstitel
• Kosten und Währung
• Lieferantenname
• URL des Produkts
• Fälligkeitsdatum
• Beschreibung
   

Um neue Fragen hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf Inhalt hinzufügen
2. Wählen Sie den Fragetyp:
   • Einzelauswahl
   • Mehrfachauswahl
   • Datum
   • Zahl
   • Text
   • URL
   • Dropdown
   • Abschnitt
3. Vorschau des Formulars mit Vorschau anzeigen
4. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind
   

   Wenn kein Workflow festgelegt ist, wird durch Klicken auf Veröffentlichen automatisch ein Standardworkflow mit einer einzigen Genehmigungsstufe für die Admin-Rolle erstellt.

    

Schritt 4: Workflow konfigurieren

Factorial bietet einen flexiblen visuellen Workflow-Builder.

Workflows mit One erstellen oder bearbeiten

Sie können One verwenden, um Kaufanfrage-Workflows zu erstellen oder zu bearbeiten, indem Sie in einfacher Sprache beschreiben, was Sie einrichten möchten.

Um es zu verwenden:

1. Öffnen Sie einen Antrags-Typ und gehen Sie zum Workflow-Tab.
2. Sagen Sie One, was der Workflow tun soll.
3. One erstellt oder aktualisiert den Genehmigungsfluss und lässt ihn als Entwurf zurück.
4. Überprüfen Sie den Workflow auf der Leinwand.
5. Klicken Sie auf Veröffentlichen, wenn der Workflow bereit ist.

Sie können One verwenden, um einen neuen Workflow zu erstellen oder einen bestehenden zu bearbeiten, ohne manuell Knoten zu ziehen und zu verbinden.

Nichts wird veröffentlicht, bis Sie den Workflow überprüfen und veröffentlichen.

4.1 Verständnis von Workflows

• Der erste Knoten ist immer ein Trigger (kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden)
• Um Schritte hinzuzufügen, klicken Sie auf + unter dem Trigger-Knoten. Es stehen drei Blocktypen zur Verfügung:
  1. Bedingung
  2. Aufgabe
  3. Genehmigung

4.2 Bedingungen konfigurieren

• Antragsbetrag
• Team des Mitarbeitenden, der die Anfrage einreicht
• Rolle des Mitarbeitenden, der die Anfrage einreicht

Genehmigungszweige wieder verbinden

Sie können jetzt Genehmigungszweige mit einem gemeinsamen Schritt im Workflow wieder verbinden. Dies ermöglicht es Ihnen, Unterschiede zwischen den Zweigen zu bearbeiten und dann mit denselben Schritten fortzufahren, ohne sie zu duplizieren.

Um Zweige zusammenzuführen, ziehen Sie eine Verbindung vom Ende eines Zweigs zu einem Schritt weiter unten im Workflow. Die Zweige setzen dann denselben Weg fort.

Jeder Schritt behält eine einzige ausgehende Verbindung. Wenn Sie eine neue Verbindung ziehen, ersetzt sie die vorhandene.

Nachdem die Zweige zusammengeführt wurden, zeigt der Variablenpicker nur Daten an, die auf jedem Weg vorhanden sind. Dies verhindert, dass Bedingungen nach einer Zusammenführung Daten verwenden, die nur auf einem Zweig verfügbar sind.

4.3 Aufgaben konfigurieren

Aufgaben stellen Aktionen dar, die abgeschlossen werden müssen:

• Allgemeine Aufgabe – manuelle Aktion, z.B. „Kontaktieren Sie den Lieferanten, um seine Steuerdaten zu erhalten“
• Dokument anfordern – ein Dokument hochladen, z.B. „Laden Sie das vom Lieferanten gesendete Angebot hoch“
• Dokument bereitstellen – ein Dokument zur Referenz oder zum Abschluss bereitstellen

Um eine Aufgabe zu konfigurieren:

1. Wählen Sie den Aufgabentyp
2. Geben Sie einen Titel und eine Beschreibung an
3. Weisen Sie eine Person zu
4. Geben Sie das Dokument an (falls zutreffend)
5. Setzen Sie ein Fälligkeitsdatum

Aufgaben ermöglichen es, Aktionen vollständig innerhalb von Factorial abzuschließen.

4.4 Genehmigungen konfigurieren

Genehmigungsblöcke bieten drei Optionen:

• Manuelle Genehmigung – einen oder mehrere Genehmigende zuweisen, erwartete Abschluss-Tage festlegen
• Automatische Genehmigung – automatisch basierend auf einer Bedingung genehmigen
• Automatische Ablehnung – automatisch basierend auf einer Bedingung ablehnen

4.5 Delegator für Zuweisende

Um zu verhindern, dass Workflows ins Stocken geraten:

• Weisen Sie einen Delegierten (Person oder Team) sowohl für Aufgaben als auch für manuelle Genehmigungen zu
• Dies dient als Rückfall, wenn der primäre Zuweisende nicht verfügbar ist

4.6 Versionshistorie

Die Versionshistorie des Workflows ermöglicht es Ihnen:

• Frühere Versionen zu überprüfen
• Frühere Versionen bei Bedarf wiederherzustellen
   

Um eine Bedingung, Aufgabe oder Genehmigung zu löschen, klicken Sie einfach darauf und Sie können sie bearbeiten oder löschen.