Visió general

Els tipus de compra consisteixen en dues configuracions principals:

1. Formulari de sol·licitud – conté les preguntes que els empleats han de respondre per sol·licitar un producte o servei específic.
2. Flux de treball – defineix el procés pel qual ha de passar la sol·licitud de compra per ser aprovada.

Pas 1: Accedir als Tipus de Compra

Per gestionar els tipus de compra:

1. Fes clic a Despeses al teu menú lateral
2. Després ves a la pàgina de Configuració a la cantonada dreta
3. Fes clic a adquisicions
   

   

Un cop a la configuració d'adquisicions, ves a la pestanya Tipus de Compra. Aquí pots:

• Editar o gestionar tipus de compra existents
• Crear nous tipus de compra
• Editar els dos tipus de compra inicials: Nou producte o Programari

Pas 2: Crear un nou tipus de sol·licitud

1. Fes clic a Nou tipus de compra
2. Proporciona un nom i una descripció
3. Fes clic a Desa
   

Pas 3: Configurar el formulari de sol·licitud

Per defecte, el sistema proporciona 7 preguntes que no es poden eliminar però es poden fer no obligatòries:

• Títol de la sol·licitud
• Cost i moneda
• Nom del proveïdor
• URL del producte
• Data límit
• Descripció
  

Per afegir noves preguntes:

1. Fes clic a Afegir Contingut
2. Tria el tipus de pregunta:
   • Selecció única
   • Múltiple elecció
   • Data
   • Numèric
   • Text
   • URL
   • Desplegable
   • Secció
3. Previsualitza el formulari utilitzant Previsualització
4. Fes clic a Desa quan hagis acabat
   

   Si no hi ha cap flux de treball establert, fer clic a Publicar crearà automàticament un flux de treball per defecte amb un únic nivell d'aprovació per al rol d'administrador.

Pas 4: Configurar el flux de treball

Factorial proporciona un creador de fluxos de treball visual flexible.

Crear o editar fluxos de treball amb One

Pots utilitzar One per crear o editar fluxos de treball de sol·licituds de compra descrivint el que vols configurar en un llenguatge senzill.

Per utilitzar-ho:

1. Obre un tipus de sol·licitud i ves a la pestanya Flux de treball.
2. Digue a One què vols que faci el flux de treball.
3. One crea o actualitza el flux d'aprovació i el deixa com un esborrany.
4. Revisa el flux de treball al llenç.
5. Fes clic a Publicar quan el flux de treball estigui llest.

Pots utilitzar One per crear un nou flux de treball o editar-ne un existent sense arrossegar i connectar nodes manualment.

Res no es posa en marxa fins que revisis i publiquis el flux de treball.

4.1 Entendre els fluxos de treball

• El primer node és sempre un Trigger (no es pot editar ni eliminar)
• Per afegir passos, fes clic a + sota el node de desencadenament. Hi ha tres tipus de blocs disponibles:
  1. Condició
  2. Tasques
  3. Aprovació

4.2 Configurar Condicions

• Import de la sol·licitud
• Equip de l'empleat que presenta la sol·licitud
• Rol de l'empleat que presenta la sol·licitud

Reunir branques d'aprovació

Ara pots tornar a connectar branques d'aprovació a un pas compartit en el flux de treball. Això et permet gestionar el que difereix entre les branques i després continuar amb els mateixos passos sense duplicar-los.

Per fusionar branques, arrossega una connexió des de l'extrem d'una branca a un pas més avall en el flux de treball. Les branques continuen pel mateix camí.

Cada pas manté una única connexió sortint. Si arrossegues una nova connexió, substituirà l'existent.

Després que les branques es fusionin, el selector de variables només mostra dades que existeixen en cada camí. Això evita que les condicions després d'una fusió utilitzin dades que només estan disponibles en una branca.

4.3 Configurar Tasques

Les tasques representen accions que s'han de completar:

• Tasques generals – acció manual, per exemple, “Contactar el proveïdor per obtenir els seus detalls fiscals”
• Document de sol·licitud – pujar un document, per exemple, “Pujar el pressupost enviat pel proveïdor”
• Proporcionar document – proporcionar un document per referència o completament

Per configurar una tasca:

1. Selecciona el tipus de tasca
2. Proporciona un títol i una descripció
3. Assigna una persona
4. Especifica el document (si escau)
5. Estableix una data límit

Les tasques permeten completar accions totalment dins Factorial.

4.4 Configurar Aprovacions

Els blocs d'aprovació ofereixen tres opcions:

• Aprovació manual – assigna un o més aprovadors, estableix els dies d'acabament esperats
• Auto-aprovació – aprovar automàticament en funció d'una condició
• Auto-rebuig – rebutjar automàticament en funció d'una condició

4.5 Delegador per a les persones assignades

Per evitar que els fluxos de treball es quedin aturats:

• Assigna un Delegador (persona o equip) tant per a les tasques com per a les aprovacions manuals
• Això actua com a pla de reserva si l'assignat principal no està disponible

4.6 Historial de versions

L'historial de versions del flux de treball et permet:

• Revisar versions anteriors
• Restaurar versions anteriors si és necessari
  

Per eliminar una condició, tasca o aprovació, només has de fer clic sobre ella i podràs editar-la o eliminar-la.