Statt jede Kompetenz von Hand zu erstellen, können Sie Ihren bestehenden Kompetenzrahmen (auch Kompetenzbibliothek oder -katalog genannt) mit Kompetenzen importieren aus einer Tabelle übernehmen. Jede Zeile erstellt eine Kompetenz mit Beschreibung, Gruppe und bis zu 15 Niveaus.
Bevor Sie beginnen
- Sie benötigen Kompetenzen verwalten und Kann Ressourcen importieren unter Einstellungen > Berechtigungen.
- Bereiten Sie eine Tabelle (Excel oder CSV) mit einer Zeile pro Kompetenz vor.
- Der Import erstellt nur neue Kompetenzen. Bereits vorhandene Kompetenzen werden nicht aktualisiert.
- Das Verknüpfen von Kompetenzen mit Stellen ist ein separater Vorgang. Siehe Weisen Sie Stellen mehrere Kompetenzen gleichzeitig zu.
Spalten für den Import
| Spalte | Pflichtfeld | Inhalt |
|---|---|---|
| Name | Ja | Name der Kompetenz. Muss in der Datei und in Ihrem Unternehmen eindeutig sein. |
| Beschreibung | Nein | Was die Kompetenz bedeutet. |
| Gruppe | Nein | Name der Kompetenzgruppe. Existiert die Gruppe noch nicht, wird sie erstellt. |
| Name des Niveaus 1 … Name des Niveaus 15 | Nein | Name jedes Niveaus, vom niedrigsten (1) bis zum höchsten. |
| Beschreibung des Niveaus 1 … Beschreibung des Niveaus 15 | Nur wenn der zugehörige Name des Niveaus ausgefüllt ist | Was auf diesem Niveau erwartet wird. |
Beispielzeile: Name „Kommunikation“, Gruppe „Soft Skills“, Name des Niveaus 1 „Grundlagen“, Beschreibung des Niveaus 1 „Drückt Ideen klar aus“, Name des Niveaus 2 „Fortgeschritten“, Beschreibung des Niveaus 2 „Passt die Botschaft an das Publikum an“.
Schritt für Schritt
- Gehen Sie zu Performance > Kompetenzen.
- Klicken Sie im Aktionsmenü neben Neue Kompetenz auf Kompetenzen importieren. Wenn Sie noch keine Kompetenzen haben, erscheint die Schaltfläche auch auf der leeren Seite.
- Laden Sie die Vorlage herunter oder laden Sie Ihre eigene Datei hoch und ordnen Sie Ihre Spalten den Factorial-Spalten zu.
- Laden Sie die ausgefüllte Datei hoch.
- Prüfen Sie die Validierungsansicht. Korrigieren Sie als fehlerhaft markierte Zellen direkt im Import oder korrigieren Sie Ihre Datei und laden Sie sie erneut hoch.
- Bestätigen Sie den Import.
- Nach Abschluss des Imports erscheinen die Kompetenzen unter Unternehmenskompetenzen.
Regeln und Verhalten
- Existiert ein Name bereits in Ihrem Unternehmen oder kommt er zweimal in der Datei vor, wird die Zeile markiert und nicht importiert.
- Ist ein Name des Niveaus ausgefüllt, aber die Beschreibung des Niveaus leer (oder umgekehrt), bleibt die Zeile markiert, bis beides ausgefüllt ist.
- Stimmt die Gruppe mit keiner vorhandenen Kompetenzgruppe überein, wird die Gruppe beim Import erstellt.
- Gruppennamen werden abgeglichen, nachdem Leerzeichen am Ende und doppelte Leerzeichen zwischen Wörtern entfernt wurden.
- Niveaus werden in der Reihenfolge ihrer Spaltennummer erstellt: Niveau 1 ist das niedrigste.
- Lassen Sie alle Spalten für Niveaus leer, wird die Kompetenz ohne Niveaus erstellt.
- Importierte Kompetenzen sind mit keiner Stelle verknüpft; verknüpfen Sie sie anschließend.
Einschränkungen
- Mit diesem Import können Sie vorhandene Kompetenzen weder aktualisieren noch löschen; es werden nur neue erstellt.
- Sie können höchstens 15 Niveaus pro Kompetenz importieren.
- Sie können in diesem Import keine Stellen verknüpfen; verwenden Sie danach Mehrere Stellen zuweisen.
Fehlerbehebung
- Symptom: „Ich sehe Kompetenzen importieren nicht.“ → Ursache: Ihnen fehlt Kompetenzen verwalten oder Kann Ressourcen importieren. → Lösung: Bitten Sie einen Admin, Ihnen beide Berechtigungen zu geben.
- Symptom: „Zeilen schlagen wegen eines doppelten Namens fehl.“ → Ursache: Eine Kompetenz mit diesem Namen existiert bereits oder der Name kommt mehrfach in der Datei vor. → Lösung: Benennen Sie die Zeile um oder entfernen Sie sie; bearbeiten Sie die vorhandene Kompetenz stattdessen manuell.
- Symptom: „Nach dem Import fehlt ein Niveau.“ → Ursache: Das Niveau hatte einen Namen, aber keine Beschreibung, oder eine Beschreibung, aber keinen Namen. → Lösung: Fügen Sie das Niveau im Tab Niveaus der Kompetenz mit Neues Niveau hinzu.
FAQ
1. Kann ich Kompetenzen aus einem anderen HR-Tool importieren?
Ja, wenn Sie sie in eine Tabelle exportieren und die Spalten wie oben beschrieben zuordnen.
2. Kann ich dieselbe Datei erneut importieren, um Beschreibungen zu aktualisieren?
Nein. Vorhandene Namen werden als Duplikate abgelehnt. Bearbeiten Sie diese Kompetenzen manuell.
3. Wie lange dauert ein Import?
Kleine Dateien werden in wenigen Augenblicken verarbeitet. Die Kompetenzen erscheinen unter Unternehmenskompetenzen, sobald der Import abgeschlossen ist.