Dieser Artikel ist für: Finanzteams und Administratoren.
Sobald deine Buchhaltungssoftware verbunden ist, kannst du genehmigte Ausgaben mit wenigen Klicks aus der Ausgabenliste senden, ohne sie erneut eingeben oder Dateien verschieben zu müssen. Du entscheidest, wann du sendest, sodass deine Bücher nur das erhalten, was du überprüft hast.
Genehmigte Ausgaben senden
Überblick
Nur Ausgaben, die Genehmigt, In der Gehaltsabrechnung, Zur Zahlung gesendet oder Bezahlt sind, können gesendet werden.
Was du benötigst:
- Deine Buchhaltungssoftware, die für dein Unternehmen verbunden ist. Siehe Wie verbinde ich meine ERP- oder Buchhaltungssoftware mit Factorial?
- Die Berechtigung zur Verwaltung von Ausgaben. Dein Administrator kann sie dir geben.
- Kategorien, die mit Hauptbuchkonten verknüpft sind, falls deine Software sie benötigt (SAP Business One und DATEV tun dies). Siehe Wie mache ich, dass Ausgabenkategorien automatisch mit Hauptbuchkonten verknüpft werden?
Wie man es benutzt
- Gehe zu Ausgaben > Angestelltenausgaben > Ausgaben.
- Wähle die genehmigten Ausgaben aus, die du senden möchtest, oder filtere nach Sync-Status = Ausstehende Synchronisierung, um alles zu finden, was noch nicht gesendet wurde.
- Klicke auf Synchronisieren mit (deiner Software).
- Wenn etwas fehlt, siehst du Überprüfen vor der Synchronisierung mit den Problemen, zum Beispiel "Fehlende Hauptbuchkonten". Klicke auf Ausgaben überprüfen, um sie zu beheben, oder Fortfahren und synchronisieren, um den Rest zu senden.
- Wenn es sagt Bereit zur Synchronisierung, klicke auf Synchronisieren. Der Dialog warnt, dass dies nicht rückgängig gemacht werden kann: Factorial entfernt eine Ausgabe nicht aus deiner Software. Du erhältst eine Benachrichtigung, wenn die Synchronisierung abgeschlossen ist.
Verfolgen, was gesendet wurde
Wie man es benutzt
- In Ausgaben > Angestelltenausgaben > Ausgaben, schaue dir die Spalte Sync-Status an oder filtere danach.
- Für eine Ausgabe mit einem Fehler, öffne sie: Der Tab Warnungen sagt, warum sie nicht gesendet werden konnte.
Die meisten Ausgaben gehen von Ausstehende Synchronisierung zu Synchronisieren zu Synchronisiert. Für die Bedeutung jedes Status und was zu tun ist, siehe FAQ 9.
Tipps und Best Practices
- Nach Genehmigungen senden, bevor du schließt. Filtere am Monatsende nach Sync-Status = Ausstehende Synchronisierung, damit nichts Genehmigtes ausgelassen wird. Siehe Wie schließe ich den Monat in Ausgaben ab? Eine Checkliste für Finanzen.
- Überprüfe "Re-Synchronisierung erforderlich" jeden Monat. Es erfasst Ausgaben, die jemand nach dem Senden geändert hat.
- Behebe die Ursache, nicht nur die Ausgabe. Wenn viele Ausgaben wegen eines fehlenden Hauptbuchkontos fehlschlagen, verlinke die Kategorie einmal und jede neue Ausgabe darin wird das Konto übernehmen.
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Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Ich sehe die Schaltfläche "Synchronisieren mit" nicht.
Deine Buchhaltungssoftware ist nicht für dein Unternehmen verbunden, oder du hast keine Berechtigung zur Verwaltung von Ausgaben. Frage deinen Administrator oder siehe Wie verbinde ich meine ERP- oder Buchhaltungssoftware mit Factorial?
Eine Ausgabe wird übersprungen.
Sie ist noch nicht genehmigt. Nur Genehmigte, In der Gehaltsabrechnung, Zur Zahlung gesendet und Bezahlt Ausgaben können gesendet werden. Entwürfe, ausstehende, abgelehnte und umgekehrte Ausgaben werden niemals gesendet.
"Synchronisierung fehlgeschlagen" bei einer Ausgabe.
Öffne sie und gehe zum Tab Warnungen, um zu sehen, warum. Der häufigste Grund ist ein fehlendes Hauptbuchkonto: Seine Kategorie hat keines für diese juristische Person, oder das Konto wurde nach der Erstellung der Ausgabe hinzugefügt. Verlinke das Konto mit der Kategorie, öffne die Ausgabe und speichere sie erneut, damit sie es aufnimmt, und sende sie dann erneut.
FAQ
1. Werden Ausgaben automatisch gesendet, wenn sie genehmigt sind?
Nein, du sendest sie selbst aus der Liste Ausgaben mit einem Klick. So wählst du den Moment, zum Beispiel nach den letzten Genehmigungen des Monats, und nichts gelangt in deine Bücher, bevor du es überprüft hast.
2. Wenn sich eine Ausgabe ändert, nachdem sie gesendet wurde, aktualisiert meine Software?
Nicht von selbst. Genehmigte Ausgaben können nicht bearbeitet werden, aber eine kann sich ändern, nachdem du sie gesendet hast, zum Beispiel wenn ihr Genehmigungsfluss zurückgesetzt wird und sie bearbeitet wird. Ihr Status wird dann Re-Synchronisierung erforderlich. Sende sie erneut oder korrigiere sie in deiner Software, je nachdem, was deine Software akzeptiert.
3. Was passiert mit einer Ausgabe, die abgelehnt oder umgekehrt wird, nachdem sie gesendet wurde?
Factorial entfernt sie nicht aus deiner Software. Korrigiere sie dort.
4. Kann ich eine Ausgabe erneut senden, nachdem sie fehlgeschlagen ist?
Ja. Behebe, was der Tab Warnungen sagt, wähle die Ausgabe aus und klicke erneut auf Synchronisieren mit (deiner Software).
5. Wie oft sollte ich Ausgaben senden?
Wann immer du möchtest, dass deine Buchhaltung auf dem neuesten Stand ist: jede Woche oder am Monatsende nach den letzten Genehmigungen. Du wählst, welche Ausgaben gehen und wann. Überprüfe die Spalte Sync-Status nach jedem Senden und erneut, bevor du den Monat schließt.
6. Können Angestellte den Synchronisierungsstatus sehen?
Nein. Angestellte sehen nicht den Sync-Status oder die Schaltfläche Synchronisieren mit.
7. Überprüft Factorial die Ausgaben vor dem Senden?
Ja. Wenn du auf Synchronisieren mit klickst, überprüft Factorial zuerst die Ausgaben und listet alle Probleme in Überprüfen vor der Synchronisierung, zum Beispiel fehlende Hauptbuchkonten.
8. Ist das Senden von Ausgaben an DATEV anders?
Die Schritte sind die gleichen, und DATEV gibt dir auch ein Verarbeitungsprotokoll. DATEV ist nur für Unternehmen verfügbar, bei denen es aktiviert wurde. Siehe Wie sende ich Ausgaben an DATEV?
9. Was bedeutet jeder Synchronisierungsstatus und was sollte ich tun?
| Sync-Status | Was es bedeutet | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Ausstehende Synchronisierung | Genehmigt, noch nicht gesendet | Send es, wenn du bereit bist |
| Synchronisieren | Wird gesendet | Warte. Eine Synchronisierung, die über eine Stunde dauert, stoppt mit einem Fehler |
| Synchronisiert | Deine Software hat es erhalten | Nichts |
| Re-Synchronisierung erforderlich | Es hat sich in Factorial geändert, nachdem es gesendet wurde | Send es erneut oder korrigiere es in deiner Software |
| Synchronisierung fehlgeschlagen | Es konnte nicht gesendet werden oder deine Software hat es abgelehnt | Öffne die Ausgabe: der Tab Warnungen sagt, warum. Behebe es und sende es erneut |
| Teilweise synchronisiert | An eine Verbindung gesendet, aber nicht an eine andere (wenn du mehr als eine hast) | Überprüfe die fehlgeschlagene |