Este artículo es para: equipos de finanzas y administradores/as.
Una vez que tu software de contabilidad esté conectado, envía los gastos aprobados desde la lista de gastos en unos pocos clics, sin tener que volver a escribirlos o mover archivos. Tú decides cuándo enviar, así que tus libros solo recibirán lo que hayas verificado.
Enviar gastos aprobados
Descripción general
Solo los gastos que están Aprobados, En nómina, Enviados a pagar o Pagados pueden ser enviados.
Lo que necesitas:
- Tu software de contabilidad conectado para tu empresa. Consulta ¿Cómo conecto mi ERP o software de contabilidad a Factorial?
- El permiso para gestionar gastos. Tu administrador/a puede otorgártelo.
- Categorías vinculadas a cuentas del libro mayor, si tu software las necesita (SAP Business One y DATEV lo hacen). Consulta ¿Cómo hago que las categorías de gastos se vinculen automáticamente a las cuentas del libro mayor?
Cómo usar
- Ve a Gastos > Gastos de empleados/as > Gastos.
- Selecciona los gastos aprobados que deseas enviar, o filtra por Estado de sincronización = Sincronización pendiente para encontrar todo lo que aún no se ha enviado.
- Haz clic en Sincronizar a (tu software).
- Si falta algo, verás Revisar antes de sincronizar con los problemas, por ejemplo "Cuentas del libro mayor faltantes". Haz clic en Revisar gastos para corregirlos, o Continuar y sincronizar para enviar el resto.
- Cuando diga Listo para sincronizar, haz clic en Sincronizar. El diálogo advierte que esto no se puede deshacer: Factorial no elimina un gasto de tu software. Recibirás una notificación cuando la sincronización termine.
Seguimiento de lo que se envió
Cómo usar
- En Gastos > Gastos de empleados/as > Gastos, mira la columna de Estado de sincronización, o filtra por ella.
- Para un gasto con un error, ábrelo: la pestaña de Alertas indica por qué no se pudo enviar.
La mayoría de los gastos pasan de Sincronización pendiente a Sincronizando a Sincronizados. Para saber qué significa cada estado y qué hacer, consulta FAQ 9.
Consejos y Mejores Prácticas
- Envía después de las aprobaciones, antes de cerrar. Filtra por Estado de sincronización = Sincronización pendiente al final del mes para que nada aprobado quede fuera. Consulta ¿Cómo cierro el mes en Gastos? Una lista de verificación para finanzas.
- Revisa "Re-sincronización necesaria" cada mes. Esto captura gastos que alguien cambió después de que los enviaste.
- Corrige la causa, no solo el gasto. Si muchos gastos fallan por una cuenta del libro mayor faltante, vincula la categoría una vez y cada nuevo gasto en ella llevará la cuenta.
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Solución de problemas y FAQ
Solución de problemas
No veo el botón Sincronizar a.
Tu software de contabilidad no está conectado para tu empresa, o no tienes permiso para gestionar gastos. Pregunta a tu administrador/a, o consulta ¿Cómo conecto mi ERP o software de contabilidad a Factorial?
Se omite un gasto.
No está aprobado aún. Solo se pueden enviar gastos Aprobados, En nómina, Enviados a pagar y Pagados. Los borradores, pendientes, rechazados y revertidos nunca se envían.
"Sincronización fallida" en un gasto.
Ábrelo y ve a la pestaña de Alertas para ver por qué. La razón más común es una cuenta del libro mayor faltante: su categoría no tiene ninguna para esa entidad legal, o la cuenta fue añadida después de que se creó el gasto. Vincula la cuenta a la categoría, abre el gasto y guárdalo nuevamente para que lo recoja, luego envíalo de nuevo.
FAQ
1. ¿Se envían automáticamente los gastos cuando son aprobados?
No, tú los envías desde la lista de Gastos, con un clic. Así eliges el momento, por ejemplo después de las últimas aprobaciones del mes, y nada llega a tus libros antes de que lo hayas verificado.
2. Si un gasto cambia después de haber sido enviado, ¿mi software se actualiza?
No por sí solo. Los gastos aprobados no se pueden editar, pero uno puede cambiar después de que lo enviaste, por ejemplo cuando su flujo de aprobación se reinicia y se edita. Su estado se convierte entonces en Re-sincronización necesaria. Envíalo de nuevo, o corrígelo en tu software, dependiendo de lo que tu software acepte.
3. ¿Qué pasa con un gasto que es rechazado o revertido después de haber sido enviado?
Factorial no lo elimina de tu software. Corrígelo allí.
4. ¿Puedo enviar un gasto de nuevo después de que falló?
Sí. Corrige lo que dice la pestaña de Alertas, selecciona el gasto y haz clic en Sincronizar a (tu software) nuevamente.
5. ¿Con qué frecuencia debo enviar gastos?
Siempre que quieras que tu contabilidad esté actualizada: cada semana, o al final del mes después de las últimas aprobaciones. Tú eliges qué gastos van y cuándo. Revisa la columna de Estado de sincronización después de cada envío, y nuevamente antes de cerrar el mes.
6. ¿Pueden los empleados/as ver el estado de sincronización?
No. Los empleados/as no ven el Estado de sincronización ni el botón Sincronizar a.
7. ¿Verifica Factorial los gastos antes de enviarlos?
Sí. Cuando haces clic en Sincronizar a, Factorial verifica primero los gastos y lista cualquier problema en Revisar antes de sincronizar, por ejemplo cuentas del libro mayor faltantes.
8. ¿Es diferente enviar gastos a DATEV?
Los pasos son los mismos, y DATEV también te proporciona un registro de procesamiento. DATEV está disponible solo para empresas donde ha sido activado. Consulta ¿Cómo envío gastos a DATEV?
9. ¿Qué significa cada estado de sincronización y qué debo hacer?
| Estado de sincronización | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| Sincronización pendiente | Aprobado, aún no enviado | Envíalo cuando estés listo/a |
| Sincronizando | Siendo enviado | Espera. Una sincronización que dura más de una hora se detiene con un error |
| Sincronizado | Tu software lo recibió | Nada |
| Re-sincronización necesaria | Cambió en Factorial después de haber sido enviado | Envíalo de nuevo, o corrígelo en tu software |
| Sincronización fallida | No se pudo enviar, o tu software lo rechazó | Abre el gasto: la pestaña de Alertas dice por qué. Corrígelo y envíalo de nuevo |
| Sincronizado parcialmente | Enviado a una conexión pero no a otra (si tienes más de una) | Revisa el que falló |