Este artigo é para: equipes financeiras e administradores/as.
Uma vez que seu software de contabilidade esteja conectado, envie despesas aprovadas a ele a partir da lista de despesas em poucos cliques, sem reescrevê-las ou mover arquivos. Você decide quando enviar, então seus livros só recebem o que você verificou.
Enviar despesas aprovadas
Visão geral
Apenas despesas que estão Aprovadas, No pagamento, Enviadas para pagamento ou Pagas podem ser enviadas.
O que você precisa:
- Seu software de contabilidade conectado à sua empresa. Veja Como conecto meu ERP ou software de contabilidade ao Factorial?
- A permissão para gerenciar despesas. Seu/a administrador/a pode concedê-la a você.
- Categorias vinculadas a contas contábeis, se seu software precisar delas (SAP Business One e DATEV precisam). Veja Como faço para que categorias de despesas se vinculem automaticamente a contas contábeis?
Como usar
- Vá para Gastos > Despesas de funcionários/as > Despesas.
- Selecione as despesas aprovadas que deseja enviar, ou filtre por Status de sincronização = Sincronização pendente para encontrar tudo que ainda não foi enviado.
- Clique em Sincronizar para (seu software).
- Se algo estiver faltando, você verá Revisar antes de sincronizar com os problemas, por exemplo "Contas contábeis ausentes". Clique em Revisar despesas para corrigir, ou Continuar e sincronizar para enviar o restante.
- Quando disser Pronto para sincronizar, clique em Sincronizar. O diálogo avisa que isso não pode ser desfeito: Factorial não retira uma despesa de seu software. Você receberá uma notificação quando a sincronização terminar.
Acompanhar o que foi enviado
Como usar
- Em Gastos > Despesas de funcionários/as > Despesas, observe a coluna Status de sincronização, ou filtre por ela.
- Para uma despesa com erro, abra-a: a aba Alertas diz por que não pôde ser enviada.
A maioria das despesas vai de Sincronização pendente para Sincronizando para Sincronizado. Para o que cada status significa e o que fazer, veja FAQ 9.
Dicas e Melhores Práticas
- Envie após aprovações, antes de fechar. Filtre por Status de sincronização = Sincronização pendente no final do mês para que nada aprovado fique de fora. Veja Como fecho o mês em Despesas? Uma lista de verificação para finanças.
- Verifique "Re-sincronização necessária" todo mês. Isso captura despesas que alguém alterou após você enviá-las.
- Corrija a causa, não apenas a despesa. Se muitas despesas falharem por uma conta contábil ausente, vincule a categoria uma vez e cada nova despesa nela carregará a conta.
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Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
Não vejo o botão Sincronizar para.
Seu software de contabilidade não está conectado à sua empresa, ou você não tem permissão para gerenciar despesas. Pergunte ao/a seu/sua administrador/a, ou veja Como conecto meu ERP ou software de contabilidade ao Factorial?
Uma despesa foi pulada.
Ela ainda não foi aprovada. Apenas despesas Aprovadas, No pagamento, Enviadas para pagamento e Pagas podem ser enviadas. Rascunhos, pendentes, rejeitadas e revertidas nunca são.
"Sincronização falhou" em uma despesa.
Abra-a e vá para a aba Alertas para ver o porquê. A razão mais comum é uma conta contábil ausente: sua categoria não tem nenhuma para aquela entidade legal, ou a conta foi adicionada após a criação da despesa. Vincule a conta à categoria, abra a despesa e salve-a novamente para que ela a reconheça, depois envie-a novamente.
FAQ
1. As despesas são enviadas automaticamente quando são aprovadas?
Não, você as envia você mesmo/a a partir da lista de Despesas, em um clique. Assim, você escolhe o momento, por exemplo, após as últimas aprovações do mês, e nada chega aos seus livros antes de você ter verificado.
2. Se uma despesa mudar após ter sido enviada, meu software atualiza?
Não por si só. Despesas aprovadas não podem ser editadas, mas uma pode mudar após você enviá-la, por exemplo, quando seu fluxo de aprovação é redefinido e ela é editada. Seu status então se torna Re-sincronização necessária. Envie-a novamente, ou corrija-a em seu software, dependendo do que seu software aceita.
3. O que acontece com uma despesa que é rejeitada ou revertida após ter sido enviada?
Factorial não a remove do seu software. Corrija-a lá.
4. Posso enviar uma despesa novamente após ter falhado?
Sim. Corrija o que a aba Alertas diz, selecione a despesa e clique em Sincronizar para (seu software) novamente.
5. Com que frequência devo enviar despesas?
Sempre que quiser que sua contabilidade esteja atualizada: toda semana, ou no final do mês após as últimas aprovações. Você escolhe quais despesas vão e quando. Verifique a coluna Status de sincronização após cada envio, e novamente antes de fechar o mês.
6. Os/as funcionários/as podem ver o status de sincronização?
Não. Os/as funcionários/as não veem o Status de sincronização ou o botão Sincronizar para.
7. O Factorial verifica as despesas antes de enviá-las?
Sim. Quando você clica em Sincronizar para, Factorial verifica as despesas primeiro e lista quaisquer problemas em Revisar antes de sincronizar, por exemplo, contas contábeis ausentes.
8. O envio de despesas para DATEV é diferente?
Os passos são os mesmos, e a DATEV também fornece um registro de processamento. A DATEV está disponível apenas para empresas onde foi ativada. Veja Como envio despesas para DATEV?
9. O que cada status de sincronização significa, e o que devo fazer?
| Status de sincronização | O que significa | O que fazer |
|---|---|---|
| Sincronização pendente | Aprovada, ainda não enviada | Envie quando estiver pronto/a |
| Sincronizando | Está sendo enviada | Espere. Uma sincronização que leva mais de uma hora para |
| Sincronizado | Seu software a recebeu | Nada |
| Re-sincronização necessária | Ela mudou no Factorial após ter sido enviada | Envie novamente, ou corrija no seu software |
| Sincronização falhou | Não pôde ser enviada, ou seu software a rejeitou | Abra a despesa: a aba Alertas diz o porquê. Corrija-a e envie novamente |
| Sincronizado parcialmente | Enviada para uma conexão, mas não para outra (se você tiver mais de uma) | Verifique a que falhou |