Aquest article és per: equips financers i administradors.
Un cop el teu programari de comptabilitat estigui connectat, envia les despeses aprovades des de la llista de despeses en pocs clics, sense reescriure-les ni moure fitxers. Tu decideixes quan enviar, així que els teus llibres només reben el que has revisat.
Envia despeses aprovades
Visió general
Només es poden enviar les despeses que estan Aprovades, En nòmina, Enviades a pagar o Pagades.
El que necessites:
- El teu programari de comptabilitat connectat per a la teva empresa. Veure Com connecto el meu ERP o programari de comptabilitat a Factorial?
- El permís per gestionar despeses. El teu administrador te'l pot donar.
- Categories vinculades a comptes de llibre major, si el teu programari les necessita (SAP Business One i DATEV ho fan). Veure Com faig que les categories de despeses es vinculin automàticament als comptes de llibre major?
Com utilitzar
- Ves a Despeses > Despeses d'empleats > Despeses.
- Selecciona les despeses aprovades que vols enviar, o filtra per Estat de sincronització = Pendent de sincronització per trobar tot el que encara no s'ha enviat.
- Clica Sincronitzar amb (el teu programari).
- Si falta alguna cosa, veuràs Revisar abans de sincronitzar amb els problemes, per exemple "Falten comptes de llibre major". Clica Revisar despeses per solucionar-los, o Continuar i sincronitzar per enviar la resta.
- Quan digui Listo per sincronitzar, clica Sincronitzar. El diàleg adverteix que això no es pot desfer: Factorial no retorna una despesa del teu programari. Rebràs una notificació quan la sincronització acabi.
Segueix el que s'ha enviat
Com utilitzar
- En Despeses > Despeses d'empleats > Despeses, mira la columna Estat de sincronització, o filtra per ella.
- Per a una despesa amb un error, obre-la: la pestanya Alertes indica per què no es va poder enviar.
La majoria de les despeses passen de Pendent de sincronització a Sincronitzant a Sincronitzat. Per saber què significa cada estat i què fer, vegeu FAQ 9.
Consells i Millors Pràctiques
- Envia després d'aprovacions, abans de tancar. Filtra per Estat de sincronització = Pendent de sincronització a final de mes perquè res aprovat no quedi fora. Veure Com tanco el mes en Despeses? Una llista de verificació per a finances.
- Comprova "Re-sincronització necessària" cada mes. Això captura despeses que algú va canviar després que les enviessis.
- Solucionar la causa, no només la despesa. Si moltes despeses fallen per un compte de llibre major que falta, vincula la categoria una vegada i cada nova despesa en ella portarà el compte.
Articles relacionats: Quines connexions ERP i de comptabilitat ofereix Factorial? · Com connecto el meu ERP o programari de comptabilitat a Factorial? · Com faig que les categories de despeses es vinculin automàticament als comptes de llibre major? · Com envio despeses a DATEV? · Com exporto despeses?
Solució de problemes i FAQ
Solució de problemes
No veig el botó Sincronitzar amb.
El teu programari de comptabilitat no està connectat per a la teva empresa, o no tens permís per gestionar despeses. Pregunta al teu administrador, o vegeu Com connecto el meu ERP o programari de comptabilitat a Factorial?
Una despesa és saltada.
No està aprovada encara. Només es poden enviar les despeses Aprovades, En nòmina, Enviades a pagar i Pagades. Els esborranys, pendents, rebutjades i revertides mai ho són.
"Sincronització fallida" en una despesa.
Obre-la i ves a la pestanya Alertes per veure per què. La raó més comuna és un compte de llibre major que falta: la seva categoria no en té cap per a aquesta entitat legal, o el compte es va afegir després que es creés la despesa. Vincula el compte a la categoria, obre la despesa i desa-la de nou perquè la reculli, després torna a enviar-la.
FAQ
1. Les despeses s'envien automàticament quan són aprovades?
No, les envies tu mateix des de la llista de Despeses, en un clic. D'aquesta manera, tu tries el moment, per exemple, després de les darreres aprovacions del mes, i res arriba als teus llibres abans que ho hagis revisat.
2. Si una despesa canvia després d'haver estat enviada, actualitza el meu programari?
No per si mateix. Les despeses aprovades no es poden editar, però una pot canviar després que l'hagis enviat, per exemple, quan el seu flux d'aprovació es reinicia i es modifica. El seu estat es converteix aleshores en Re-sincronització necessària. Torna a enviar-la, o corregeix-la al teu programari, depenent del que accepti el teu programari.
3. Què passa amb una despesa que és rebutjada o revertida després d'haver estat enviada?
Factorial no la treu del teu programari. Corregeix-la allà.
4. Puc tornar a enviar una despesa després que hagi fallat?
Sí. Soluciona el que diu la pestanya Alertes, selecciona la despesa i clica Sincronitzar amb (el teu programari) de nou.
5. Amb quina freqüència he d'enviar despeses?
Quan vulguis tenir la comptabilitat actualitzada: cada setmana, o a final de mes després de les últimes aprovacions. Tu tries quines despeses van i quan. Comprova la columna Estat de sincronització després de cada enviament, i de nou abans de tancar el mes.
6. Pueden los empleados veure l'estat de sincronització?
No. Els empleats no veuen l'Estat de sincronització ni el botó Sincronitzar amb.
7. Factorial comprova les despeses abans d'enviar-les?
Sí. Quan fas clic a Sincronitzar amb, Factorial comprova primer les despeses i llista qualsevol problema a Revisar abans de sincronitzar, per exemple, comptes de llibre major que falten.
8. És diferent enviar despeses a DATEV?
Els passos són els mateixos, i DATEV també et proporciona un registre de processament. DATEV només està disponible per a empreses on s'ha activat. Veure Com envio despeses a DATEV?
9. Què significa cada estat de sincronització, i què he de fer?
| Estat de sincronització | El que significa | El que cal fer |
|---|---|---|
| Pendent de sincronització | Aprovada, no enviada encara | Envia-la quan estiguis llest/a |
| Sincronitzant | S'està enviant | Espera. Una sincronització que triga més d'una hora s'atura amb un error |
| Sincronitzat | El teu programari l'ha rebut | Res |
| Re-sincronització necessària | Ha canviat a Factorial després d'haver estat enviada | Torna a enviar-la, o corregeix-la al teu programari |
| Sincronització fallida | No es va poder enviar, o el teu programari la va rebutjar | Obre la despesa: la pestanya Alertes indica per què. Soluciona-ho i torna a enviar-la |
| Sincronitzat parcialment | Enviada a una connexió però no a una altra (si en tens més d'una) | Comprova la que ha fallat |