Mitarbeitende können ganz einfach Ausgaben in Factorial über die Webplattform oder die mobile App einreichen. Unser OCR-System (Optical Character Recognition) liest das Foto des Belegs oder der Rechnung, das Sie hochladen, und extrahiert automatisch die wichtigsten Details, was Ihnen Zeit spart und Fehler reduziert.

Arten von Ausgaben, die Sie erstellen können

Beim Einreichen einer neuen Ausgabe wählen Sie eine der folgenden Arten:

• Reguläre Ausgabe - Jeder Standardbeleg oder jede Rechnung für einen Einkauf, den Sie getätigt haben (z. B. Mahlzeiten, Büromaterial, Transport).
• Tagessatz - Eine tägliche Pauschale für Mahlzeiten und Nebenkosten während Geschäftsreisen, basierend auf von der Firma festgelegten Sätzen.
• Kilometerpauschale - Entschädigung für die Nutzung Ihres Privatfahrzeugs für geschäftliche Zwecke, berechnet nach der zurückgelegten Strecke und dem von Ihrer Firma festgelegten Satz.

Einreichen einer Ausgabe mit OCR

1. Neue Ausgabe starten
   • Auf Web: Gehen Sie zu Mein Ausgaben → Ausgaben und klicken Sie auf + Neue Ausgabe.
   • Auf Mobiler App: Öffnen Sie Ausgaben im Hauptmenü und tippen Sie auf + Neue Ausgabe.
2. Laden Sie Ihr Dokument hoch. Machen Sie ein Foto des Belegs oder der Rechnung oder laden Sie eine vorhandene Datei hoch (JPG, PNG, PDF).
3. Automatische Datenerfassung. Das OCR-System scannt das Dokument und füllt Felder wie:
   • Kategorie
   • Datum
   • Gesamtbetrag (einschließlich Steuern)
   • Währung
   • Dokumentnummer
   • Lieferantenname
   • Steuernummer des Lieferanten
4. Vervollständigen Sie alle zusätzlichen erforderlichen Felder
   • Falls erforderlich, passen Sie fehlende Informationen an oder fügen Sie sie hinzu (z. B. Kategorie, Projekt, Beschreibung).
   • Für Tagessatz oder Kilometerpauschale Ausgaben wählen Sie den richtigen Satz und geben Sie Reisedetails an.
5. Überprüfen und einreichen. Überprüfen Sie, ob alle Details korrekt sind.
6. Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden, um die Ausgabe zur Genehmigung zu senden.
7. Nach der Einreichung erscheint Ihre Ausgabe in der Liste Mein Ausgaben > Ausgaben und folgt dem Genehmigungsprozess Ihrer Firma.

Erstellen Sie eine Ausgabe für jeden Beleg

Sie können ein Foto machen, das mehrere Belege enthält, und One wird für jeden Beleg eine Ausgabe erstellen.

• One erkennt jeden Beleg im Foto und liest Geschäft, Betrag, Datum und Steuern.
• Jede Ausgabe hat ihren eigenen Beleg angehängt.
• Wenn One einen Beleg im Foto nicht sauber trennen kann, behält die Ausgabe das vollständige Foto, und One gibt an, welcher Beleg nicht getrennt werden konnte.
• Um diese Option zu nutzen, fragen Sie One: „Erstellen Sie eine Ausgabe für jeden Beleg.“

Sie können auch weiterhin ein Foto von einem Beleg nach dem anderen machen. 

Einreichungen vor der Genehmigung korrigieren

Haben Sie eine Ausgabe mit einem Fehler gesendet? Sie können sie jetzt zurückziehen, während sie auf Genehmigung wartet, und selbst korrigieren. Verwenden Sie One, um die Ausgabe auf Entwurf zurückzusetzen, oder wählen Sie direkt im Dokument „Auf Entwurf zurücksetzen“.

Wenn Sie einen Fehler in einer eingereichten Ausgabe bemerken, wie z. B. den falschen Betrag, das falsche Projekt oder die falsche Beschreibung:

1. Bitten Sie One, es für Sie zu korrigieren
   • Zum Beispiel: „Ich habe die Taxi-Ausgabe mit der falschen Beschreibung gesendet, können Sie das korrigieren?“
2. Alternativ öffnen Sie die Ausgabe, während sie auf Genehmigung wartet
3. Wählen Sie Auf Entwurf zurücksetzen
4. Die Ausgabe wird zurück in Ihre Entwürfe verschoben
5. Bearbeiten Sie die Ausgabe und reichen Sie sie erneut ein oder löschen Sie sie, wenn Sie sie nicht mehr benötigen

Einschränkungen

• Sie können keine Ausgabe einreichen, bei der der erstattungsfähige Betrag höher ist als der Dokumentenbetrag. Wenn die Beträge nicht übereinstimmen, erhalten Sie eine klare Nachricht, die Sie auffordert, den Beleg zu überprüfen.

• Sie können keine Ausgabe mit einem zukünftigen Datum einreichen. Wenn das Datum falsch aussieht, erhalten Sie eine Nachricht, die Sie auffordert, den Beleg zu überprüfen. 

 

Best Practices für die OCR-Genauigkeit

• Stellen Sie sicher, dass der gesamte Beleg auf dem Foto sichtbar ist.
• Vermeiden Sie verschwommene oder dunkle Bilder.
• Laden Sie Belege so schnell wie möglich nach der Transaktion hoch, um Details nicht zu verlieren.

FAQ

1. Kann ich PDF-Belege hochladen?
   Ja, PDF-, JPG- und PNG-Formate werden unterstützt.
    
2. Was, wenn OCR nicht alle Details erfasst?
   Sie können fehlende Informationen manuell bearbeiten oder ergänzen, bevor Sie einreichen.
    
3. Werden Tagessätze und Kilometerpauschalen auch mobil unterstützt?
   Ja, beide können über die mobile App im gleichen Ablauf eingereicht werden.