Mitarbeitende können ganz einfach Ausgaben in Factorial entweder über die Webplattform oder die mobile App einreichen. Unser OCR-System (Optische Zeichenerkennung) liest das Foto des Belegs oder der Rechnung, das Sie hochladen, und extrahiert automatisch die wichtigsten Details, wodurch Sie Zeit sparen und Fehler reduzieren.
Arten von Ausgaben, die Sie erstellen können
Bei der Einreichung einer neuen Ausgabe wählen Sie eine der folgenden Arten:
- Reguläre Ausgabe - Jeder Standardbeleg oder jede Rechnung für einen Kauf, den Sie getätigt haben (z. B. Mahlzeiten, Büromaterial, Transport).
- Tagessatz - Ein tägliches Budget für Mahlzeiten und Nebenkosten während Geschäftsreisen, basierend auf von der Firma festgelegten Sätzen.
- Fahrkostenerstattung - Entschädigung für die Nutzung Ihres persönlichen Fahrzeugs für geschäftliche Zwecke, berechnet nach der zurückgelegten Strecke und dem von Ihrer Firma festgelegten Satz.
Einreichen einer Ausgabe mit OCR
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Neue Ausgabe starten
- Auf Web: Gehen Sie zu Meine Ausgaben → Ausgaben und klicken Sie auf + Neue Ausgabe.
- In der mobilen App: Öffnen Sie Ausgaben im Hauptmenü und tippen Sie auf + Neue Ausgabe.
- Laden Sie Ihr Dokument hoch. Machen Sie ein Foto des Belegs oder der Rechnung oder laden Sie eine vorhandene Datei hoch (JPG, PNG, PDF).
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Automatische Datenerfassung. Das OCR-System scannt das Dokument und füllt Felder wie folgt automatisch aus:
- Kategorie
- Datum
- Gesamtbetrag (einschließlich Steuern)
- Währung
- Dokumentnummer
- Lieferantname
- Lieferant TIN
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Vervollständigen Sie alle zusätzlichen erforderlichen Felder
- Falls erforderlich, passen Sie fehlende Informationen an oder fügen Sie sie hinzu (z. B. Kategorie, Projekt, Beschreibung).
- Für Tagessatz oder Fahrkostenerstattung Ausgaben wählen Sie den richtigen Satz aus und geben Sie die Reisedetails an.
- Überprüfen und einreichen. Stellen Sie sicher, dass alle Details korrekt sind.
- Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden, um die Ausgabe zur Genehmigung zu senden.
- Nach der Einreichung erscheint Ihre Ausgabe in der Liste Meine Ausgaben > Ausgaben und folgt dem Genehmigungsprozess Ihrer Firma.
Beschränkungen
- Sie können keine Ausgabe einreichen, bei der der erstattungsfähige Betrag höher ist als der Dokumentenbetrag. Wenn die Beträge nicht übereinstimmen, erhalten Sie eine klare Nachricht, die Sie auffordert, den Beleg zu überprüfen.
- Sie können keine Ausgabe mit einem zukünftigen Datum einreichen. Wenn das Datum falsch aussieht, erhalten Sie eine Nachricht, die Sie auffordert, den Beleg zu überprüfen.
Nur die Person, die die Ausgabe erstellt hat, kann sie innerhalb einer Gruppe bearbeiten oder löschen.
Eine Ausgabe kann nur bearbeitet werden, solange sie sich im Entwurfsstatus befindet, jeder andere Status lässt Sie die Ausgabe nicht bearbeiten.
Best Practices für die OCR-Genauigkeit
- Stellen Sie sicher, dass der gesamte Beleg auf dem Foto sichtbar ist.
- Vermeiden Sie verschwommene oder dunkle Bilder.
- Laden Sie Belege so schnell wie möglich nach der Transaktion hoch, um Details nicht zu verlieren.
FAQ
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Kann ich PDF-Belege hochladen?
Ja, PDF-, JPG- und PNG-Formate werden unterstützt.
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Was ist, wenn OCR nicht alle Details erfasst?
Sie können fehlende Informationen vor der Einreichung manuell bearbeiten oder ergänzen.
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Werden Tagessätze und Fahrkostenerstattungen auch mobil unterstützt?
Ja, beide können über die mobile App im gleichen Ablauf eingereicht werden.