Os colaboradores podem facilmente enviar comprovantes de despesas na Factorial, seja pela plataforma web ou pelo aplicativo móvel. Nosso sistema de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) analisa a foto do recibo ou da fatura que você carrega e extrai automaticamente as informações principais, economizando tempo e reduzindo erros.
Tipos de despesas que você pode criar
Ao submeter uma nova despesa, você deverá escolher um dos seguintes tipos:
- Despesa regular - Qualquer recibo ou fatura padrão referente a uma compra que você fez (ex.: refeições, material de escritório, transporte).
- Diária - Uma ajuda de custo diária para refeições e despesas diversas durante viagens de trabalho, com base em taxas definidas pela empresa.
- Quilometragem - Compensação pelo uso do seu veículo pessoal para fins comerciais, calculada com base na distância percorrida e na tarifa estabelecida pela sua empresa.
- Adicionar grupo - Várias despesas relacionadas.
Submeter uma despesa usando OCR
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Iniciar uma nova despesa
- Na Web : No menu lateral esquerdo, acesse Meus gastos → Despesas e clique em Nova despesa.
- No aplicativo para celular: Abra Despesas no menu principal e toque em + Adicionar.
- Faça o upload do seu documento. Tire uma foto do recibo ou da fatura, ou faça o upload de um arquivo existente (JPG, PNG, PDF).
- Captura automática de dados. O sistema OCR irá digitalizar o documento e preencher previamente campos identificados no comprovante.
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Preencha quaisquer campos adicionais obrigatórios.
- Se necessário, ajuste ou adicione informações faltantes (ex.: categoria, projeto, descrição).
- Para despesas diárias ou de quilometragem, selecione a taxa correta e forneça os detalhes da viagem.
- Revise e envie. Verifique se todos os detalhes estão corretos.
- Clique em Enviar para aprovação para enviar a despesa para aprovação.
Somente o proprietário da despesa pode editar ou excluir dentro de um grupo.
Uma despesa só pode ser editada enquanto estiver em status de rascunho.
Observação: O valor reembolsável de uma despesa não pode ser maior que o valor informado no comprovante anexado. Caso o valor exceda o total do documento, a solicitação não poderá ser enviada até que os valores sejam corrigidos.
Melhores práticas para precisão em OCR
- Certifique-se de que o recibo esteja totalmente visível na foto.
- Evite fotos desfocadas ou escuras.
- Faça o upload dos comprovantes o mais rápido possível após a transação para evitar a perda de detalhes.
Após o envio, sua despesa aparecerá na lista Meus Gastos > Despesas e seguirá o fluxo de aprovação da sua empresa.
Perguntas frequentes
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Posso enviar recibos em PDF?
Sim, os formatos PDF, JPG e PNG são suportados.
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E se o OCR não capturar todos os detalhes?
Você pode editar ou completar manualmente qualquer informação que esteja faltando antes de enviar.
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É possível calcular diárias e reembolso de quilometragem também em dispositivos móveis?
Sim, ambos podem ser enviados pelo aplicativo móvel seguindo o mesmo fluxo.