Os colaboradores podem enviar despesas pela Factorial usando a plataforma Web ou o aplicativo móvel. Nosso sistema de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) analisa a foto do recibo ou da fatura anexada e extrai automaticamente as principais informações, economizando tempo e reduzindo erros.
Tipos de despesas que você pode criar
Ao submeter uma nova despesa, você deverá escolher um dos seguintes tipos:
- Despesa regular - Qualquer recibo ou fatura padrão referente a uma compra que você fez (ex.: refeições, material de escritório, transporte).
- Diária - Uma ajuda de custo diária para refeições e despesas diversas durante viagens de trabalho, com base em taxas definidas pela empresa.
- Quilometragem - Compensação pelo uso do seu veículo pessoal para fins comerciais, calculada com base na distância percorrida e na tarifa estabelecida pela sua empresa.
- Adicionar grupo - Várias despesas relacionadas.
Submeter uma despesa usando OCR
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Iniciar uma nova despesa
- Na Web: acesse Meus gastos → Despesas e clique em + Nova despesa.
- No aplicativo móvel: abra Despesas no menu principal e toque em + Adicionar.
- Anexe o documento. Tire uma foto do recibo ou da fatura ou envie um arquivo existente nos formatos JPG, PNG ou PDF.
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Capture os dados automaticamente. O sistema de OCR analisará o documento e preencherá previamente campos como:
- Categoria
- Data
- Valor total, incluindo impostos
- Moeda
- Número do documento
- Nome do fornecedor
- CNPJ ou identificação fiscal do fornecedor
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Preencha quaisquer campos adicionais obrigatórios.
- Se necessário, ajuste ou adicione informações que estejam faltando, como categoria, projeto e descrição.
- Para despesas de diária ou quilometragem, selecione a tarifa correta e informe os detalhes da viagem.
- Revise os dados. Confira se todas as informações estão corretas.
- Clique em Enviar para aprovação para encaminhar a despesa para aprovação.
- Após o envio, sua despesa aparecerá na lista Meus gastos → Despesas e seguirá o fluxo de aprovação definido pela empresa.
Criar uma despesa para cada recibo
Você pode tirar uma única foto contendo vários recibos, e o One criará uma despesa para cada um deles.
- O One identifica cada recibo na foto e extrai informações como estabelecimento, valor, data e impostos.
- Cada despesa terá seu próprio recibo anexado.
- Se o One não conseguir separar um recibo corretamente da foto, a despesa manterá a foto completa, e o One indicará qual recibo não pôde ser separado.
- Para utilizar essa opção, peça ao One: “crie uma despesa para cada recibo”.
Você também pode continuar tirando uma foto por vez, com apenas um recibo.
Somente o proprietário da despesa pode editar ou excluir dentro de um grupo.
Uma despesa só pode ser editada enquanto estiver em status de rascunho.
Limitações
- O valor reembolsável de uma despesa não pode ser maior que o valor informado no comprovante anexado. Caso o valor exceda o total do documento, a solicitação não poderá ser enviada até que os valores sejam corrigidos.
- Não é possível enviar uma despesa com data futura. Se a data estiver incorreta, será exibida uma mensagem solicitando que você confira o comprovante.
Melhores práticas para precisão em OCR
- Certifique-se de que o recibo esteja totalmente visível na foto.
- Evite fotos desfocadas ou escuras.
- Faça o upload dos comprovantes o mais rápido possível após a transação para evitar a perda de detalhes.
Após o envio, sua despesa aparecerá na lista Meus Gastos > Despesas e seguirá o fluxo de aprovação da sua empresa.
Perguntas Frequentes
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Posso enviar recibos em PDF?
Sim. Os formatos PDF, JPG e PNG são compatíveis.
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E se o OCR não capturar todos os detalhes?
Você pode editar ou preencher manualmente as informações que estiverem faltando antes de enviar a despesa.
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É possível enviar despesas de diária e quilometragem pelo aplicativo móvel?
Sim. Ambos os tipos de despesa podem ser enviados pelo aplicativo móvel seguindo o mesmo fluxo.