Funcionários podem facilmente enviar despesas em Factorial tanto pela plataforma web quanto pelo aplicativo móvel. Nosso sistema de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) irá ler a foto do recibo ou fatura que você enviar e extrair automaticamente os principais detalhes, economizando seu tempo e reduzindo erros.

Tipos de despesas que você pode criar

Ao enviar uma nova despesa, você escolherá um dos seguintes tipos:

• Despesa regular - Qualquer recibo ou fatura padrão para uma compra que você fez (por exemplo, refeições, suprimentos de escritório, transporte).
• Per diem - Uma diária para refeições e despesas incidentais durante viagens de negócios, com base nas tarifas definidas pela empresa.
• Quilometragem - Compensação pelo uso do seu veículo pessoal para fins comerciais, calculada pela distância percorrida e pela tarifa estabelecida pela sua empresa.

Enviando uma despesa usando OCR

1. Iniciar uma nova despesa
   • No Web: Vá para Meus Gastos → Despesas e clique em + Nova despesa.
   • No Aplicativo móvel: Abra Despesas no menu principal e toque em + Nova despesa.
2. Carregue seu documento. Tire uma foto do recibo ou fatura, ou envie um arquivo existente (JPG, PNG, PDF).
3. Captura de dados automática. O sistema de OCR irá escanear o documento e preencher automaticamente campos como:
   • Categoria
   • Data
   • Valor total (incluindo impostos)
   • Moeda
   • Número do documento
   • Nome do fornecedor
   • CNPJ do fornecedor
4. Complete quaisquer campos adicionais obrigatórios
   • Se necessário, ajuste ou adicione informações faltantes (por exemplo, categoria, projeto, descrição).
   • Para despesas de per diem ou quilometragem, selecione a tarifa correta e forneça os detalhes da viagem.
5. Revise e envie. Verifique se todos os detalhes estão corretos.
6. Clique em Enviar para aprovação para enviar a despesa para aprovação.
7. Uma vez enviada, sua despesa aparecerá na lista Meus Gastos > Despesas e seguirá o fluxo de aprovação da sua empresa.

Crie uma despesa para cada recibo

Você pode tirar uma foto contendo vários recibos, e One criará uma despesa para cada recibo.

• One detecta cada recibo na foto e lê seu loja, valor, data e impostos.
• Cada despesa tem seu próprio recibo anexado.
• Se One não conseguir separar um recibo da foto de forma clara, a despesa mantém a foto completa, e One indica qual recibo não pôde ser separado.
• Para usar essa opção, peça a One: “crie uma despesa para cada recibo.”

Você também pode continuar tirando uma foto de um recibo por vez.

Corrigir despesas enviadas antes da aprovação

Enviou uma despesa com um erro? Agora você pode retirá-la enquanto aguarda aprovação e corrigi-la você mesmo. Use One para redefinir a despesa para rascunho, ou selecione Redefinir para rascunho diretamente da despesa.

Se você notar um erro em uma despesa enviada, como valor incorreto, projeto ou descrição:

1. Peça a One para corrigir para você
   • Por exemplo: “Enviei a despesa do táxi com a descrição errada, você pode corrigir?”
2. Alternativamente, abra a despesa enquanto ela estiver aguardando aprovação
3. Selecione Redefinir para rascunho
4. A despesa volta para seus rascunhos
5. Edite a despesa e envie novamente, ou exclua-a se não precisar mais dela

Limitações

• Você não pode enviar uma despesa onde o valor reembolsável é maior que o valor do documento. Se os valores não coincidirem, você receberá uma mensagem clara pedindo para verificar o recibo.

• Você não pode enviar uma despesa com data futura. Se a data parecer errada, você receberá uma mensagem pedindo para verificar o recibo.

 

Melhores práticas para precisão do OCR

• Certifique-se de que todo o recibo esteja visível na foto.
• Evite fotos embaçadas ou escuras.
• Envie recibos o mais rápido possível após a transação para evitar perda de detalhes.

FAQ

1. Posso enviar recibos em PDF?
   Sim, os formatos PDF, JPG e PNG são suportados.
    
2. E se o OCR não capturar todos os detalhes?
   Você pode editar manualmente ou completar qualquer informação faltante antes de enviar.
    
3. As despesas de per diem e quilometragem também são suportadas no móvel?
   Sim, ambas podem ser enviadas através do aplicativo móvel seguindo o mesmo fluxo.