Os/As funcionários/as podem facilmente submeter despesas em Factorial tanto na plataforma web quanto no aplicativo móvel. Nosso sistema de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) irá ler a foto do recibo ou fatura que você enviar e extrair automaticamente os principais detalhes, economizando seu tempo e reduzindo erros.

Tipos de despesas que você pode criar

Ao submeter uma nova despesa, você escolherá um dos seguintes tipos:

• Despesa regular - Qualquer recibo ou fatura padrão para uma compra que você fez (por exemplo, refeições, suprimentos de escritório, transporte).
• Diária - Uma quantia diária para refeições e despesas incidentais durante viagens de negócios, com base nas taxas definidas pela empresa.
• Quilometragem - Compensação pelo uso do seu veículo pessoal para fins de negócios, calculada pela distância percorrida e pela taxa definida pela sua empresa.

Submetendo uma despesa usando OCR

1. Iniciar uma nova despesa
   • Na Web: Vá para Meus Gastos → Despesas e clique em + Nova despesa.
   • No aplicativo móvel: Abra Despesas no menu principal e toque em + Nova despesa.
2. Envie seu documento. Tire uma foto do recibo ou fatura, ou envie um arquivo existente (JPG, PNG, PDF).
3. Captura de dados automática. O sistema de OCR irá escanear o documento e preencher automaticamente campos como:
   • Categoria
   • Data
   • Valor total (incluindo impostos)
   • Moeda
   • Número do documento
   • Nome do fornecedor
   • CNPJ do fornecedor
4. Complete quaisquer campos adicionais requeridos
   • Se necessário, ajuste ou adicione informações que estejam faltando (por exemplo, categoria, projeto, descrição).
   • Para despesas de diária ou quilometragem, selecione a taxa correta e forneça detalhes da viagem.
5. Revise e envie. Verifique se todos os detalhes estão corretos.
6. Clique em Enviar para aprovação para enviar a despesa para aprovação.
7. Uma vez submetida, sua despesa aparecerá na lista Meus Gastos > Despesas e seguirá o fluxo de aprovação da sua empresa.

Crie uma despesa para cada recibo

Você pode tirar uma foto contendo vários recibos, e One criará uma despesa para cada recibo.

• One detecta cada recibo na foto e lê seu loja, valor, data e impostos.
• Cada despesa tem seu próprio recibo anexado.
• Se One não conseguir separar um recibo da foto de forma limpa, a despesa mantém a foto completa, e One indica qual recibo não pôde ser separado.
• Para usar esta opção, peça a One: “crie uma despesa para cada recibo.”

Você também pode continuar tirando uma foto de um recibo de cada vez. 

Limitações

• Você não pode submeter uma despesa onde o valor reembolsável seja maior que o valor do documento. Se os valores não coincidirem, você receberá uma mensagem clara pedindo para verificar o recibo.

• Você não pode submeter uma despesa com uma data futura. Se a data parecer errada, você receberá uma mensagem pedindo para verificar o recibo. 

 

Melhores práticas para precisão do OCR

• Certifique-se de que todo o recibo esteja visível na foto.
• Evite fotos borradas ou escuras.
• Envie os recibos o mais rápido possível após a transação para evitar perder detalhes.

FAQ

1. Posso enviar recibos em PDF?
   Sim, os formatos PDF, JPG e PNG são suportados.
    
2. E se o OCR não capturar todos os detalhes?
   Você pode editar manualmente ou completar qualquer informação que estiver faltando antes de submeter.
    
3. As despesas de diária e quilometragem também são suportadas no móvel?
   Sim, ambas podem ser submetidas via aplicativo móvel seguindo o mesmo fluxo.